日商精密化學龍頭如何透過 M365 應用啟動員工的「數位超能力」

洞察觀點

在協助多家日系企業推動數位轉型時，我們經常看到一個共同的情況：日資企業對於IT工具的投入極為紮實，許多工具實際應用仍有許多潛力；數位轉型的下一個里程碑，並非導入更多新工具，而是如何讓第一線同仁在既有的 M365 生態系中「舉一反三」。

為什麼越來越多企業以 Microsoft 365 推動數位轉型？

Microsoft 365（M365）近年逐漸成為企業數位轉型的重要平台。除了傳統的 Word、Excel、PowerPoint 等辦公工具之外，M365 也整合了 Teams、OneDrive、Planner、Forms、Loop 以及 AI Copilot 等協作與智能工具，使企業能夠在同一個平台中完成文件管理、專案協作與知識共享。

對許多企業而言，數位轉型不一定需要導入更多新的系統，而是重新思考如何在既有的 Microsoft 365 環境中建立更有效率的工作流程。當企業開始將 M365 視為一個完整的「數位工作平台」，而不是單一工具時，協作效率與資訊流動就能大幅提升。

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M365 不只是工具，是員工數位賦能的「實驗場」

近期，我們深入一家指標性日商精密化學與特用材料大廠，開辦「M365 智慧應用工作實戰班」，發現他們早已具備完整的 M365 使用環境，從資安防護到軟體授權無一不精；然而，同仁僅將 M365 當作單機版軟體使用，導致資訊及數據散落，產生協作的資訊孤島，難以發揮 AI 綜效。

因此，在實戰班中，透過實際工作案例，帶領學員跳脫單一軟體的思考，改以「任務導向」來操作：

跨部門協作與文件共編（OneDrive)：建立內部資訊管理，解決版本混亂。
專案進度管理（Planner）：管理手上的專案階段，更透明地追蹤進度。
即時資訊同步（Loop + Teams）：讓團隊像操作「微軟版 Notion」，在 Teams 中即時編輯共筆，大幅減少會議紀錄的往返時間。
問卷與資料蒐集（Forms）：製作問卷搜集意見及數據，並連動 Planner 進行任務分派。
AI 助理與 Copilot 應用：善用 Agent Builder 建立助理分身，加速重複性工作的流程。

當大家開始意識到 M365 其實可以這樣串接使用時，工作流程的想像空間就被打開了，那才是正式賦能的開始。

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企業活用 M365 的 3 個關鍵步驟

在企業導入 Microsoft 365 的過程中，我們觀察到成功推動數位轉型的企業，通常會經歷三個階段：

第一步：從單一工具使用，轉向生態系思維

多數企業初期只使用 Word、Excel 或 Outlook 等單點工具，但 M365 的真正價值在於跨工具整合。例如透過 Teams 作為溝通中心，結合 OneDrive 管理文件，再搭配 Planner 進行專案追蹤。

第二步：以任務流程為核心設計工作模式

企業可以透過 Forms 蒐集需求，再由 Planner 分派任務，並在 Teams 中進行協作討論與文件共編。當資訊能夠在不同工具間流動，工作流程就會更加順暢。

第三步：導入 AI 助理提升工作效率

透過 Microsoft Copilot 與 Agent Builder，企業可以建立 AI 助理，協助整理會議紀錄、生成報告摘要，甚至快速搜尋企業內部知識，讓員工更專注於高價值工作。

從「學會」到「活用」M365 的關鍵轉變

在實際操作過程中，學員開始積極地把工具套進自己的業務場景，並針對實務問題給予回饋：

「要怎麼用Planner管理研發進度，並且同時分享給協作的同事？」

「Loop 的組件能不能直接嵌入 Teams 頻道，讓各單位的即時資訊同步，甚至可以即時統計投票結果？」

這樣積極投入並舉一反三的態度，證明了當員工掌握 M365 的核心邏輯，他們就會自發性優化既有的溝通與協作流程，並真正運用在工作流程中。

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高標準資安下的生產力解放

M365 最大的優勢在於：它在提供強大生產力的同時，內建了極高層級的資安防護，保障客戶最核心的技術及配方資料，也讓員工能無後顧之憂地嘗試新功能。善用完整生態系，就是讓企業在最安全的防護下，跑出最快的創新速度。

M365 與 AI 工作模式的結合

隨著 AI 技術的發展，Microsoft 365 也逐漸從協作工具進化為企業的「智慧工作平台」。透過 Copilot 的導入，企業員工可以在日常工作中直接使用 AI 協助完成文件整理、資料分析與會議摘要。

當 AI 能夠與企業既有的文件、專案與知識庫結合時，員工不再需要在不同系統之間搜尋資料，而是能透過 AI 快速取得所需資訊，進一步提升整體工作效率。

賦能員工，就是為企業的數位體質扎根

在企業 數位轉型 的過程中，數位賦能的重點不在於工具的「多」，而在於應用場景的「深」，透過這次 M365 實戰班，我們看到的不是一場技術教學，而是一次成功的數位賦能。這堂課不只是工具教學，而是讓團隊重新思考工作流程。當 M365 開始被真正串起來使用，協作效率自然會在日常工作中慢慢體現。

