製作Excel圖表前,為什麼要先懂使用「樞紐分析」?

製作Excel圖表前,為什麼要先懂使用「樞紐分析」?

製作Excel圖表前,為什麼要先懂使用「樞紐分析」?

身為一名上班族,在日常報告或和客戶提案,都需要提供佐證數據,來說服你的老闆、同事或客戶。但上班族們常常會遇到以下挑戰:

  1. 如何將現有的excel表進行統計和分析?
  2. 如何更快速的製作出想要的報表?
  3. 如何從數據中找出關鍵問題與商業機會?
  4. 如何呈現數據中的重點?

其實這些問題,透過Excel的樞紐分析就能迎刃而解。讓你在短時間之內,成為數據分析的高手。不過在介紹什麼是樞紐分析前,我想先透過一個案例,和大家說明,為什麼要使用樞紐分析?

一、情境說明

以下是為某科技公司的銷售報表,詳細列出了現在的訂單狀況。上面有有客戶公司名稱、所屬產業別,以及這筆訂單的負責部門與負責人員,還有銷售的產品與預計訂單金額,最後則是該筆訂單的業務推進狀態與銷售月份。

Excel銷售報表

請問你能夠非常快速的,從這張報表中(以上截圖只是完整報表中的一小部份),找出這家科技公司的問題或是商業機會嗎?

多數的朋友應該都是沒辦法,原因主要有以下2個:

  1. 原始資料龐大,沒有精簡化,難以吸收所有資訊
  2. 報表是平面的,還沒經過立體化,不容易看出當中的關鍵訊息

二、樞紐分析能協助你從資料中獲取商業洞察

但今天如果我們將圖表,轉換成以下「分類彙整後的表格」會不會比較好?例如從產品和產業的角度來看,統計5種產品在各個產業的銷售金額。從這張表我可以輕易知道,每個產品在不同產業的表現,也看出產品A可能不是很受市場青睞。

分類彙整後的表格

或是像這樣,轉換成「圖表」的方式呈現,將Excel資料化繁為簡。例如:左手邊可以看出各項產品的銷售總額,一看就知道產品B的銷售總額最高,其它的都表現不佳。這時如果要做客戶訪談調查,你就知道要先把資源放在銷售總額較差的A, C, D, E;而右手邊可以看到從1月到12月,銷售的淡旺季明顯,這時可能要針對5月份和11月份,重新規劃產品行銷與業務拜訪策略。

將Excel圖表化繁為簡

利用「分類彙整後的表格」與「圖表」,正好可以解決上述2個痛點,達到「化繁為簡」和「將關鍵問題與商業機會立體化」。而「樞紐分析」正是用來協助你製做「分類彙整後的表格」與「圖表」。

三、樞紐分析能幫你節省大量Excel圖表製做時間

但製做「分類彙整後的表格」與「圖表」,會很麻煩嗎?則是我們下一個要探討的問題。 許多朋友都跟我抱怨,要做出這樣一張表格或圖表,要花好多好多時間。就以下圖為例,如果要將原始資料,繪製成這樣一張圖表,傳統作法就是「先篩選、再加總」。先篩選出產品A,接著將產品A的銷售總額相加,再篩選產品B,接著將產品B的銷售總額相加……,統計完後再按插入圖表。這樣都花10分鐘還沒做完,而且有時候還會計算錯誤,甚至出現一些錯誤訊息導致無法製圖。那有沒有更快更準確的方式?

10秒鐘做出樞紐分析表

有的,「樞紐分析」只要10秒鐘就能繪製出這張圖表。任何你想呈現的圖表、任何你想製作的報表,一分鐘以內就能完成。

四、重點整理

透過樞紐分析,你將可以⋯⋯

  1. 快速進行統計分析,並用「分類彙整後的表格」與「圖表」呈現,能讓原始Excel表「化繁為簡」和「將關鍵問題與商業機會立體化」,呈現數據重點。
  2. 快速製做出自己想要的表格或圖表形式,省去大量手工時間,以及出錯誤的情形。

瞭解了為什麼要使用樞紐分析後,下一篇會和大家分享,「什麼是Excel樞紐分析」?

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