數據分析經驗談:企業導入視覺化儀表版的必經之路

數據分析經驗談:企業導入視覺化儀表版的必經之路

數據分析經驗談:企業導入視覺化儀表版的必經之路

近期先行智庫協助許多企業,做戰情儀表版的教育訓練和顧問輔導。在這1年多的經驗中發現,我們越來越能精準預測,客戶下一個階段會找我們做什麼樣的服務。最主要的原因是,導入戰情儀表板,不論企業規模、產業屬性、客戶類別,要走過的路都大同小異。走完A階段,就會進到B階段,再來就會進到C階段。 以下我將會為各位歸納,在服務客戶過程中,我們觀察到的這段奇妙旅程。以及在每一個階段,我們提供客戶哪些的解決方案。

一、好奇心是改變的開始

我們很常在辦公室接到這樣的電話「請問你們有提供數據分析或是Power BI的企業內訓課程嗎?」,當我們更進一步詢問「為什麼你們會想上這一門課?」,有7成的客戶會回答「因為資料視覺化和Power BI,最近感覺很紅,對工作應該很有幫助,而且許多同業和異業也都在使用類似的工具」。對,你們沒有聽錯,多數的客戶都是用「感覺」一詞。其實這樣的用字遣詞,背後代表著是他們對這些工具的好奇心以及不了解。

這些客戶過去多半是使用靜態的Excel,製作報表與分析報告。他們想尋求一個更好的解決方案,但是並不知道這個解決方案是什麼模樣,只是聽說Power BI能夠解決問題。 先行智庫在這個階段,會透過電話與會議的方式,和客戶介紹Power BI這項工具,以及如何提升個人的工作效率,與如何為企業帶來嶄新的商務價值。透過Demo實際的儀表板,讓客戶對於使用這套工具更有想像。

好奇心是改變的開始

二、學習新工具與新科技

客戶在聽我們仔細介紹完後,會希望我們到公司為全體員工做一場Power BI的教育訓練。這時候參與的對象各部門都有,目標就是讓大家「認識」Power BI這項工具。在這個階段,大家想的多半是:

1. 如何透過Power BI繪製圖表與建立儀表板?

2. 它和Excel有什麼不同?

3. 怎麼透過它減少我清理數據和製作報表的時間?

4. 它可以讓我的報告更有亮點嗎?

5. 它還有什麼非常令人驚豔的功能?

6. 如何讓團隊其他成員查看?

先行智庫在這階段,會提供7-14小時的通識型教育訓練。我們會使用一份淺白易懂的資料,不論你是哪一個部門都可以理解。搭配詳盡的操作講義,以及手把手的解說和演練,還有主題式的實際情境。下課後,你立刻就能將工作上現有的報表,轉換成立體化的儀表板,節省許多製作報表的時間,甚至讓報告更加一目瞭然。

學習新工具與新科技

三、將Power BI應用於日常工作

上完課後,人資部門和單位主管,多半會期待上課後的員工,可以立刻用Power BI,製作令人驚豔的報告。因此有些公司就會開始在內部,推動儀表板相關策略。大多數的員工也很樂意配合公司推動的政策,畢竟這項工具真的很好用,節省了工作時間,報告時也提升了在場觀眾的注意力。 在這一個階段,先行智庫會進行客戶關懷,了解公司在推動儀表板策略,是否有遇到哪些困難?或者是應用在哪些的業務情境?

將Power BI應用於日常工作

四、技術問題不知如何排除

但上完基礎通識課後,就在全公司推動儀表板策略。這樣的策略,具我們觀察其實不容易長久。因為員工們很快就會遇到下一個問題,讓他們對於儀表板失去了信心,這階段多半是跟技術相關。大家的抱怨,不外乎如下:

1. 我不知道該如何製作出我想要的圖表?

2. EXCEL很快速就可以做出來了,為什麼Power BI就不行?

3. 到底要用哪一些函數,才能夠完成我的任務?

4. 偶爾會跳出一些錯誤訊息,該怎麼樣從網路上找答案?

