洞察觀點

分流上班沒那麼糟!有效管理遠距工作團隊的4件事

分流上班沒那麼糟!有效管理遠距工作團隊的4件事

本文摘自好優文化《在家工作WFH必備的100個技巧:首先,記得穿上褲子。然後把進度趕上、搞定社交、管理進度,建構高績效的居家工作模式》未經同意請勿轉載、摘編

一、別讓你的待辦事項清單狂奔

如果你的待辦事項清單看起來更像是雜貨清單,那麼,是時候控制它了。建立待辦事項清單是科學和藝術的結合。多年來,我做過許多嘗試,終於找到最適合我的方法。以下是我的四個最佳秘訣:  

1. 紙質或電子

有些人喜歡數位清單,可能會在電腦或手機上使用任務管理工具或記事本應用程式。其他人則喜歡老式的紙本檢查表。挑選最適合你和你的環境的選擇,然後堅持下去。 

2. 從有趣的事情開始

每天待辦事項清單上的前幾件事應該是你喜歡的項目,而且相對容易快速完成。對我來說,就是寫日記和檢查前一天的銷售數字。

3. 委託和外包

一旦你完成了一些簡單、快速的任務,檢視你的清單,並花一些時間將部分任務委託給其他人完成。儘早把這些任務從清單上刪除,讓別人在你專注於只有你能做或該做的任務時,同時進行這些工作。

4. 找到重要的事

對我來說,重要的任務最好在一天的中間部分進行,包括重要的會議和計畫會議。找到你一天中最有生產力的時段,然後完成這些任務。  

在一天結束時整理你的清單:在一天結束的時候,花幾分鐘時間回顧已經完成的工作。重新確定在第二天剩餘任務的優先次序,這樣你就能以一頁全新、乾淨的清單開始新的一天。 

有意識地思考待辦事項清單上的專案和工作時間,將使工作效率更高。也不要忘了休息和工作過程的樂趣。記住:如果你不計畫,樂趣就不會發生。 

二、如何有效管理遠距工作的員工 ?

二、如何有效管理遠距工作的員工 

管理遠端員工帶來新的挑戰。怎樣才能在不破壞士氣或信任的情況下,掌握遠端員工的情況?  

當二〇二〇年的大流行來襲,朋友們第一次進行遠端工作時,大多數人都泰然處之。然而,經理階級卻被嚇壞了,彷彿肯定會發生他們最擔心的狀況:人們整天穿著內衣坐在沙發上,狂看Netflix 和吃冰淇淋不工作。但他們很快發現,這些憂慮毫無根據。 

這並不意味著管理遠端員工不存在挑戰,當然有。然而,成功的公司多年來一直這樣做,不僅為員工,也為公司的獲利帶來巨大的成果。這裡有幾個建議可以幫助你有效地管理在家工作的員工: 

1. 根據結果而不是時間來衡量

很多人和公司在這一點上都做錯了。有些行業根據時間來衡量生產力是合理的,律師和治療師就是其中之一。但對於其他大多數人來說,用這種古老的方式決定生產力和獎勵對任何人都沒有好處。相反地,是要找到基於結果的衡量方法。如果業績最好的銷售人員, 每天用三個小時完成的交易,比大多數人用十個小時完成的交易多,誰還在乎他們的工時? 

2. 尋找將公司文化注入在家工作場域的方法

沒有休息室或飲水機,並不意味著不能有休閒星期五或友好工作場所競賽或儀式。不管是什麼讓你的公司與眾不同,都要想辦法把它延伸到居家工作的員工身上。你甚至可能發現有獨特的機會來發揮創意:例如視訊會議的虛擬背景比賽和萬聖節的寵物服裝比賽。當你的員工感到快樂,覺得自己是團隊的一分子時,他們不僅會更加努力工作,而且會待得更久。 

3. 為團隊配備所需的一切造就成功

我一直認為,身為部門經理,首要責任是提供團隊所需的一切,以做好工作並造就成功。當員工在遠端工作時,他可能會需要一台能夠完成任務的電腦、印表機或手機。也可能是訂閱正確的軟體,使他們的工作更有效率。甚至可能是當他們的孩子打斷會議、或當他們的狗需要在不方便的時間出去時,給一點額外的寬容吧,這不是件壞事。

擁抱在家工作的文化,並找到方法充分利用它所提供的自由和靈活性,同時為其固有的挑戰找到變通辦法,若管理者迎難而上,員工的士氣、生產力,以及公司的獲利,都將獲得回報。

三、要開會嗎?如何確定哪些會議是重要的,哪些是在浪費時間?

三、要開會嗎?哪些會議是重要的,哪些是在浪費時間?  

許多工作、企業,總是存在太多會議,家庭辦公室也不例外。 

一般來說,無論是虛擬或是其他場合,透過任務管理工具和應用程式可以更好地處理協作,最終成果會體現在會議室裡。 在確認要進行會議前,我們有一些前置作業。首先,回答這個簡單的問題:這個會議是否有必要,或者是否有更好的方法來完成你的目標? 會議最適合用於集思廣益和規劃專案,以及審查這些項目的過程或成果。 

為這些重要時刻保留會議,並使用任務管理工具追蹤工作進展。如果需要開會,要確保所有必要的人都會參加,每個人都清楚了解會議的目的,並有機會提前準備。 接下來,一致性非常重要。我們都經歷過這樣的情況:也許是清晨,我們剛從床上滾下來,或者是今天的頭髮不好看,或單純不想打開視訊,以目前的狀態面對老闆。 

四、要打開視訊參加會議嗎?

四、要打開視訊參加會議嗎?

每個會議和情況的答案都不同。關鍵是讓每個參與的人保持一致。 

沒有什麼比準備好視訊會議,卻發現一半的參與者都關閉鏡頭更令人沮喪。你可能會想,為什麼你花費額外時間做好頭髮、化好妝,為視訊做足準備,而其他人卻像在打一通問候電話一樣?  

用影片和音訊進行會議有很多優點,很多溝通都是非語言性的,能夠親眼看見對話者的反應是最好的反饋。因此,花時間事先確定,並讓與會者提前知道,讓每個人都能做好相應的準備。在這部分最需要提醒你的重點:事先決定每個會議和小組的規則,並堅定執行。 

議程可以使會議保持在正軌上

想一想上次會議出了什麼問題,你與其他人希望以什麼方式進行?沒有議程的會議猶如NBC的職場影集《辦公室》(The Office )中最糟糕的一集。聽起來像每個人都在同時說話,或者根本沒人在說話,當然也沒有笑聲。 

好的議程能夠事先提供給與會者需要的資訊與資料,這樣就可以提前計畫,並做好準備。 會議開始後,還能達到讓討論集中的作用。 會議最後,議程內容能作為後續工作檢查清單,包括行動專案和分配任務給每個人,以及完成或重新討論任務的最後期限。

如果你在主持會議,請使用議程。如果你只是參與者,向組織者建議議程,或主動提出承擔創建和分發議程的任務,會很有幫助。

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