主管如何調度團隊在辦公室與遠距工作間的轉換?

主管如何調度團隊在辦公室與遠距工作間的轉換?

對於許多人來說,轉向居家工作意味著適應新的工作方式。實體會議演變成視訊會議,實體活動變成了線上活動。與遠距團隊找到新的途徑來溝通並協作,在當今情勢下非常重要。

隨著全球疫情流行情況獲得改善與控制,許多公司正在調度將員工從居家工作過渡回辦公室的適應方法。結合面對面、遠距和居家工作的員工,即是混合工作模式,這將是各種產業、規模的企業可能走向的未來工作模式。

根據調查,混合式工作的型態可能比遠距工作的型態更具破壞性。團隊負責人需要管理混合式團隊的新動態與專案進度。面對混合式工作的新常態,身為主管或團隊負責人、當中的員工,該注意些哪些面向?

1. 長期實施居家工作後,企業的未來工作模式

一開始,公司其中一些團隊成員在辦公室,一些團隊成員居家工作,分階段或永久地進行。大多數人都同意如此的靈活性是可行的方法,並且可以在不考慮地點或時間安排的情況下完成工作,同時提供彈性的協作。

而允許居家工作和辦公室兩者之間的選擇與調度,需要重新設計公司的辦公室空間來實現這種協作狀況。有些公司在轉向全遠距工作之前,會為員工提供每週幾天居家工作的選擇。企業團隊將繼續適應這種靈活性,並更加注重為遠距工作的員工提供公平的參與環境。

混合式工作型態意味著公司必須包羅萬象,不能假設每個人都會在某一天都在辦公室。主管或負責人必須注意,哪些人會在家裡,哪些人會在辦公室,調度時空差距是首要問題。

2. 成功實現混合工作模式前的最大挑戰

包容性是混合工作模式下的最大挑戰。領導者必須確保遠距工作者的意見不會在團隊中被忽略甚至消失。因此一個混合式工作場所,無論員工身在何處,都能以相同的方式進行協作並表達意見。不應該有居家工作的人無法參與到線上會議、或無法使用數位工具。

當我們不在同一個空間中時,必須在團隊協作的方法上發揮創意。例如先有一套直覺好用的數位工具,每個人都可以在這套工具平台中,以視訊、聲音、線上書寫白板、分享檔案等方式,順利通訊無礙。

以人本為中心是混合式辦公的重點,確保辦公室內外的員工們得到平等對待。挑戰之一是讓他們都擁有高品質的體驗,企業要準備好數位轉型的能量來平衡虛擬當道趨勢下的環境。

3. 轉向混合工作模式後,比全遠距或辦公室多了哪些好處?

遠距工作的團隊通常更重視數據優先的想法,比起實體開會留下書寫筆記和便條紙不同,線上共享的想法是會被搜尋與留下紀錄的,從而創造了更可靠的數據事實來源。對團隊來說可能是更加公平有依據的會議體驗。

居家工作的文化也讓許多團隊更加深思熟慮如何安排會議。例如為什麼要召開會議,召開會議的時間點與長短,怎樣的流程和形式,才能獲得團隊的反饋並高效達成會議的目的。

國外發展出一種隨時隨地的團隊的想法,基本上是遠距工作優先,讓團隊能夠決定他們想要在哪裡和什麼時候工作。尤其是在跨時區工作的員工們,關於可以簡單創建檔案並簡化離線協作的數位工具,非常重要。可以幫助團隊成員利用自己最方便或效率佳的時間做出貢獻,並避免那些可怕的連續開會。

4. 主管如何支持混合式與遠距工作間的團隊協作?

現在,企業應該要構建一系列基於雲端的數位工具平台,可以在各種設備和操作系統環境中無縫工作。如果出現系統問題,企業要能夠為辦公室內外的員工提供一致的協助支持。

因此,用於虛擬優先的工作模式的任何職務項目內容都得具有彈性,並且企業必須能夠遠距支持它。而一切數位環境的投資與準備,都為了使員工的親身體驗和線上操作更公平有品質,所有員工可以充分參與公司的重大佈達!

5. 全球最大的團隊協作工具Miro,適合混合式工作的解決方案

Miro可以成為連結辦公室、混合式、遠距工作的團隊的重要數位工具。Miro中提供各種模版範例,例如專案管理、網站設計、白板會議、團隊破冰、部門行事曆等職場情境應用,幫助團隊每個人在各種工作需求下保持一致性的參與。無論他們在哪裡工作、何時工作。

Miro作為一個強大的數位工具平台,它可以成為企業團隊核心的工作基礎架構,並持續適應未來變化多端的職場環境與工作模式。Miro也正好適合混合式工作計畫,不管是之後當人們回到辦公室,或延長遠距工作時,它將成為團隊協作體驗的中心。

企業能隨時歡迎團隊回歸與迎接未來不同變化,Miro除了幫助主管確保所有團隊成員能夠共同創新並做出充分貢獻,而那些在線上會議、虛擬活動中分享的創意想法再也不會丟失,讓來自異時異地的成員都能夠為企業盡上心力。

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