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為什麼他們問完問題,答案就跟著出現了

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課程簡介

為什麼加薪的總是別人?


為什麼聽主管的話做事,還老是被罵?


為什麼上了一堆的課程,卻感覺沒什麼作用?

我們從小就習慣找答案、回答問題,因為父母會出題目、老師會給考題,教育制度中所有的分級方式,也是出考題。直到有一天,我們進入社會,沒有人再給我們出題目時,「找出問題」與「期望有答案的問題」,只能靠自己的經驗累積,慢慢尋得出路。


▌面對職場難題,該怎麼解決?

問題,就是現況和標準之間有了差距,或是理想和期望之間有了差距。當你的目標與預期結果之間不符,就會產生問題。解決問題,當然要有一套完整的流程。從定義問題、分析和拆解問題、到提出解決方案。這是職場上不管位於哪個職務,都應該必備的職場技能!


◎ 你看到的問題,是冰山表層上的問題還是底下看不見的問題?
◎ 你使用的問題分析,是短期治標還是長期治本的方式呢?
◎ 你提出的解決方案,是見樹不見林還是全面綜觀性的方法呢?


以下推薦3本書,讓你可以透過自學,學會問題分析與解決的方法。



▌第一本重點書摘:《麥肯錫問題分析與解決技巧:為什麼他們問完問題,答案就跟著出現了?》
 
作者高杉尚孝曾在全球管理顧問業龍頭麥肯錫公司,擔任諮詢顧問多年。許多人誤以為只要學會邏輯樹、金字塔結構、MECE,就具備解決問題的能力,事實上並非如此。
 
麥肯錫的強項是,從「目的」和「時間」這兩個角度來問問題,他們是這樣處理的:
 
一、發現問題時,先分類,而非究責
問題發生後第一要務不是究責,而是判斷它是「恢復原狀型」、「防止潛在型」還是「追求理想型」?
.恢復原狀型:業績下降了,怎樣回復?(利用差異分析找出相異之處)
.防止潛在型:電腦硬碟裡儲存了大量重要資料,會出現什麼潛在風險?(要「同時備妥」預防策略和因應策略)
.追求理想型:希望明年的營業額可以成長7%,如何實現?(你得鎖定「可行的」目標)
 
二、將問題轉化成具體課題:
問題和課題哪裡不一樣?「問題」是現狀與期望之間的落差,「課題」則是追求答案的提問。多數人陷在問題裡打轉,沒想過課題是什麼。你可以利用 S-C-Q-A(Situation, Complication, Question, Answer Analysis)問題接近法,一邊發現問題,一邊以疑問句找出課題。
  
例如:電腦硬碟裡儲存大量重要資料,會出現什麼潛在風險?可能會發生硬碟損壞的問題,失去重要資料(具體課題)。也就是說,重要資料消失,是問題背後要解決的課題。
 
三、找出能解決課題的各種替代方案:
強化員工的電腦技能以防止人為疏失、安裝最新的防毒軟體、安裝不斷電系統、將硬碟資料備份等,都是替代方案,但千萬不能只有一個。
 
四、接下來運用情境分析,評價替代方案:
情境分析,就是「說未來的故事」,包括預測型環境分析、複數腳本情境分析。最常用的分析工具就是3C或5力。

五、選出「最適合」(未必最佳)的解決策略,並採取行動(貫徹執行力)。像這樣,問完問題,解決的邏輯也自動浮現出來了。


▌第二本重點書摘:《系統思考:克服盲點、面對複雜性、見樹又見林的整體思考》
 
工作,其實就是不斷地解決問題,然而,有些問題遲遲無法解決,或是即使換人想方設法也找不到對策因而疲於奔命。事實上,這是因為面臨「複雜性」的挑戰,牽涉到「系統性的問題」。
 
究竟什麼是系統?任何一個系統都包括三大構成要件:要素、連接與功能(或目標)。系統是一組互相連結的事物,在一定期間內,以特定的行為模式互相影響。系統可能引起外力觸發、驅動、衝擊或限制,而系統對於外力的影響,會產生反饋(feedback)的力量。系統可以是一棵樹、一片森林、一個人、一座花園、一家公司,甚至一個城市、經濟體、生態系或地球。
 
當我們了解系統的定義之後就會發現,其實問題無法解決,代表這個問題是「系統性的問題」,它牽涉到整個系統的整體行為,而不是單一行為。唯有在適當的時機、正確的施力點找到對策,才能一舉解決。
 
系統思考就是循環式的整體思考,系統內各部分的連結關係形成反饋循環,當系統接受輸入之後,輸出結果會再度回到系統中造成影響。當系統愈複雜,反饋就需要愈久的時間才會出現,形成動態循環。


▌第三本重點書摘:《複雜問題的策略思考&分析:從「一隻走失的狗」開始,演練問題解決的綜合技術》


擔任過企業諮詢顧問、並在大學任教的本書作者謝瓦里耶,將在這本書中由一隻狗「哈利」的走失開始,特別針對重大的複雜問題,帶領讀者走過一趟完整的問題解決思考訓練,在書中,這樣的問題即是複雜(complex)、定義模糊(ill-defined)、非迫切(nonimmediate)的問題(簡稱為CIDNI問題)。


CIDNI問題在生活中並不是時時會出現──但這樣的問題往往正是考驗我們對問題解決的思考能力。對於這樣的問題,我們可以經由本書規劃的四大步驟及其工具進行探索與分析:
1.「找到你需要解決的問題」(What):面對不熟悉的新狀況時,我們應先釐清真正的問題所在。我們時常以為對情況瞭若指掌,急著尋找解決辦法,但後來往往只會發現自己鎖定了錯的問題。 


2.瞭解為何會遇到這個問題(Why):釐清問題之後,接著是找出原因。學著從本書的「問題診斷分析圖」,將問題分解成不同面向,一次列舉所有可能肇因,再逐一檢驗假設後得出結論。


3.找出解決問題的可行方案(How):明瞭問題癥結與原因後,主動尋找解決辦法。「解決方案分析圖」能引導決策生成,從可能的解決辦法中挑選最理想的選項。


4.實際執行解決方案(Do):要實際執行解決辦法,首要之務就是說服重要關係人,讓他們相信我們的結論正確無誤,本書最後會討論執行解決問題行動的考量事項,尤其著重於如何有效領導團隊。
 

拆解問題是職場的關鍵技術!解決問題是提升競爭力最快的方法!

延伸學習:

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