先行智庫始終相信，最強大的數位轉型，是讓員工感受到工具能為「自己」減輕負擔、創造價值。

想了解更多企業導入案例與 M365 應用實務，歡迎前往：https://www.kscthinktank.com.tw/ai-solution/

常見問題 FAQ

Q1：M365 和 Office 365 有什麼不同？

Microsoft 365（M365）其實是 Office 365 的升級版本。
Office 365 主要提供的是傳統辦公軟體，例如 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 等，而 Microsoft 365 則進一步整合了 雲端協作、專案管理與 AI 功能，使企業可以建立完整的數位工作環境。

除了基本的辦公軟體之外，M365 還包含多項協作與工作流程工具，例如：
▪️ Teams：團隊溝通與會議平台，可整合文件共編與專案討論
▪️ OneDrive / SharePoint：企業文件管理與版本控制
▪️ Planner：專案與任務管理工具
▪️ Forms：問卷與資料蒐集
▪️ Loop：即時協作與共筆工具
▪️ Microsoft Copilot：AI 助理，可協助生成文件、整理會議重點與分析資料

因此，Microsoft 365 不再只是辦公軟體，而是一個能夠整合 文件、協作、流程與 AI 的企業數位工作平台。

Q2：企業導入 Microsoft 365 可以提升哪些工作效率？

當企業開始活用 Microsoft 365 時，最常見的效率提升主要體現在以下幾個面向：
1. 文件管理更清晰
透過 OneDrive 或 SharePoint，企業可以集中管理文件並建立版本控制機制，避免同一份文件在不同部門之間反覆傳送，造成版本混亂。
2. 跨部門協作更順暢
使用 Teams + Loop 可以讓團隊成員即時共編文件或筆記，並在同一個平台上討論與更新進度，減少會議紀錄往返與資訊落差。
3. 專案進度更透明
透過 Planner 或 Teams 任務管理功能，企業可以將專案任務視覺化，清楚看到每個任務的負責人、期限與進度，讓專案管理更加透明。
4. 資料蒐集與決策更快速
透過 Forms 建立問卷或回報機制，可以快速收集意見或資料，並搭配 Excel 或 Power BI 進行分析，幫助管理層更快做出決策。
當這些工具被整合使用時，企業不僅可以減少人工整理資訊的時間，也能讓工作流程更加順暢。

Q3：企業如何開始導入 M365 的協作流程？

企業在導入 Microsoft 365 時，不一定需要一次改變所有工作模式。
比較有效的做法，是從 日常工作流程中最容易改善的情境開始。
例如可以從以下三個步驟開始：
第一步：建立雲端文件管理
先將企業內部文件逐步轉移到 OneDrive 或 SharePoint，建立集中管理與版本控制機制，避免文件散落在個人電腦或郵件附件中。
第二步：建立團隊協作中心
將 Teams 作為主要的溝通平台，並在 Teams 中整合文件、會議、共筆與任務管理，讓團隊在同一個空間完成協作。
第三步：導入任務與專案管理
透過 Planner 或 Teams 任務功能，讓專案任務可以清楚分派與追蹤，讓團隊成員隨時了解專案進度。
當企業逐步建立這樣的協作模式後，就能慢慢形成一套 以 M365 為核心的數位工作流程。

Q4：Microsoft Copilot 可以如何協助企業工作？

Microsoft Copilot 是整合在 Microsoft 365 中的 AI 助理，可以直接在 Word、Excel、Outlook、Teams 等工具中提供智能協助。
常見的應用情境包括：
1. 自動整理會議紀錄
在 Teams 會議結束後，Copilot 可以自動整理會議重點與待辦事項。
2. 快速生成報告與文件
在 Word 中，只需輸入簡單指令，Copilot 就可以生成報告草稿或整理資料內容。
3. 協助資料分析
在 Excel 中，Copilot 可以協助分析數據並生成圖表，幫助使用者快速理解資料。
4. 快速搜尋企業知識
Copilot 可以從企業內部文件與資料中搜尋資訊，讓員工快速找到需要的內容。
透過 AI 助理的協助，員工可以減少大量重複性工作，將更多時間投入在創造價值與決策上。

Q5：為什麼 M365 適合推動企業數位轉型？

Microsoft 365 之所以成為許多企業推動數位轉型的核心平台，主要有三個原因：
1. 工具整合度高
M365 將文件管理、溝通協作、專案管理與 AI 功能整合在同一個平台中，企業不需要導入大量不同系統。
2. 資安與治理機制完善
Microsoft 365 內建完整的資安防護與權限管理機制，能確保企業的文件與資料在安全環境下使用。
3. 易於逐步導入
企業可以從文件管理或團隊協作等簡單情境開始，再逐步擴展到專案管理與 AI 應用，降低數位轉型的導入門檻。
因此，對許多企業而言，數位轉型並不是一次性的大型系統建置，而是透過 M365 逐步建立更有效率的數位工作模式。

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