跨國企業都怎麼規劃線上工作流程、建立高效團隊協作?只要善用1個線上工具,比實體白板還容易!

跨國企業都怎麼規劃線上工作流程、建立高效團隊協作?只要善用1個線上工具,比實體白板還容易!

跨國企業都怎麼規劃線上工作流程、建立高效團隊協作?秘密都在比實體還好用的白板工具:Miro

假如你很幸運加入幾項運作順利的專案。每個人都知道他們要對什麼負責以及接下來會發生什麼,在需要時擁有所需的資源,沒有任何不必要的延誤或發生錯誤。

但現實生活中,專案管理根本沒有這麼美好。

現實常常你加入了即將偏離軌道的專案,成員在隨機任務之間跳來跳去,有些顯而易見的錯誤接連不斷,而有些細節則被完全跳過,專案成員間互相不信任,這幾乎是專案管理的日常。

要做到每件事按部就班並不容易。但專案管理以及任何工作事項,都需要依靠設計「工作流程」來改善。什麼是工作流程?工作流過程是設計出完成任務、項目或目標的既定步驟順序。

它可用於簡單和重複的流程(例如正確更新 CRM 中的客戶資訊)以及更大、更複雜的專案,例如改造企業官網或規劃企業的年度預算。無論工作流程是簡單還是複雜,工作流程的重點都是一樣的:確保工作完成方式的一致性。

那過往的工作流程套用在線上是否也適用?

在疫情開始時,許多團隊已經針對各項任務和目標制定了許多線上工作流程,無論是請假、預訂會議室還是啟動新項目。

企業期待這樣的規劃,能讓所有成員皆可以從中找到流程中的含義、步驟順序、誰負責什麼、需要做出哪些可能影響訂單的決策等。但真的那麼容易?是否真的能建立線上高效團隊協作?

Miro:比實體還要方便的白板工具

在Miro的線上工作流程模板裡,你可以套用各種流程圖模板,輕鬆規劃自己和團隊的工作流程。

你可能認為每個人都知道什麼時候會發生什麼,即使是行之有年的流程也可能偏離工作目標。建立這些工作流程,就是確保每個成員都能夠以最快的速度進入狀況跟避免產生低效率的錯誤。

讓工作流程提高一致性

與此相關的是,工作流映射可以提高您的任務和項目的一致性和凝聚力。重複的任務會一次又一次地得到可靠的處理(即使有人離開團隊或休假),因為每個人都有要遵循的文檔。

讓新人入職更快進入狀況

當新人加入團隊可能會讓人感到不知所措,有很多事情必須讓他們快速上手,但又必須保有隨時試錯的空間。Miro的線上工作流程為他們提供了一個記錄的資源,他們可以依靠它來獨立完成他們的工作,而不用團隊負責人親自指導每個步驟和流程。

提供各種線上模板

規劃工作流程讓我們有時間仔細考慮順序,檢視任何瓶頸或重複性的問題,然後提出解決方案。如果做得正確,它可以成為幫助您的團隊更有效地工作的強大工具。

如何透過Miro建立線上工作流程

需要一些創意靈感來開始自己的工作流程圖?這裡有幾個例子可以參考:

範例1:發布部落格文章

使用泳道圖模板

您可以靈活地選擇最適合您的團隊和特定工作流程的圖表類型。此示例使用泳道圖來顯示製作和發佈公司博客文章所涉及的步驟和利益相關者。

線上工作流程:泳道圖

範例2:建立新人入職流程

使用工作流模板

您和您的人力資源團隊正在為新員工創建新的入職流程。您可以使用Miro 工作流模板創建所有任務,然後將它們組織成列,分別為「擱置」、「進行中」、「需要審查」和「已批准」。

線上工作流程模板

雖然這些這些步驟幾乎都是人類的是第二天性,但線上工作流程無疑是一個具備未來工作必備的協作工具,不僅可以幫助大家了解流程,還可以不斷精進所有成員的工作效率。

準備好開始使用Miro了嗎? 先行智庫為你而讀為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及線上活動設計及高效團隊協作教學,相關企業服務:https://www.kscthinktank.com.tw/custom-training/

【相關課程】線上教學設計與高效團隊協作實戰班: https://www.accupass.com/event/2108060749311658192635

分享在 facebook
Facebook
分享在 linkedin
LinkedIn
回到頂端
取得最新資訊

訂閱每週最新消息