驅動HR數位轉型的4大戰略

驅動HR數位轉型的4大戰略

驅動HR數位轉型的4大戰略

根據Deloitte University Press報告中,可以得知自1970起,科技、商業、政策、能力不斷在變化,導致許多職場工作者無法適應外部環境與內部組織的變動,但這卻給了HR創造績效的機會。HR可以藉由本身的專業優勢,透過組織與員工能力盤點,主動協助用人單位找出選才、育才、留才問題,這將有助於提升組織整體的競爭力,應對外在環境大幅度的變動。

若能做到這件事情,HR將不再只是行政後勤單位,而能夠躍升成為制定公司事業方針的關鍵部門。過去企業主普遍較重視業務和研發單位,但我們認為,未來HR是最有機會成為企業的第三隻成長引擎。

HR數位轉型的改變幅度

因為現在台灣與全球的企業正在積極佈局數位轉型科技,但是科技快速的進化與發展,造成人力資源部門的創新動能與速度跟不上,進而導致推動組織轉型力不從心。加上現在從可以靠效率就能取勝的時代,轉變成難以掌握未來路徑的VUCA時代。在這樣的趨勢下,HR必須先提升人資部門的整體能力,透過策略性的人力資源分析手段,從招募、出勤、薪資、績效,訓練不同面向,找出公司未來的人才能力缺口提早佈局,才能協助組織弭平能力落差。

HR數位轉型與創新成長

HR數位轉型可以從4個戰略思考

為了能讓HR快速面對數位轉型的挑戰,人資單位可以從以下四個面向著手,分別是:新方法、新思維、新科技、新流程,開啟HR的數位轉型之路藉由轉型,打造出優秀的人力資源部門,作為CEO的左右手,扮演整個企業轉型的催化角色。

HR數位轉型的4個戰略

數位轉型戰略1:新流程

新流程可以從2個方面著手,效率層面與效益層面。效率層面,像是許多和人事相關的制度服務都可以簡化。例如透過線上服務系統可以大幅降低跨部門的溝通時間。甚至是有些人工作業或多餘的行政管理步驟,都可以省略或合併,透過自動化工具的導入減少繁複的流程,降低組織效能。而效益層面,多半是和人的感受相關,例如提升員工滿意度或雇主品牌形象。 像是招募流程的優化,就屬於新流程的一種。

在招募過程中,常見的困難不外乎就是招募轉換率低、補齊人力的時間過長。要改善這現象,可以先將招募流程切成幾個階段來思考,從職缺曝光、面談、通知錄取、報到到試用期階段,都可以作階段式的流程步驟優化,過往在職缺曝光階段,都是到大專院校作校園徵才,向一大群來自不同科系的學生介紹,精準媒合度不夠,也許未來能改成和系主任合作或舉辦校園創業競賽,不僅縮短校園擺攤的籌備時間,更有效率,也更能吸引到正確的面試者。

HR招募分析報表

或者可以從績效考核的流程進行優化。過去的績效考核都是一年或半年才會進行一次績效考核。這樣的流程,不僅沒辦法即時反映員工狀況,也可能回饋頻率太低,容易造成有主觀評斷,斷章取義的情形產生,這樣的考核方式對提升員工表現沒有太大幫助。未來新流程可以縮短考核週期,改成每月考核一次,目的在鼓勵持續進步,透過這樣滾動式調整方式,主管能更可以快速了解員工的工作現況,給予更精準的回饋與指導。

數位轉型戰略2:新科技

科技日新月異,HR也擁有越來越多的人資科技工具可以提升工作效率和效果。現在HR能夠使用的科技,不只是HCM、HRIS、HRMS系統而已,現在也有越來越多SaaS軟體服務(LinkedIn、Vyond、Slido、Miro),可以讓HR不需要靠資訊單位的協助,就可以立即將數位科技導入到員工服務的流程中。然而,你需要跳脫軟體和系統的工具選擇思考,而是要花較多的時間去了解,這些技術平台可以如何提升人才篩選與晉用的品質,讓HR扮演更積極的營運角色,創造企業達成未來的商業目標。

例如藉由動畫製作軟體Vyond,快速製作出吸引眼球的高品質影片,讓公司政策的佈達,從原本枯燥乏味且密密麻麻的文字,轉成活潑有趣,容易理解的短片。像是經常被反應老師語調平淡、畫面單一、容易忘記重點的教育訓練影片,透過類似YouTube的動畫來製作後,會取得更好的學習成效。 如果你覺得這些新軟體太陌生、太困難,其實工作日常頻繁使用的excel,也能發揮科技的價值。透過樞紐分析,就能將原本龐大複雜的員工管理行政報表,轉成具有管理洞察的報表。像是差勤系統下載的報表,就能用excel的樞紐分析,透過不同維度,分析哪個職級、哪個部門加班情形嚴重,需要HR主動去關心與調查。

數位轉型戰略3:新思維

企業從第一成長曲線,要跳到第二成長曲線,營運方法和商業模式都會出現重大改變。這時候人力配置、人才的技能、組織結構,都必須配合調整。而HR正是公司最了解組織結構、人員能力的單位,在企業轉型過程中,是不可或缺的角色。若人資部門提升策略思考力,設計出企業永續發展的人力資源地圖,搭配公司中長期的成長策略,將能成為推動事業發展的得力助手。

除了策略的長線思維,也要培養數據思維。藉由數據分析工具,將員工的行為量化,從客觀的數據分析報告中,透過不同的管理角度與觀點,找出組織改善與創新的關鍵問題與機會,協助高層能夠依據數據,做出適當且合理的決策。 此外,HR也必須學習和設計師一樣的思考,抱持著同理心和好奇心,仔細觀察員工遇到的痛點是什麼? 主動提出解決方案。例如工作安排是否有不當之處,造成過勞情形?電子郵件中公告的人事政策,是否不容易讓員工理解?在面試完應徵者之後,沒有向他們發錄取或未錄取通知,會不會有損企業品牌形象?

數位轉型戰略4:新方法

人工智慧、雲端、大數據等技術,已經顛覆許多產業既有的營運模式,導致眾多企業正面臨著數位浪潮的挑戰。過去許多舊有的工作方法,已經不適用於現在的時代。表面上,好像只有研發部門的技術大幅度轉變、行銷部門的手法也有很大變動。而看似只需要負責行政工作的人資,似乎仍然只需要處理日常文件流程,沒什麼大變動。但真的是這樣嗎?

在過去,一位HR的主要工作,可能都屬於「日常行政工作」,只需要做好選訓育用留,等基本人資的職能。像是在人力銀行刊登招募人才訊息、打電話安排面試、準備員工訓練、出缺勤的考核、薪資計算等行政作業等。但這些重複性極高且又無法創造價值的行政工作,目前已有許多科技,能用事半功倍的方法取代。HR應該要思考的是,過往庶務性質的人資工作,如何透過新方法,來提升人力資源部門的價值?

HR應從過去只專注於選訓育用留等方法,轉變成HRBP。因為HRBP更關注組織架構的管理與設計、核心人才的取得與訓練、組織氛圍的管理、團隊和個人績效的管理、競爭對手人才管理情報分析蒐集、領導力發展等。

未來企業的人資單位,透過這些管理方法的轉變,都將有助於HR從常規性的工作,跳躍到增值性的工作,成為驅動數位轉型的重要推手。 先行智庫為你而讀為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及HR數位轉型輔導,了解更多企業服務內容:https://www.kscthinktank.com.tw/custom-training/

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