5. 為什麼老師上課沒有教到?

面對這樣的問題,先行智庫在一開始,都會建議客戶不要只採購1,2堂課程,還要外加6-8小時的諮詢服務。為的就是協助各位學員,排除儀錶板製作的障礙。因為如果沒有辦法讓學員產出預期中的儀表板,他就會認為這項工具是無效的,也會無法完成公司立意良善,想推動儀表板的策略。我們建議客戶,在課程結束後一到兩個月,再來安排諮詢。因為學員一定要實際應用在工作上後,才會知道有什麼樣的問題。有問題的學員可以先將遇到的挑戰告訴我們,接著就安排一天的時間到客戶的辦公室,各位學員拿著電腦,輪流進行諮詢,現場排除各位遇到的困難。

技術問題不知如何排除

五、尋找更有效的評估指標與更具價值的商務洞察

當客戶們都可以製作出期待中的儀表板,使用了幾個月後,會出現下一個疑問。這些儀表板真的有效嗎?如果只是把EXCEL,轉換成圖表,好像也沒有太大的意義?在這一個階段,企業會開始追求更高層次的儀表板價值。

1. 要如何呈現儀表板上面的圖表?

2. 該設哪些評估指標,有助於我更快速找出問題?

3. 如何從儀表板當中找出關鍵問題與商業機會?

4. Power BI的交叉互動篩選功能是很方便沒錯,但到底要怎麼點選?是先點這張圖再點那張圖嗎?這個交叉互動的篩選功能,有沒有一套標準的使用方法?

5. 未來公司可能還會有新的產品和新的報表產生。有沒有一套邏輯和方法論,讓我可以從零到一,將任何資料轉換成具有價值的儀表板?

先行智庫在這個階段,提供的不再是工具面的操作,而是思維的建立與方法論的導入。我們會透過工作坊的形式,帶大家盤點資料的關鍵欄位、設計評估指標、找出最適合的圖表呈現形式,擬定儀表板草圖,再教大家如何從儀表板,使用交叉篩選功能,快速找出機會與問題。透過標準的SOP,未來企業能夠將這套方法,套用到任何的資料上。

尋找更有效的評估指標與更具價值的商務洞察

六、建立數據驅動的企業文化

當企業對工具面的操作沒有問題了,也有一套儀表板建置的方法論。最後會面臨的挑戰就是,如何養成數據驅動的企業文化?我們收過以下的客戶心聲:

1. Garbage in , garbage out。如果一開始輸入的資料就不正確了,後面呈現出來的圖表也都會不精準。例如填寫客戶的名字,有的寫台積電,有的寫TSMC,有的寫台灣積體電路。或是要回報工時,但員工常常忘記填寫,導致資料欄位有許多的空值。

2. 儀表板是建立起來了沒錯,但然後呢?就只有建立起來的那一個禮拜會看,後面就再也沒有查看過了。

3. 哪些儀表板統一由中央單位建置?哪些儀表板是由個人建立在本地端?

4. 如果今天要開會,開會流程要怎麼進行?怎麼搭配儀表板使用?

5. 如何養成全體員工願意輸入資料,且要輸入正確資料的習慣?如何讓大家會看儀表板,做數據驅動的決策?如何讓儀表板真正落實到營運日常?這都是建立儀表板後,許多企業會面臨的挑戰。

先行智庫可以協助客戶制定數據運營的標準流程,以及績效考核方式。並透過流程盤點的方式,找出使用者的關鍵痛點,減少不願意使用的情形發生。

建立數據驅動的企業文化

以上是我們在服務客戶的過程中,觀察到企業在導入儀錶板時,通常會經過的六大階段。如果你發現你的企業,可能沒有其中的某一項階段,那恭喜你,組織內部有能力排除這些挑戰。如果你發現公司目前還卡在某一個階段,尚未過關,也歡迎與我們聯繫,一同交流討論該如何克服這些困難。

先行智庫為你而讀為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及數據分析解決方案,了解更多企業服務內容:https://www.kscthinktank.com.tw/data-analysis/

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