如果把你的公司想像成一座島，島上有人力、有制度、有工作流程——這座島，真的「島如其名」這麼順嗎？
在 2026 先行智庫年度盛會的下午 HR 專場壓軸，我們邀請到先行智庫資深流程顧問蔡逸萱（Allie），以〈AI 時代的人資新工作術：用 RPA × M365 打造 HR 智慧協作〉為題，帶大家用「順順島」的比喻，重新檢視企業每天覺得麻煩、卻好像只能這樣做的工作流程。Allie 過去曾是教外國人中文的華語老師，也在出版社做過兩年多行銷，如今在先行智庫專注於 RPA、Power Automate、Power BI 等流程自動化與數位轉型工作，曾協助一間大型金控導入 RPA，一年節省超過 2,000 小時的人工作業時間。
招募流程真正卡住的地方，不是人，而是流程本身
Allie 以招募任用為例展開這趟「登島冒險」。招募本身是一段很長的流程——從產生需求、找人、一次面試、二次面試、核薪、錄用到報到。當團隊只有一個人時，靠個人經驗就能撐住；但當招募人數增加、團隊變成 10 個人、15 個人，就會出現新的問題：A 的做法跟 B 不一樣，B 跟 C 又不一樣，一個人做錯事情還能補救，但一整個團隊持續用不一致的方法做同一件事，小錯就會累積成大錯。
她指出，招募真正卡住的地方通常包括：招募資料分散在雲端硬碟、SharePoint 等不同位置；聯絡候選人、邀約面試同時要協調主管時間；遇到特殊履歷卻沒有標準 SOP 可循；履歷審核本身就耗時；以及最後資料沒有數位化，導致完全看不到招募漏斗的轉換率。她也分享一個實際案例：曾協助的一間金融業，光教育訓練單位半年就要辦約 400 堂課，量一變大，流程斷點、錯誤與無法被記錄的環節就會大幅增加。
RPA 能做什麼：電腦裡的小幫手
Allie 用一句話解釋 RPA：想像有一個機器人在你的電腦裡面，幫你完成那些重複性的作業流程——從系統下載資料、把 Email 附件存檔，到 Excel 分析、樞紐分析、報表比對，再到寄送通知、產生報表。
但她特別強調一個常被忽略的重點：做流程自動化時，不是找一隻超級機器人一次把所有步驟做完，而是要仔細思考每個步驟之間原本由人接起來的地方，現在該怎麼設計成自動接軌，以及遇到例外狀況（例如對方退件）該如何處理——這些才是流程設計真正的功夫。她也提醒，Power Automate 能串接的工具其實比想像中更廣，真正限制我們的往往不是工具本身，而是還沒想到這件事情原來可以這樣做。
從一個人的自動化，走向團隊的「模組化技能包」
即使一個人學會了這些工具，力量仍然有限。Allie 用一個比喻說明：
有一根再好的釣竿，也沒有辦法靠一個人改變整片海洋。你真正需要的是一整個船隊。
也就是要把個人的經驗，變成團隊的能力——她暫時將這個中介物稱為「模組化技能包」：團隊裡每個人各自研究一、兩隻機器人或流程，最後拼成日常工作真正可以使用的技能。
三個實戰案例：招募、產能、會議協作
Allie 分享團隊實際導入的三個自動化助理案例。
招募任用自動化助理
第一步是把所有人不同的招募流程做法畫在同一張圖上，對齊現況，再用顏色標示哪些可以自動化（例如自動通知、自動寄信），哪些必須保留人工（例如員工關懷）。接著以 SharePoint 建立新人資料中心與歡迎入口網站，讓每個按鈕都能觸發後續自動化流程或表單；候選人錄取後系統自動寄信通知，主管完成面試直接在對應表單填寫評價，資訊自動整合進後台資料庫。當這套流程成熟，就能變成一個可複用、可快速調整的「招募模組」。
產能管理自動化助理
團隊過去用 Excel 工作表統計工時，每週或每月才回頭填寫，準確度低。後來改用 Power Apps 打造每日填寫專區，手機、平板、電腦都能即時更新，並搭配 M365 做自動提醒（例如每天下班前提醒填工時，內容還會用 AI 設計成不重複的趣味文字），若隔天發現未填滿標準工時，系統會再次提醒補填。針對不同角色，同一份數據會呈現不同視角：小主管收到誰填了、誰沒填的客製化通知；高階主管透過 Power BI 儀表板掌握整體產能與營運方向。Allie 強調：同一份數據，針對三種不同角色，提供不同的資訊。
會議協作自動化助理
從會議室預約開始——用 Power Apps 打造預約系統，選定時段與會議室後自動確認、寫入行事曆並一次寄出所有與會者邀請。至於會議紀錄，過去每次都得手動複製上週模板、修改日期，如果是每週固定的週會，長期累積下來就是可觀的時間消耗。改成自動化後，系統會每天掃描是否有固定關鍵字的會議，並在開會前 15 分鐘自動產生會議紀錄模板，甚至可以搭配 AI 進一步優化模板內容。
從「一個人會用」，走向「組織可以重複使用」
Allie 建議尋找可複製流程時，要優先鎖定多數人都覺得低效、而且高頻發生的場景，覆蓋率要夠大，而不是只解決一、兩個人的特殊情境。她也觀察到，台灣企業的 AI 應用指數雖然持續提升，但真正能穩定跑起來的比例仍然不高，關鍵往往卡在人才策略、流程設計與跨部門協作，而不是工具本身。
演講尾聲，Allie 留給現場三個可以帶回公司立即開始的行動：
- 從自己身邊最熟悉的流程開始——例如招募通知、例行公告發布、訓練課程追蹤、重複資料處理。
- 找到公司裡具備流程改善思維與動力的種子夥伴——這些種子可能來自財務、HR、業務、IT 等不同單位，給予資源、做出成功案例後，再擴散成內部分享。
- 建立企業共用的數位資產——例如在 SharePoint 裡打造「技能商店」或「流程包」，讓過去做過的好東西可以被找到、被複用、被持續擴充。
她總結：這樣才能真正從「一個人的效率提升」，走向「組織能力」。
先行智庫觀點
Allie 的分享，也是先行智庫這幾年陪伴企業推動流程自動化的縮影：工具永遠不是最難的部分，把流程展開、處理乾淨，並設計出讓所有人都能適用的方式，才是真正的關鍵。
先行智庫協助企業從流程盤點、RPA 導入到 Power Platform 應用落地，把「一個人的做法」變成「組織可以重複使用的數位資產」，讓 AI 與自動化真正走進 HR 選、用、育、留的每一天。
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