人力資源部門要如何設計好的數據分析管理架構?

人力資源部門要如何設計好的數據分析管理架構?

人力資源部門要如何設計好的數據分析管理架構?

目前台灣有越來越多企業,開始編制人力資源數據分析管理師,透過員工數據協助人資長建立選才、用才、育才、留才的各種創新與改善流程,並提供給用人單位主管不同面向的管理洞察報告。有些公司還會蒐集企業所經營的外部社群數據,分析雇主品牌形象,建立更有效的人才招募活動與社群經營策略。

但是要在組織內啟動 HR 分析非常困難,第一原因是因為企業HR較少參加企業年度的經營主管策略會議,第二個原因是,用人單位主管從未想過,可以利用HR提供的管理報表當做是管理決策的參考,所以HR在推動數據分析,首要任務必須把以下五大項目列入考量。

這邊我們把首要任務分為五大項目分別是:

  1. 數據管理流程
  2. 數據儀表板
  3. 管理試點分析
  4. 人資數據能力建構
  5. 員工數據隱私

數據管理流程

在開始進行人力資源分析之前,你必須先正確地進行數據管理。收集數據必須確保資料的格式統一、準確、一致且完整。這些都是為了做好人力資源分析的重要基礎工程,為了確保我們拿到的數據是有品質,建構數據治理計劃並定義適當的管理政策至關重要。除此之外,對齊你的數據定義也很重要。建議可以讓IT、財務與人力資源不同利益相關者都參與分析討論,才有辦法設定出具策略性的KPI目標,這樣HR單位所提供的儀表板更能精準為業務單位提供有用的事實和數據。

數據儀表板

為了讓你的數據報表更容易被理解與管理,最簡單的方法就是購買或構建一個自動化的人力資源儀表板。你可以先參考組織內部,哪些單位已經在使用相關技術與工具?他們是怎麼使用的?都使用在哪裡?你可以從不同部門的使用經驗中得到很多報表設計的靈感。

現在也有不少的數據分析供應商提供人力資源儀表板代製的服務,缺點是如果你要修改報表,就必須和以前寫IT申請單一樣,無法即時修改。其實現在的工具都變得很簡單,你只要懂得基本的EXCEL功能,都能快速製作你需要的報表。你可以先從基本的管理報表開始。例如出缺勤、招聘、培訓等報告,未來則可以將招募任用、訓練發展、薪酬福利與員工關係的數據都整合在一起,甚至是業務單位的管理數據。

之後,你就能在經營主管會議與用人單位主管共同討論提出精準對策,提升人才晉用的品質,讓HR扮演更積極的角色。

透過3P架構將人力資源與組織目標連結

管理試點分析

企業剛開始導入的時候,可以先採雙軌方式進行,先從具有重點優先的業務問題開始展開。更理想的情況,應該要尋求利害關係人的支持,確保你不是孤獨的。

另外你必須在人力資源部門建立以下角色來進行數據分析:

  • 人力資源分析經理(用於管理數據專案項目、聯繫利益關係人並懂得透過故事包裝數據洞察的價值)
  • 數據科學家(用於構建統計和分析模型)
  • IT 專家(通常由HRIT或資訊部負責,主要在建立數據收集和執行的標準流程與工具,以及設定資料安全控管機制)
  • 主題專家(主題領域的專家,例如出缺勤、組織氣候、學習效率、團隊建造等)
  • 業務專家(業務單位與人力資源的合作夥伴,了解產、銷、發、財不同管理領域的知識)

專案執行建議採用敏捷的工作方式。使用兩週的衝刺計畫,專注於特定領域的研究與發展,根據分析的結果得出結論和建議,從而將你的業務與利益相關者連結起來。

人資數據能力建構

可以從不同的目標用戶開始,請先對目標用戶進行優先排序。你想先從人力資源單位所有人的基本能力先開始培養嗎?或者,你想先從HRBP開始?我建議可以先從HRBP開始,為什麼?因為他們每週都會與業務單位聯繫,並且對這些單位的工作內容與問題有一定的了解度。在你開始在HR部門導入數據分析的管理思維與訓練前,建議可以先召集一個啟動會議說明未來進行的方式,包含:

  • 人力資源分析的深入介紹
  • 人力資源分析的定義和應用
  • 其他組織中人力資源分析的實際示例,這部份可以考慮與外部供應商合作,他們可以將內部的HR能力提升到一個新的水平,透過真實的案例與工作坊練習,讓團隊更加以數據為導向,更能培養內部分析的商業敏銳度。
  • HR 分析流程與角色分工
  • 相關人力資源管理指標和目標值建議
  • 腦力激盪會議:根據企業的業務戰略問題發展原型概念

另外光是透過一些研討會或工作坊是不夠的,如果您想在自己的人力資源部門內發揚光大,建議未來的部門會議PPT報告,都必須結合數據分析報告看到的機會與問題,提出改善與創新對策,讓同仁慢慢養成以數據為導向的管理思維 。

員工數據隱私

最後,隱私是每個組織中的熱門問題,在開始人力資源分析之前,記得與你的資訊隱私和法律合規部門合作,讓他們建立一個包含最重要隱私目標的評估框架。所以和這些部門建立良好的合作夥伴關係非常重要,向他們展示你需要分析的報告,並讓他們為你的專案項目開啟通行的綠燈。

結論:人力資源數據分析將是不可逆趨勢

人力資源數據分析在歐美企業已經發展的非常成熟,甚至開始與ESG的管理議題作結合。目前在台灣人力銀行的職缺也開始發現這樣的工作機會越來越多,未來,人力資源分析不但可以為員工和雇主提供更精準的管理洞察,還能提升企業的管理效率。 建議現在人資夥伴就可以開始規劃長期的人力資源分析計劃,並在開始之前將基礎知識與原始數據準備好,透過雙軌並行的方式,和組織不同部門的利害關係人展示 HR 分析可以為組織提供那些附加價值。

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