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模組簡報術|商業簡報上台前你是怎麼準備的?

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很多人在簡報都輕忽了上台前的準備,例如場地、軟硬體設施。你是否遇過這樣尷尬的狀況:

 

有時候你可能熬夜準備了一份非常炫麗且圖文並茂的簡報,但是到了現場卻發現主辦單位或客戶的投影電腦所用的簡報軟體是舊版,結果你簡報格式複製到投影用的共用電腦全部都亂掉了。

 

簡報美學和架構固然重要,但不完全是簡報能力的一切,所以這邊分享一些商業簡報上台前的注意事項給大家參考:

 

【1.簡報場地的的硬體設施】

 

#現場燈光

另外現場的光源是較亮或在直播專用的場地,投影母片背景如果是全白可能會有不清楚或有眩光的狀況,建議投影母版可以選擇暗色調的。

 

但在直播還可能會遇到另外一種特殊狀況就是現場有黃光燈泡,但你是透過手機來直播你的現場簡報,這時候你會發現手機上面的簡報配色和你現在看到的會是不一樣,而且可能有些字會因為過亮而不清楚。

 

所以如果是現場直播,請提早到現場先做手機直播測試,透過手機畫面做現場光源大小和簡報顏色匹配測試,再重新調整簡報背景和字型顏色的搭配,避免觀眾看到直播畫面會有字不清楚的問題。

 

#場地形狀與大小

如果是大型研討會,請盡可能提早一小時前作測試和了解場地狀況,如果場地是屬於狹長型的,用在一般中小型演講的的字體大小可能會太小,因為坐在後面的聽眾可能會看不清楚,如果是寬型的,建議必須提早確認場地在中間及左右都有投影布幕,不然坐在在旁邊的觀眾可能會看不清楚。

 

#投影設備

有時候你會遇到某些狀況就是簡報場的的投影設備過舊,它可能會不支援16:9必須用4:3的方式投影,你的簡報排版效果也會受到影響。

 

另外就是投影機的螢幕投影轉接頭,有些投影機的轉接頭可能只有HDMI或者只有VGA接頭。所以通常建議前往簡報的現場前,先問好對方場地的轉接頭是哪一種。或者最好平常就為你常用的筆記型電腦準備準備好不同的HDMIVGA的投影轉接頭。

 

另外一種方式就是直接把你的投影片先預存在拇指硬碟中,直接用對方提供的公用電腦來做投影也可以。但這時候有可能因為公用電腦的簡報軟體的版本,和你所使用的版本不相容,所以會有一些格式上的差異。

 

另外,如果你的電腦簡報有音效的話,聲音可能會是直接由投影機輸出,聲音可能會過小,這時候你可以額外準備藍芽喇叭或者是使用簡報場地外接的音效輸出設備,或者直接利用麥克風的聲音來投放你簡報上的影音檔。

 

#簡報筆

有些人可能對簡報投影筆並不是那麼熟悉,每一種簡報筆控制簡報上下頁以及鐳射光點投射的方式都不一樣,這部分也是講者必須要熟悉的地方。如果講者對換頁或者是重點提示的按鈕不熟悉的話,也會造成簡報流暢度的問題。

 

#麥克風

簡報麥克風有手拿式或耳掛式,通常大家可能對手拿式的麥可風比較熟機,但如果是耳掛式的麥克風,他會懸掛在你的衣服上,這邊你需要注意一些小地方。如果你懸掛的地方是在你的領口附近。你必須注意,你在演講的時候你的手勢是否會影響麥克風收音?如果手勢過大的話,有可能會有衣服碰撞或衣服摩擦雜的聲音。所所以在佩戴這些懸掛式麥克風,必須注意麥克風、收音線以及收音器在你身體的位置。避免因為過多的雜音影響你的演講。

 

【2.簡報設備的軟體設施】

 

#簡報軟體和版本

市面上有很多不同的簡報工具例如微軟的Powerpoint Google簡報、Apple keynotePrezi,這些不同的簡報工具提供了各種不同的設計功能例如轉場或圖表功能,你選擇你的簡報工具也會影響你設計簡報的風格和思考。

 

另外你在使用微軟Office Powerpoint時,要注意一些小地方,因為不同的版本會提供不同的轉場動畫或特殊功能。如果對方提供簡報的公用電腦,簡報軟體版本較舊,這些動畫就有可能跑不出來。

 

所以在商務簡報,建議不要使用太花俏的轉場動畫功能。另外一個常犯的錯誤就是影片,如果你的簡報有內嵌影片的話。也要確定對方的公用電腦,可以正確播放你所要投放的影片。如果不行的話,建議提早到簡報現場,先在這台公用電腦預先安裝,你所需要撥放影片的軟體。這樣才可以避免簡報的當下,投不出影片的尷尬。

 

#直播平台或軟體

如果有錄製線上課程和直播節目的需求,可能會發現有些直播軟體平台會把簡報的某些顏色吃掉,例如常會用到一些比較日系的配色,但是這些顏色在這些直播軟體平台會變成其他的顏色,所以如果你在錄製特定頻道或平台的直播節目,就要盡量避開使用這些顏色當作你的母版底色,才不會在直播當天開天窗。

 

簡報準備的本身就是在展現你的專業。簡報內容甚至精美程度很容易外包,但上台時只有你自己,80%的意外是可以防止的,這過程中只要發生任何意外導致簡報過程中斷,簡報者必須負相當大的責任。所以請務必將以上注意事項及解決技巧放在心上,別讓你精心製作的簡報內容造成浪費。

 

#簡報其實是一種修行

#台上一分鐘台下十年功

#機會是留給準備好的人


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