吉兒老師談訓練:利用課程需求訪談7技巧,讓內部客戶都買單-上篇

吉兒老師談訓練:利用課程需求訪談7技巧,讓內部客戶都買單-上篇

吉兒老師談訓練:利用課程需求訪談7技巧,讓內部客戶都買單-上篇

本文由 吉兒老師談訓練 撰寫,未經同意請勿轉載、摘編

從上篇文章(吉兒老師談訓練:HR該掌握的4種訓練需求調查法)中了解到,年度訓練需求調查種類非常多元,今天要跟大家分享的是:如何延續年度訓練需求調查作業,將「課程需求訪談」做好,吉兒老師就過往經驗,幫大家整理出七個可以運用的技巧,當你學會這些技巧後,你一定可以增加內部客戶-單位主管對你的專業滿意度呦!

課程需求訪談技巧1:前置作業不可少

課程需求訪談技巧1:前置作業不可少

如果你的態度誠懇平常不官僚,單位主管其實是願意撥時間給你,與你進行課程需求對焦的。HR在進行年度訓練需求調查時,透過需求訪談可以掌握到單位主管初步想法。記得待年度訓練預算通過後,HR應「打鐵趁熱」依據單位主管初步想法開始進行課程規劃(例如:講師遴選、課程資訊、場地、課程費用…)。

HR千萬不可抱持當「郵差」的工作心態,如果只是將蒐集來的課程資訊直接轉交單位主管由其評估,此種處理方式,除了無法顯現你的專業外,更會讓課程失敗率很高。

那究竟該如何做呢?

吉兒老師通常會在課程資料蒐集後,依據上次與主管訪談結果進行初步訓練需求比對。如果覺得可行,我就會開始與顧問公司或講師進行初步課程對焦,除了了解講師風格及過往評價外,我也會同步了解其教案設計原理與教學方法,並將了解結果做成課程比較表(未來會另外完整介紹)以做為與主管進行課程需求訪談的對焦底稿。

課程需求訪談技巧2:會議時間可長可短 懂得變通

我通常會先與單位主管約定會議時間,並說明與會重點,讓主管清楚你的來意為何。如果主管時間允許,建議會議時間以30分~60分鐘較為合適。

如果主管真的沒有時間,我會私下先詢問單位秘書或助理主管比較可行時間,再來一個「不期而遇」。5分鐘有5分鐘的談法、10分鐘有10分鐘的談法,怎麼說呢?將你想確認的內容運用「切割法」,一次問一點,問個幾次,總能將課程需求拼湊起來。無論是一次談完,還是分次談完,記得將確認內容以電子郵件方式,寄送給單位主管進行確認,以確保課程規劃方向的正確性。

課程需求訪談技巧2:會議時間可長可短 懂得變通

課程需求訪談技巧3:善用課程小幫手

為了讓課程進行更為順利,通常我會在第一次進行課程需求訪談前,先詢問單位主管當天還有那些「與會者」,為什麼呢?因為相對你而言,與會者較有機會與主管近距離接觸,透過這位課程小幫手,除了可以幫你順利收集到想要的資訊外,有些內部通知或是給學員的提醒,也可以委由小幫手協助處理,適時減輕你的工作負擔。

但為了避免訊息傳達錯誤,記得將與小幫手確認的內容以電子郵件方式與單位主管進行確認。

結語

課程需求調查對HR來說,並不是一次就可完竣的工作。除了前置作業的鋪陳外,它就像沙漏一樣,透過一次次的訪談與對焦,會讓你更能掌握主管的想法與需求,課程需求調查絕對不是一蹴可幾的事。課程需求訪談還有另外四個技巧喔!我們下期見。

先行智庫為你而讀為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及HR訓練需求調查與訪談,了解更多企業服務內容:https://www.kscthinktank.com.tw/custom-training/

相關課程:11/13(六)︱訓練需求調查與訪談實戰班

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