吉兒講師談訓練:人資也可以是公司最佳造型師!

吉兒講師談訓練:人資也可以是公司最佳造型師!

吉兒講師談訓練:人資也可以是公司最佳造型師!

本文由 吉兒老師談訓練 撰寫,未經同意請勿轉載、摘編

吉兒老師今天想與大家分享的主題是:身為HR要如何協助公司打亮品牌做好企業形象。HR如果可以幫高階主管解決不同問題,無形間就可以慢慢提升HR的重要度。(延伸閱讀:吉兒講師談訓練:人資可以是建立企業文化的好推手

我目前服務於一家38年的中小企業,生產基地在大陸,台灣組織規模並不大,但因公司產品有很好的前景,所以前陣子某知名周刊來進行採訪。這是董事長第一次正式受訪,過往沒有類似經驗,加上個性低調,這次的採訪其實困擾他許久,他一直很擔心萬一講不好怎麼辦,非常緊張。

公司目前未設立公關部,故本次採訪就由總經理室及HR合力完成。因為事前準備充分,當天採訪順利,也讓採訪團隊留下好印象,對HR來說,這是個難得的經驗,值得記錄下來與大家分享,採訪要順利成功是需要萬全準備喔!

公司目前未設立公關部,故本次採訪就由總經理室及人資合力完成。

一、訪綱內容準備

採訪單位會事先提供訪問大綱,我們可以先依據訪綱內容進行初步資料收集與撰寫,並請相關單位給予增修及更新相關數字,因為各單位主管會更清楚他們的工作亮點為何。

彙整各方建議時,記得留意資料內容的起承轉合,讓訪稿流暢方便高階主管閱讀。訪稿須以「顏色」註記重點,提醒高階主管留意。

記得要預留多一點時間給高階主管,讓他們消化內容與準備,如果可以,最好向其說明資料來源為何,如果他想進一步了解才知道找誰再行確認。如果高階主管的受訪經驗不多,建議進行模擬演練,除了增加內容熟悉度外,也同步讓他有更多的練習機會。

針對「專有名詞」,記得註記說明,畢竟閱讀者並非與公司行業有關的專業人士,閱讀者希望了解的是產業前景與發展,故建議內容以說明產業大方向與觀念即可,少談專業術語。

二、確認合宜受訪地點

除了訪稿準備外,當天「受訪地點」也要確認清楚,因為跟參與人數有關。正式採訪至少會有六位(高階主管、雙方接洽窗口、採訪記者、攝影師、梳妝師),我們原本預定採訪地點在董事長辦公室,後來發現實際參與人數多達十位,故將採訪地點調整為會議室。

受訪地點要注意燈光,桌椅是否合適,畢竟是正式採訪,所以要留給對方一個好形象。在採訪現場,如果可以,建議擺放一些公司樣品、過往得獎獎牌,記得事先要先擦拭乾淨喔!

除了確認採訪人數外,記得詢問對方姓名/職務,將與會名單事先提供給高階主管參考,也方便當天桌牌的準備。

確認合宜的受訪地點

三、形象拍照地點準備

除了受訪地點外,正式採訪都會拍一些高階主管的形象照片。所以除了會議室外,建議先將形象照拍照地點確認清楚,尤其是與公司LOGO的拍照地點。

事先與採訪單位確認是否會拍攝辦公環境或工廠,如果會,要先規劃好拍攝動線。記得提醒同仁,如果看到採訪團隊記得點頭微笑,表示我們歡迎之意。

因為受訪時,採訪單位會安排梳妝師前來協助,建議幫高階主管準備一個梳妝地點,方便其事前的準備。

四、其他行政準備

採訪當天可以從幾個部分去展現我們對本次採訪的重視度。除了雙方出席者桌牌外,歡迎海報不可少,代表公司對採訪者的一個尊重;茶點準備有多種選擇(如拿鐵、美式咖啡、奶茶、水);公司簡介/ CSR報告書及準備一份當天採訪稿內容,讓記者回去整理資料時手邊能有更多參考資料。

如果公司產品是可以當成禮物贈送的,建議事先依據人數準備妥當,這也是產品推廣最佳機會點。

五、當天接待

通常採訪團隊會提前抵達現場,整個採訪時間前後約需3-4小時,記得先帶他們了解一下採訪及拍照地點以及化妝室所在位置。與攝影記者確認拍攝地點是否有需補強之處,如果有缺物件,趕快進行補強。在正式採訪前,記得先進行公司產品介紹,有助採訪團隊對公司的認識。

採訪記者抵達時,先向採訪記者說明高階主管的特質為何(口才型、靦腆型),在正式採訪前,先安排高階主管與採訪記者有一個輕鬆對話過程,同時也讓雙方就採訪內容再行確認,讓高階主管與採訪記者藉由事先溝通熟悉彼此,降低高階主管的緊張與不安感。

人資偶爾也要充當公關接待救火隊

六、救火隊

當天現場要安排一位對公司業務非常熟悉的人,擔任當天救火隊,如果高階主管在訪問過程需要協助時,可以即時給予進一步說明。

七、送客

採訪結束記得送採訪團隊到電梯口或大門口,以示我們的尊重,讓對方留下好印象。

以上是吉兒老師分享的公司受訪經驗,記得趕快學起來,或許那天你也會派上用場喔!如果你願意,HR也可以是公司最佳造型師。註:採訪資料可以從公司簡介、CSR報告書中進行資料收集與整理

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