比製作Excel圖表還要快!Power BI如何1次解決企業主、部門主管、資訊人員的圖表痛點?

比製作Excel圖表還要快!Power BI如何1次解決企業主、部門主管、資訊人員的圖表痛點?

比製作Excel圖表還要快!Power BI如何1次解決企業主、部門主管、資訊人員的圖表痛點?

不少企業在導入Power BI時,不僅只是一個將Excel轉換成視覺化圖表、提高報表製作速度與品質的工具。但如果從更高層次來看,Power BI不僅僅是解決個人作業層面的問題,更大幅改善企業營運的問題。

例如:Power BI還能解決跨部門資訊傳遞的問題、資料呈現不即時的問題、權責劃分不明的問題、管理成本驟增的問題、報告品質不佳的問題等等,以提升企業營運效能,發揮團隊綜效。

這些營運的問題,都牽涉到企業中許多角色。因此我們得從這些關鍵角色分析起,了解他們遇到了哪些痛點?以及Power BI是如何解決他們的痛點?才能了解BI工具的更深層的意義,才能更明白如何發揮BI工具最大的價值。(延伸閱讀:數據分析經驗談:企業導入視覺化儀表版的必經之路)

所以我會分別從「企業主」、「經營團隊」、「秘書」、「資訊人員」、「部門主管」,五個與數據資料高度相關的角色,和大家說明他們從轉換到Power BI的期待、遇到的痛點、痛點形成的原因和解決方式。

一、企業主:需要Excel圖表時最好能夠立刻提供

身為一家企業的經營者,管理公司最有效率的方式,就是管數字。然而當獲取報表的速度變慢,很容易出現「瞎子摸象」的情形,造成經營者常常憑感覺在管理公司。憑感覺在管公司的結果,就會造成相似的業務情境,決策邏輯卻不一致,嚴重的話還會被員工誤以為是雙重標準。

為什麼會有上述的情形?多半是因為「沒辦法提供即時的報表」、「等一份報表要等很久」、「需要坐在辦公室才能取得報表資料」。

那接著要追問為何會有這些痛點產生?通常我們收到的回饋都是「系統疊床架屋,所以需要到多個系統下載Excel,再用人工方式vlookup多個報表,導致花費很多時間。」 透過Power BI,上述問題都能被解決。即使資料散落在公司多個資料庫也沒關係,你也能將多個資料源,通通連到Power BI上。並透過唯一識別欄位,將多個資料表進行關聯。只要將報表或儀表板先建好,接著按下刷新按鈕,就可以獲取最新數據。大幅縮短秘書製作報表的時間,能立刻滿足企業主的即時需求。

企業主:需要Excel圖表時最好能夠立刻提供

二、經營團隊:期待彼此都能聚焦在客觀事實上討論

跨團隊合作,最常擔心的就是「溝通成本」。造成溝通成本提升的原因,主要有兩個,第一種情境是「各部門各說各話」,第二種情境是「前後端部門形成資料斷點」。

先談談第一種常見的情境,「各部門各說各話」。例如在月會上,每個部門輪流進行報告,做了多少業績?接了幾個案子?花了多少工時?幾乎都是該部門報告者講了算,其他部門也不確定數據的真實性,主要是因為資料不容易撈取,就不會想做二次確認。所以都直接依照報告者講的數據,進行決策。

再來談談第二種常見的情境,「前後端部門形成資料斷點」。前端業務部門因為看不到後端執行單位的服務能量還剩下多少,所以就一直接案,卻沒有發現公司的人力資源已經嚴重不足。

原因主要是一起共事的團隊,看到的資訊不一致,所以無法聚焦在共同事實上討論。進而導致報告輪為流水帳,員工各說各話,因此花更多時間來回溝通。 Power BI可以將各部門的報表資料串接起來,並透過共享機制,讓所有具備瀏覽權限者,能看到共通的數據。並依據共享的數據,來做決策,像是資源分配、人力調度、市場開發策略等等。只要能把資訊接露出來,大家看到數字有問題,就會自己想辦法了。如果自己沒看到,別人還能夠提醒你。

秘書:需要更簡單的報表製作工具

三、秘書:需要更簡單的報表製作工具

企業的高階主管們平時都很忙碌,幾乎都是秘書協助製作報表。秘書常常會跟我們抱怨的,不外乎是以下幾點:

