洞察觀點

【Power BI】企業人太多好難管?用組織圖輕鬆掌握全員績效

【Power BI】企業人太多好難管?用組織圖輕鬆掌握全員績效

一、 引言:

在企業管理中,隨著企業規模的擴大,人員組織和績效管理變得越來越複雜。這篇文章將介紹如何使用Power BI和組織圖來簡化和優化這些挑戰,從而提升全員績效。

二、 前言:

Power BI的組織圖功能為人資和管理部門提供了一個出色的解決方案。透過這個功能,您可以輕鬆掌握組織變動,並近一步了解組織內人力和資源的運用情況。本文將介紹這個功能以及其帶來的好處,以助您快速達成有效的企業管理。

【Power BI】企業人太多好難管?用組織圖輕鬆掌握全員績效

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三、 組織圖介紹:

Power BI的組織圖能發展出多種的應用情境,以滿足各種企業的管理需求:

• 人員組織圖總覽:

這項視覺效果提供了一個全面的組織關係,讓您可以快速了解企業內有所部門的結構,並且看出各個員工之間的關係、不同部門的規模,以及領導層的布局。

想要建立組織總覽圖,一點都不困難,需要的底層資料十分簡單。只需員工的基本資料(如姓名、職位、員工編號等)加上該職員的直屬主管的員工編號,即可生成出如下圖的組織結構表,此外也能添加員工的其他資料,如Mail、戶籍地、聯絡方式等,更利於管理層做資料的查詢。

• 人員組織圖總覽:

若遇到跨部門的專案,組織圖還提供繪製獨立的關係線(如上圖中的紅線),整合該專案將牽涉到的所有利害關係人,幫助在專案執行過程中降低跨部門的障礙。

由於組織圖是依賴員編和直屬主管的員編來建立,因此未來有員工調動或組織結構變化,需要做圖表的更新也十分方便。只需要調整員工的「直屬主管員編」,組織圖就會自動更新,無需從頭繪製。

• 人員組織圖總覽:

人員組織圖總覽不僅簡單易用,同時也具備靈活性,能夠快速適應組織變動和管理需求。

• 人員業績表:

除了基礎的人員組織圖之外,也可以繪製業績表讓您快速追蹤員工的業績數據,並且能與過去的數據進行比較,例如與去年同期的銷售業績。

這樣的比較能幫助您確認企業或某個部門、甚至是單一員工的整體成長或減少。這種趨勢分析對於制定未來戰略或評估當前政策的有效性是非常有用的。

• 人員業績表:

除了基本的業績數據追蹤,這個模組還可以設定具體的KPI目標。一旦設定了KPI目標,系統會自動對尚未達標的成員或部門進行特別註記。這種自動化功能大大簡化了業績管理過程,並使領導層能夠更有效地管控整體人員的業績績效。

• 人員業績表:

• 人員績效與薪資比較表:

在組織圖中,還能進行雙重數據的比較,以發掘組織人員的潛力或其他資訊。這種多角度的數據比對可以揭示員工或部門之間不易察覺的績效或潛能差異。

例如,您可以通過這個模組比對各成員歷年的績效表現和薪資水平。這樣做可以幫助您確定那些表現出色的員工是否在薪資方面得到了相應的報酬。如果發現有優秀員工的薪資水平與其績效不匹配,可以採取相應的措施(例如調整薪資或提供其他福利)以提高這些員工的留存率。

• 人員績效與薪資比較表:

• 組織離職率分析:

最後透過此視覺效果也能用來分析員工的離職率,並搭配其他離職原因進一步觀察各部門過往離職的主因和趨勢。

透過長期的數據追蹤,可以設立警戒線,若有某一時段或某一部門的離職超出警示線,即可啟動對應對策。例如,如果某一季度的離職率突然上升,您可以查詢相關數據以找出可能的原因,並採取緊急措施。

• 組織離職率分析:

四、 用組織圖管理的好處:

1. 提升圖表製作效率:

在過去,當企業需要更新或繪製組織圖時,通常會使用PowerPoint或Word等軟體。這些傳統的方法不僅耗時,而且一旦人員或組織結構有所變動,就需要重新製作整個組織圖,這無疑增加了管理層和人資部門的工作負擔。

透過Power BI,只需要管理好一個Excel報表,其中包括員工的基本資料和相關編號。一旦這些資料更新,組織圖會自動刷新,大大提升了繪製和更新組織圖的效率。

2. 模擬組織異動:

如果企業需要進行部門拆分或其他大型組織變革,過去通常需要繪製多份模擬的組織圖以供高層評估。這個過程往往非常耗時,並可能拖延重要的決策。

用Power BI製作組織圖,只需要在同一個Excel報表中進行簡單的數據調整,就可以快速產生多種模擬的組織圖。這不僅加速了評估過程,也使得高層能更迅速地做出決策。

3. 直觀的視覺化圖表:

傳統的組織圖通常只能提供有限的資訊,如員工名稱和職位等,缺乏多維度的數據展示,這在某種程度上限制了組織圖的應用範圍。

Power BI不僅可以繪製基本的組織圖,還可以與各種數據來源(如人員業績、績效與薪資比較等)進行整合。這種直觀的視覺化圖表使您能夠進行更全面、更深入的數據分析和評估。

五、 總結:

Power BI的組織圖功能不僅提供了一個高度可視化的平台來了解企業的內部結構,此外還能應用在多樣的場景中,協助提升人力資源和管理的效率。透過這些功能,企業可以更有效地監控和分析人力和資源,從而達到更高的管理效能。

無論您是一個小型企業還是一個大型集團,Power BI的組織圖都能為您帶來不小的幫助。

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