課後筆記:3個單元學會Excel樞紐分析法,用數字清楚表達你的商業觀點!

課後筆記:3個單元學會Excel樞紐分析法,用數字清楚表達你的商業觀點!

課後筆記:3個單元學會Excel樞紐分析法,透過數字清楚表達你的觀點!
如何利用Excel報表找到商業觀點

我們一開始擁有的Excel數據,就像上圖中的紅色圓點一樣,這些數據可能有上百筆、上千筆,這時候就得將這些數據製作成圖表來分析。每個人可以使用不同的圖表來分析這些數據,進而產生不同的商業觀點。

在9/22的公開班「Excel商業數據分析」中,Gary老師就帶大家把繁雜的數據改變資訊表達架構、找到新觀點,抓到工作上的溝通重點。

如何運用Excel進行數據分析?

Excel數據分析金三角

Excel樞紐分析的資料來源

首先,我們得從黃金三角來了解數據分析:資料來源、溝通對象、商業問題。如上圖這張表,同樣是銷售部門,假如業務主管想知道A產品在哪區的銷售比較好?這時候他就需要一張產品銷售表。

但是HR主管會比較想知道哪一個業務領的獎金最多?那就會影響到薪酬管理報表。所以你的問題,會決定要搜集什麼樣的資料。

利用數據分析確定溝通方向

透過3個問題轉換成Excel來思考

除此之外,同樣的一份資料,也會因為溝通對象的不同而產生不同的表達方式。例如,同樣一份銷售報表當中,跟總經理彙報的時候,可能會提供哪一個地區銷售量比較好?銷量最好的產品又是什麼?市場成長率為何?

但是如果今天對象是HR,也許會提供業績最差的業務員是誰?哪一項產品他比較不會賣?該如何協助該為業務員?

從Excel找到資料觀點

同樣的數據或是圖表,不同階層或部門的人,會得出不盡相同的觀點、問題甚至是答案。

舉個例子來說,一張呈現去年各個月份營收圖表,發現第四季平均營收下滑30%。對行銷部門的觀點來說,可能要檢討的是廣告投放是否有問題?文案素材是否不吸引人?網站的訪客人數是否有下滑?

但對財務人員來說,可能會認為主要下滑的因素是最大的客戶抽掉70%的訂單,導致營收驟降。

從數據分析的黃金三角我們就會發現,在製作數據分析表之前,要先想清楚你要和誰溝通?想解決什麼樣的問題?以及從哪裡找資料?

為什麼要做Excel樞紐分析?

樞紐分析是Excel其中一項的強大工具,只要固定都會更新每一筆資料,就能「不必透過各種函數公式」,就能分析出具有商業思維的報表!還能從中產出更有重點的視覺化圖表。

從繁雜的數據中找到商機

例如從一般的銷售日報表,我就能透過樞紐分析了解目前業績來源主要為哪一類型的客戶?可以預估下半年業績分析,是否會有哪些潛在風險?

在工作週報中,我們可以解決「人力資源分配的問題」,例如目前部門工作分配比例為何?目前重點工作是哪些?為了能提升產品部門與業務部們之間的協銷品質,我們可以從這份工作週報中了解許多數據重點。

另外一方面,當一位客服維修部門主管,為了預算費用評估正傷腦筋。他想知道的是目前客戶服務委外費用支出是否合理?客戶最常抱怨的問題有哪些?當我們從客戶報修處理月報表中,該如何解讀這些數據,找出調整執行方案?

以上這些問題,都可以透過Excel的樞紐分析清楚歸納出商業重點。

樞紐分析圖表
樞紐分析圖表

Gary老師一開始先從樞紐分析介面環境做介紹,並一步一步教大家如何建立樞紐分析表、樞紐分析表欄位、樞紐分析表、樞紐分析圖以及操作工具列。

另外,一定有需多人在使用樞紐分析的過程中,會發現一些不知道該如何調整的項目。例如移除資料欄位、設定欄位位置、欄位排序、資料排序,這些我可以怎麼做比較快?Gary老師都有深入淺出的解說,許多學員才驚呼原來這麼簡單!

除此之外,後半段老師帶著大家朝更進階的功能來操作,像是資料階層、資料群組、查看詳細明細、展開與折疊欄位、欄位篩選等製作。以及學Excel最重要的就是提升操作效率!

所以Gary老師也帶領大家建立屬於自己報表的交叉分析篩選器、時間表、樞紐分析圖,以及很多人其實對「重新整理、變更資料來源」等功能都怕怕的不敢亂操作,這裡老師都仔細教大家如何去更新自己的報表!

以上課程帶大家做出詳細的報表分析後,該怎麼讓自己的報表呈現清楚又兼具美感?

在課程結尾,老師也同樣教大家簡單設計出Excel視覺圖表,並透過6大技巧提升圖表設計感!教材中老師更提供資料視覺化辭典,帶大家一步步從這個列表中選擇出最適當的圖表!

本次課程中,很高興學員在學習的過程中,也提問了不少實務的操作問題和觀念分享,這門課雖然是一個最初階的分析技巧,但已經可以解決許多人工作上的報表問題!也祝大家都能一步步成為商業數據分析的高手!

Excel商業數據分析實戰班-學員回饋:

  • 謝謝老師,很關心每個學員的進度,也講的很仔細。
  • 感謝老師這麼精闢的解析,也很多小技巧的分享,也了解後續須要透過自己的練習與熟悉,才能成為Excel數據呈現使用上的高手。
  • 希望日後能夠多辦類似Excel課程!

先行智庫為你而讀為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及數據分析解決方案,了解更多企業服務內容:https://kscthinktank.com.tw/data-analysis/

【相關公開班資訊】

10/27(三)︱Excel 商業數據分析︱第9期

https://www.accupass.com/event/2108200539132026225750

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