  1. 浪費大量時間在重複的事情上:原始資料有變更,就必須重做一次。所以如果每個月都要出一份報表,每個月就必須花費10個小時在報表製作上,一年就將近100個小時。而且製作的,還是格式一模一樣的報表,只是裡面的數字有變動。
  2. 庶務性質工作無法創造商業價值:製作報表,對公司而言,是很必要,但不是很重要的事情。加上多數秘書都以處理文書工作為主,對業務情況了解不深,因此也無法為這些報表進行加值,像是解讀報表並提出商業洞察。
  3. 作業時間不足:有時候主管們會有急件需求,必須在短時間內完成報表製作。但光是到資料庫下載資料、做資料清理、思考呈現方式,就已經花費許多時間了,需要加班才能夠完成工作。
  4. 害怕變更報表需求:隨著產品線與公司策略調整,主管對於報表的需求也會改變,但要如何從原始資料,轉換成主管想看的形式,變成一大挑戰。原因是現行報表行之有年,中間製作的邏輯,尤其是函數與計算方式,只有前人最清楚,要逆向工程拆解相當不容易。

Power BI的操作非常簡單,只需要簡單的拖拉,就可以迅速完成儀表板、圖表、報表。甚至只要按下刷新鍵,報表就會幫你全部更新,無需重做。省時、省力、避免重工,讓祕書可以專注在其他更有價值的事物上。再也不需擔心太難,或是花費太多時間的問題。

部門主管:無法即時取得數據報表以輔助決策

四、資訊人員:希望讓非資訊人員可以自己撈數據自己做報表

企業內部的IT、MIS、DBA,最常和我們抱怨以下兩件事情:

  1. 常常被非資訊人員要求撈原始數據,但常常沒時間:如果要撈的數據太多,得花費很多工時;如果撈的數據太少,又經常再回來要求撈其他數據。
  2. 不了解業務單位想看到什麼樣的報表,做出來不是業務單位想要的:通常又可分兩種情形,一是資訊人員依照自己的想像刻出報表,卻不是業務單位想看的,二是業務單位用口頭或文字陳述需求,資訊人員做出來的一樣不是業務單位想看的。因此造成溝通成本上升,甚至會傷害到團隊感情。

Power BI可以串聯企業內部的資料庫,資訊人員只需要設置好權限,就可以讓非資訊人員自由訪問資料庫數據,並拉到BI工具進行資料視覺化,節省請資訊人員撈數據的麻煩和工時。 它也非常容易學習和上手,業務單位就能自行刻出自己期待中的圖表,獲取需要的商業洞察。如果發現現行的圖表,無法得到你想要的資訊,它也很容易調整。因此可以透過不斷迭代優化的方式,讓這個儀表板越貼近需求。等到儀表板不再大幅調整時,就可以以這個為原型,請IT人員刻一個一樣的在自家資訊系統上。減少資訊人員常常做出非業務單位需求的情形產生。

經營團隊:期待彼此都能聚焦在客觀事實上討論

五、部門主管:無法即時取得數據報表以輔助決策

部門主管最常與我們抱怨的就是:資訊系統的透明度不足,不容易即時取出資料,導致主管們也不知道要怎麼管。

例如:「要求特休使用率要達80%以上,但根本不知道現在每一位員工已經休了多少?還有多少可以休?」、「要控管部門的預算花費,但也不知道已經花了多少?還有多少可以花?如果要預支下個月費用,還可以預支多少?」、「各個案子的盈虧情形為何?哪一些案子應該收手了?人力資源該往哪一類型的產品或專案擺?」 這其實就是即時性的問題,只要將Power BI連接資料庫,並刻好報表格式,只要按下刷新,就可以更新及時的資訊。甚至還能夠在手機上查看,並發通知信給利害關係人。

資訊人員:希望讓非資訊人員可以自己撈數據而且自己做報表

相信你在看完這篇文章以後,會深刻體會到,BI工具不僅僅是資料視覺化而以,它還能夠提升企業營運效能,並解決價值鏈上許多人的痛點。若你服務的單位希望導入BI工具,除了思考如何解決個人的工作問題,也可以思考如何運用BI工具,解決企業營運上的難題。

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12/23(四)︱Excel 商業數據分析︱第10期

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