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【Excel 基礎】學會這 6個 Excel 小技巧,立刻提升工作效率

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課程簡介

Excel 幾乎人人都會,但是不是很多人都對它避之唯恐不及?尤其常常會遇到以下幾種情況?


總希望公司給的是固定格式的Excel,就不用擔心格式跑掉?

超怕有困難想問你Excel的主管,因為你內心也一樣對Execl怕怕的?

工作上遇到需要紀錄的數據,總是花了5分鐘以上才把相關格式弄好?


有鑑於太多人對Excel工具書是完全看不懂、不想看、一打開就睡著的反應,本篇就不講函數和公式,來分享工作時一定會用到的小技巧,幫助大家增加工作效率!


技巧1【 共用編輯 】

很多公司都會有公用硬碟來存放部門內或共通的檔案,以方便大家隨時取用,但有時候要更改內容,卻總是有人佔著檔案,該怎麼辦?


這時候就可以打開「共用編輯」的功能,就可以多人同時更改檔案。但存檔的時候,如果有兩個人改到同一個位置,系統就會跳提醒訊息,留意不要覆蓋到別人編輯過的內容就可以了!


步驟:

1. 選擇工具列「校閱」

2. 點選「共用活頁簿」

3. 勾選「允許多人同時修改活頁簿,...」


技巧2【 快速選取大量儲存格 】

如果資料範圍只有從儲存格 A1 到 G10,那用滑鼠就可以很容易圈選到自己需要的資料範圍,來做後續複製等加工,但當資料筆數很多,例如涵蓋範圍從 A1 到 Z1500,用滑鼠圈選可能就要多花一點時間。


可以試試使用 Ctrl+Shift+方向鍵,就能夠快速選取大範圍的資料。


步驟:

1. 選取 A1儲存格

2. 按下Ctrl + Shift + ↓ (方向鍵),A欄有資料的範圍會被選取

3. 按下Ctrl + Shift + → (方向鍵) ,即可選取所有資料範圍


Ctrl + Shift+方向鍵會選「所有」有資料的範圍,如果只需要特定幾欄 / 列就用 Shift +方向鍵就好。另外 Ctrl +方向鍵也有它的用處,大家可以試試看喔!


技巧3【 選擇性貼上 】

你知道 Excel 的貼上功能,可以讓你選擇只貼上公式、值、格式嗎?


有的時候我們只想複製公式算出來的數值,而不想複製公式,就可以用選擇性貼上,來選擇「貼上值」。另外還有一個功能是「轉置」,可以將複製的資料 X 軸 Y 軸互換,在處理資料的時候也是非常好用的功能。


步驟:

1. 複製資料

2. 左上角的貼上,點選下方小三角形

3. 選擇你要貼上的模式 (貼上公式、值、格式...等)


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第四期︱2021/05/18(二) 19:00 ~ 22:00

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