課後筆記:遠距管理工作實戰班

課後筆記:遠距管理工作實戰班

遠距工作-Teams

還記得今年5月中開始,台灣因為疫情再次經歷的翻天覆地的變化,去年演練過的遠端作業、分流進公司等措施正式啟動了,各行各業都面臨前所未見的生活方式。

也許我們原以為,簡單!只要有視訊會議軟體,筆電有攝像頭、麥克風,有了網路就沒問題。但現在,是否發現「遠端」並沒有想像中容易與輕鬆?反而疲憊感也增加了?

去年國外企業已經先為我們示範了遠距工作,是否好奇他們經驗是什麼?以及他們是如何克服這些問題?

所以先行智庫的「遠距管理工作實戰班」就是與各位分享如何企業在防疫政策上可以扮演什麼角色,中階主管該如何透過遠距向上與向下管理,以及一般職員,該如何調整自己的居家工作模式。

在這堂課,執行長Steve共分為以下四個面向:

居家辦公的趨勢與挑戰:遠距辦公下企業與員工面臨的挑戰機會、未來商業趨勢走向、遠距辦公的常見迷思。

高效遠距開會與訓練技巧:Teams工具介紹、Teams遠距主持會議技巧、如何提升團隊的遠距會議效率。

用共編白板提升團隊協作效率:Miro介紹、應用場景Demo、促進遠距成員參與感與溝通效率。

如何讓遠距模式獲得成功:硬體設備的選擇、如何建立正確的心態、工作模式與習慣規劃、打造遠距工作文化。

除此之外,以既然遠距辦公,已經是勢不可擋的趨勢,為何還是有許多人,不能接受遠距辦公呢?其實在開始遠端工作之前,一定有許多主管會有以下這4大疑問、6大迷思:

疑慮一:管理效率能夠達到同一地點的要求嗎?

疑慮二:需要決策時,能得到良好的意見回饋嗎?

疑慮三:大家彼此間的互動充足嗎?

疑慮四:我們怎麼知道大家有好好做事?

大家為什麼都不喜歡線上會議?

迷思1:同事之間必須要共處一室,才能產生創意火花。

其實我們可以嘗試:透過數位工具的分享螢幕、共創白板,就能夠得到更高品質的共創效果。

迷思2:在家裡辦公,反而誘惑太多了!

你該注意的是:如果會因此分心,反而是種警告。若你的工作能帶來樂趣和成就感,就不太會有這個問題。

迷思3:會有資安問題啦

我們該善用的是:要設計出安全協定和演算法,是相當高難度的技術。但身為遠距辦公工作者的你,並不需要去開發這些技術,只需要運用它。運用它簡單多了。善用密碼、雙重驗證等方式,將能保障你擁有的資料。

迷思4:主管會失去掌控權

主管可以先這樣做:多數主管對掌控的邏輯是「只要我看的見員工,就能掌控他們」。這種過時的管理方式很難立刻改變,可以從小範圍先著手改變,例如說一周2天,在家辦公,讓主管知道世界並不會因此崩壞。

迷思5:花大錢買或租辦公室了,不用怎麼行

負責人換個角度想:花出去的錢都是沉默成本了,不管怎樣都拿不回來。因此對於工作地點更合理的想法是「辦公室能不能變成更有生產力的場合」。例如:團隊之間聯繫感情地方、讓客戶感受到信任和安全感的地方。

迷思6:我現在就要答案

你該改變的是:大家在同一辦公室,很容易養成為了一點小事就去打擾別人的習慣,這正是傳統辦公方式,生產力低落的主因之一。「其實並不是每個問題,都需要立即獲得解答」。善用通訊軟體、電子郵件,更能提升效率。

方法一、與其他同事的工作時間重疊

外包之所以讓遠距工作模式蒙上惡名,其中一個原因就是因為來回溝通或取得成品的時間太久,時常會遲上一天。

需要有4小時的重疊工作時間,才能避免合作延遲,讓同事之間明確感受到是同一個群體。只有一半的時間重疊就很夠了,你甚至還能花更多時間專注在一件事情上。

方法二、共享同一畫面,確保資訊同步

我們都有這些經驗,在電話要花好幾分鐘講的事情,只要親眼看到,一下子就解決了。現在的視訊軟體都提供即時分享畫面的功能,就彷彿齊聚一堂在看同一台電腦或投影幕。如果是非同步的情形,你也可以透過螢幕錄影,搭配自己的解說。

方法三、一切事情都要公開透明

「明天要提案的ppt放在哪」、「下禮拜有空一起討論嗎」、「客戶寄的那封信沒有CC給我」。這些情形若沒有一個妥善的流程解決,大家會花更多時間做溝通,甚至產生誤解。讓工作流程、文件、討論項目公開透明,檔案容易存取,是提升團隊遠端辦公效率的方法之一。

方法四、維持良好的工作氣氛

遠距辦公多半是利用電子郵件、電話等方式聯繫,若有些許紛爭或誤會,造成的負面影響比起實體辦公放大好幾倍。原本一個眼神就可以化無的小誤解,很容易引起軒然大波。因此團隊成員須盡己所能,不讓情緒影響到大家。只要有害群之馬存在,就容易有不好的後果。

雖然我們已經逐步解封,大家也回歸正常的上班生活,但我們已經有了一次難忘的工作經驗,企業們一定也在思考未來再次面臨該怎麼面對這樣的情況。相信,O2O也將影響我們的工作方式,線上與線下的工作模式可能將成為主流。

先行智庫也將我們從去年到今年線上教學的經驗,為需要線上同步教學的講師、教授、教育訓練、HR工作者提供一個互動式教學流程,在線上我們也可以利用Miro這個工具,實現團隊創建、破冰、腦力激盪、分組討論、設計思考、敏捷管理等運用。

讓我們真正實現一個虛實整合的教育訓練環境!

線上同步教學與高效團隊協作|第3期 將在10月開班囉!

授課時間:10/12(二)、10/13(三)、10/14(四) 19:30~22:00

3天共7.5小時,提供「7天無限次回看」、「電子檔講義」、「結業證書」

報名連結: https://pse.is/3l9l7u

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