課後筆記:前進數據分析的第1步——Excel樞紐分析

課後筆記:前進數據分析的第1步——Excel樞紐分析

課後筆記:前進數據分析的第1步——Excel樞紐分析

數據分析能力成為職場致勝關鍵

在GSI全球能力需求盤點大調查,指出工作中最優勢的能力在於一是設計思考,二是資料結構,三是Python程式語言,其中第二和第三項皆和數據處理息息相關。本月在104人力銀行中搜尋「數據分析」四字的職缺,不包含延伸產業、單一企業的複數職缺,就已經突破七千筆職務需求。

大數據時代不再只是紙上談兵,各家企業紛紛投入更多心力來趕上這波潮流。被視為數據分析工具使用最為廣泛的Excel,基本可以完成多數資料清理、篩選、分析到可視化的步驟,讓原始數據不再只是塞滿數字的行與列,而是經過專業操作後,能形成一份清晰美觀的圖表,除了將事實客觀呈現,還能在改變資訊表達架構後,找到新的商業觀點,協助企業對目標客群輸出更精準的溝通重點。

數據分析的黃金三角

數據分析的黃金三角

開始數據分析之前,應該先思考你的溝通對象、解決問題與資料來源。因為同份數據,依照你的對象不同、問題不同,開始著手、獲取渠道的部分也會不同,數據分析的黃金三角:對象、資料、問題,就是幫助你架構出分析結果的正確關聯性。不同階層或部門的人,在乎的問題也不盡相同,而在Excel的樞紐分析功能下,就能讓你依報表需求快速更動變因、設定報表使用週期以及資料呈現形式,讓不論是業務管理、資源分配或預算費用評估,都能在辛苦收集而來的資料獲得更好的解讀與改善

數據分析的基礎:Excel樞紐分析

數據分析的基礎:Excel樞紐分析

你有使用過Excel嗎?你如何用Excel統計你選取的範圍數值呢?工作日常習慣使用excel的人可能會這樣做:選取後篩選,套用sum公式再使用sub公式減去中間範圍數值,最後下拉表格重複設定。這樣做一樣可以達到你的目標,但Excel的樞紐分析能更快速與直覺。

原始資料經常因為信息過於龐大、且未經過整理,導致缺乏資料觀點,造成無法快速找出資料潛在的問題與商機,而偏離溝通對象的需求。樞紐分析就是將Excel表進行分類彙整的過程,能依照不同的組合進行計算,幫助我們從不同角度分析問題。

Excel樞紐分析的4大功效

Excel樞紐分析的4大功效

1.切換不同觀點分析問題,建立更宏觀的商業角度

2.輕鬆針對不同對象進行溝通

3.客製化分類彙整表格

4.立即將資料可視化,產生美觀直覺圖表

在Excel樞紐分析介面,你可以以拖曳方式,將原始資料擁有的欄位拖曳至圖表欄與列範圍,針對數據呈現的易讀性,選擇直條圖、橫條圖、折線圖、圓餅圖、散佈圖與漏斗圖、雷達圖⋯⋯等及其衍生圖形。

而當資料需進行更動,你可以在操作工具列設定欄位或資料的排序、階層或群組模式,更可以調整明細的詳細程度,或使用展開與折疊欄位引導觀看者視線。Excel的交叉分析篩選器能幫助你尋找不同項目的關聯性、關聯程度,提升操作效率。

提升Excel樞紐分析圖表設計的3個技巧

明明用心整理了資料,老闆卻沒在看?報告時真實呈現,自己卻忘記講到哪行?發生過以上情況的你,應該試試看下列的三個Excel圖表小技巧。

1.去除雜訊

不用的表頭、按鈕可以清除,過長的數列可以轉換單位加小數位呈現,如果時間順序沒有那麼重要,試試看讓圖表直條由低到高、或高至低的整齊排列吧!

提升Excel樞紐分析圖表設計的3個技巧

2.標示數據

圖表漂亮看起來賞心悅目,但老闆總是想知道數字!數據異常或高峰點總是會被看見,在圖表清楚標示數值,除了能避免報告時的口誤或忘記,也讓精美的圖表更具實用性。

3.標示範圍

這張圖要注意的區間在哪呢?平均值又在哪?在長條圖畫上一條平均線,讓觀看者更清楚每個區段的表現如何吧!折線圖的走勢、圓餅圖的色塊意義、最高與最低值的差距、散佈圖的關鍵指標,都可以加上括弧或箭頭表示,資料視覺化會透過這些小技巧讓觀點更清晰。

當掌握Excel數據分析,接下來呢?

當掌握Excel數據分析,接下來呢?

上述概略了Excel樞紐分析的趨勢與階段,如果需要更詳細的上機操作教學,可參考:【為你而讀】11/24(三)︱Excel 商業數據分析︱第10期,報表想更上層樓?動態報表的製作可參考:「課後筆記:當Power BI應用於日常工作,將影響HR的4大轉變」。當數據分析能力已成為現今職場的需求指標,不難預期更久的以後可能只會更加普及與深入,初探數據分析的世代,需要你積極踏出第一步。

先行智庫為你而讀為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及數據分析解決方案,了解更多企業服務內容:https://www.kscthinktank.com.tw/data-analysis/

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12/9(四)︱商業數據分析與資料視覺化

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