思考整理術1:主管拋出太多資訊無從著手?先清出空間提高工作效率!

思考整理術1:主管拋出太多資訊無從著手?先清出空間提高工作效率!

思考整理術1:主管拋出太多資訊無從著手?先清出空間提高工作效率!

本文由 知識煉金師魏美棻老師 撰寫,未經同意請勿轉載、摘編

資訊正在塞爆你的大腦

日常因為一睜眼就在不斷接收訊息,不管是信件、社群媒體、網站文章的內容等,腦海中會塞滿很多一直在干擾思緒的小想法,可能是靈機一動的好點子、突然想到的待辦事項、臨時發生的緊急狀況、眼睛掃過覺得想要購買或是多了解的課程或物品……,有時候訊息一閃而過,但懸而未決,就一直掛在腦海中不時地就會跳出來刷存在感,你會有這樣的狀況嗎?

掛機的資訊正在佔據你的注意力

這種狀況不處理,看似沒啥影響,卻一直會拖慢工作的效率,這是隱藏的多工處理,等於訊息一直掛機在腦袋中擠壓自己的思緒運作空間,在情緒上也會有一種沉甸甸的壓抑感,壓力跟焦慮就會一直伴隨著,直到有一天你決定做了大清理,將這些雜訊清出時,才會發現不知不覺塞了這麼多的東西,身上背負著許多的壓力卻不自知,久了會習慣性讓自己逃避不處理,然後惡性循環。

思考整理術第1步:清空大腦的準備,打開空白檔案

怎麼開始?沒有很難,就是打開一份空白的文件,不管是Word、備忘錄、筆記本、你習慣的筆記軟體都可以,先丟出浮在腦海中的思緒,丟的時候,一行行條列,這些訊息到後面還有任務要進行,所以要留有足夠空間進行處理,最好能被移動跟補充,所以卡片式的筆記方式或是電子式的都會比較適合,做後續的資訊加工。

待在不會被干擾的空間,持續一段時間

在進行大腦清空之前,挑一個不會被干擾的時空,準備好就開始。不做判斷,就單純的把訊息倒出來,不管是資訊、還是情緒、或是突然想到沒做的一件事,這個動作如果是有比較長的空檔,撥出了幾小時都是很可以的,若是日常,那至少讓自己擁有15~30分鐘的清空時間吧!

時間短短5分鐘也是可以,但這是日常的大腦維護,如果平常少做的人,大腦清空的時間就要拉得更長一些。當然這是治標,如果要治本,可以參照大衛,艾倫的《搞定!》這本書的步驟,至少要空出二天才夠用呢!

幫清出的資訊進行加工

當佔據在腦海中的思緒被釋放之後,心理的負擔感會變得比較輕,你會很驚訝地發現怎麼這麼多細細碎碎的小資訊,平常的待辦只是這些資訊中比較突出能被抓取,仔細清理還是有很多記憶的小碎片,無時無刻地在干擾自己,如果日常容易焦慮或覺得壓力太大的人,一定要試試這個方法!

清完了,就開始進行移動、定義、設定行動,這邊依然還在思緒處理階段,並沒有實際「製作或處理」。譬如說清出的一個訊息是:「要盤點所買的書籍」。

在過去,可能我們就會習慣把這個直接就列下來,安排個假日就進行大整理,但是因為工程太過浩大,頂多做完書籍的分類放在特定的角落,要找的時候再到那裏去找,這個在家中沒有問題,那如果出門在外呢?

突然想確認自己是否有這本書時,還要等到自己回家再做?這個未處理的資訊又會懸在腦中佔據空間了。腦袋中又會出現:「記得回家後要查找是否擁有這本書?」無數個類似的循環都在不斷的發生,讓自己的事務處理又延遲了。

思考整理術第1步

以「要盤點所買的書籍」為例

先設定幾個提問來問問自己:為什麼要盤點?盤點完之後希望得到什麼效果?過去在執行時有遇過什麼問題?以我自己來說,我希望我需要參考書籍時,可以輕易地列出清單來,除了眼前所見的書籍擺放,也希望可以增加電子式的紀錄,讓取用時不會受到環境限制,過去有試過很多數位工具,但都因為輸入時太過複雜就廢棄了。

  • 找到適合的數位工具
  • 可以輕易地盤點,不要太耗力耗時,只需要可以辨識的圖片跟書籍資訊
  • 後續可以透過類別跟關鍵字找到
  • 可以將書籍資訊輸出,放到其他軟體中進行再加工

當整理過後,會發現為什麼「盤點所買書籍」的這件事情會一直被卡住,因為中間還有一個關鍵環節,叫做配套的數位工具,我需要找到適合的工具幫我進行書籍的盤點,讓盤點的這項動作可以成為每日的日常,而不是想到才做,當我把注意力放到「找尋適合的數位工具」時,事情就有了進展。

用明確的下一步行動,推展事務

整理資訊之後,都要問自己「然後呢?」,也就是找出下一步的行動。問自己:

「這件事情有做的必要嗎?」

「這件事情可以馬上完成嗎?」

「這件事一定要我做嗎?」

「這件事一定要現在做嗎?」

「這件事情只能這樣做嗎?」

定義任務並設定行動

  • 確定要執行的行動:自己做、給別人做、不用做
  • 確認要執行的時間:現在做、待會做、等別人的回應後才能做
  • 確定要執行的方式:聯繫、製作、蒐集、發想、會議、出門……

不用做的,一樣要有判斷,是要丟掉、放到未來的某一天再考慮、還是做為資料備存;需要自己做的,是馬上可以做完、還是延後執行、還是等待別人的回應才執行;若是要給別人做的,那就進行委託、追蹤跟確認。而這些都要放在相應的位置,也就是「清單」中,作為後續的檢查跟追蹤使用。

將任務放入清單中,排程或行動

只要二分鐘內可以完成的,就直接處理不要等。無法二分鐘內處理完的,也要出現處理的方法跟行動,然後放進清單中等待排程。每一件事物都要有相應的處理,可以大幅度地降低處理資訊時的負擔,這些清單彙整起來,大致會有幾種:行動清單、將來/或許清單、等待清單,不管是哪種清單,每一項事物都要有時間標記,無法當下處理完的都要有行事曆提醒,確保能被提醒。

到此時,都還是屬於執行前的準備,要開始做事之前,可以試著用這樣的方式,建立對事務的掌控度,這個對於專注的提升、情緒的穩定、思緒的清晰都會有幫助的,提供給您做參考。

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