知識專欄

讓組織無痛迎接混合式工作模式的未來!

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工作的樣貌正在改變。最近組織可能採用兩種工作模式之一:辦公室工作或遠距工作。然而因為某些產業性質的需求,迫使組織需要重新思考工作方式及地點。而科技的助力,讓許多組織紛紛考慮採用混合式工作模式,使員工可選擇在辦公室或遠距工作,或兩種混合使用。

 

混合式工作模式為組織提供多種優勢:

1. 靈活性更佳:為員工提供更多靈活彈性,讓員工隨處都能工作,無論是在辦公室、在家裡、在咖啡廳,打開電腦即可開工!

2. 生活與工作更加平衡:讓員工能夠選擇何時或是否要進辦公室,這樣他們就能更有彈性協調個人生活,不僅可減少壓力,還可以照顧自己和家人。

3. 招募人才範圍更廣泛:讓雇主招募人才的範圍更廣泛,而能將住在不同縣市、地區甚至國家之外的人選納入考量,確保雇用最優秀的人才。

 

混合式工作模式同樣會面臨挑戰:

1. 辦公室與遠距員工之間不平等:實際見面的效果可能會比線上溝通更加強大,因此在舉行虛擬會議時,遠距員工與辦公室員工要有相同的參與機會,避免被排除在外。

2. 團隊建造方面的挑戰:過去組織都是透過舉行內部聯誼、團康活動等團隊建造來創造團隊的凝聚力。遠距辦公的員工無法參加這類活動時,可能難以產生凝聚力。

3. 對科技的依賴程度增加:隨著團隊分散四處的情形變多,員工在通訊方面需要更加仰賴科技。若未妥善訓練員工數位轉型的能力,可能會造成極大的能力落差阻礙,而無法有效溝通。

 


混合式工作模式的最佳做法:

1. 與團隊隨時保持聯繫:與分散四處的團隊合作時,需持續進行溝通與協作,因此,請務必使用有效的解決方案,例如數位軟體的使用或數位平台的導入。確保可以毫不費力地與同事聯絡,工作進度能順利推展。

2. 建立內容齊全的資源庫:提供齊全的資源,協助分散四處的團隊扮演自己的角色、維護裝置與帳戶安全,並訓練團隊使用數位辦公解決方案。建立錄製形式的訓練教材及課程的資源庫,讓員工可以線上取得所需的資訊與教材。

3. 確定各解決方案間具有一致性:若所使用的多種數位工具組合中,每一個項目皆互不相通,混合式工作團隊將難以知道不同情形應使用哪個解決方案,導致使用者體驗不順暢,讓管理上可能相當困難且所費不貲。需要採用整合型解決方案,創造流暢的使用體驗,以提升工作效率。

4. 建立全組織性通訊基礎架構:傳達公司最新消息或緊急情況時,能夠同時聯絡到辦公室、在家上班、混合式工作團隊的所有人。因此要使用可擴大規模支援大型活動與會議的有效視訊通訊解決方案,就能輕鬆舉辦全體員工大會、重大發表會等。

5. 提供所有員工一致體驗的使用:員工有一部分在辦公室、一部分遠距辦公時,提供的解決方案應該讓他們無論身在何處,都能創造品質一致的使用體驗。讓團隊可透過適合的數位平台進行專案協作、擁有無干擾的環境,確保團隊無論選擇在何處工作,都能發揮生產力並獲致成功。


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