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商務人士必學簡報術! 外商公司、中小企業都適用的5個臨場反應訓練法

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國內外很多的簡報書或文章,都會提到一些標準化快速製作簡報的方法,但微軟卻提供一個不一樣的邏輯。


通常這種大型的跨國公司,總部都會先做好很多專業又美觀的簡報範本,員工可以自行上公司內部的網站下載來使用,這個概念很像網路上的免費或付費簡報模板,只要把這些簡報稍微修改,就可以直接拿著這份PPT和客戶或主管溝通。也許因為微軟是一家擁有12萬名員工的大公司,所以每個人都會針對這份固定格式的簡報,做出屬於自己的風格。


例如日本的同事,會把這種美式簡報修改得更生動且活潑,而且色彩更簡單,讓客戶可以用更簡單的方式,理解一些複雜的技術。這或許和為什麼日本人出版的商管類型書籍,相較於西方人出的書更容易理解有關。


歐洲的同事則更重視細節,他們會增加許多補充說明,這可能和歐洲人從小學習與做事的方式有關。通常這些同事做事比較嚴謹,且喜歡問問題,所以過去我到美國出差,參加一些歐洲人比較多的會議分享時,發現很多時候整場會議都沒有簡報,而是不斷把客戶的問題拿出來討論。


而臺灣人做簡報通常比較保守,走的是四平八穩的風格。


所以真正好的簡報不是照本宣科,而是根據不同的溝通對象,重新詮釋與設計。如果你想讓自己的簡報技巧更國際化、更專業化,多看看其他國家的工作者怎麼做,也是一種好方法。


簡報場景改變,思維也要跟著變


請想像一下自己在知名外商公司工作,將近8年的時間都是北、中、南垂直移動的高鐵人生(還到北京、美國出差),一年至少要講200場簡報,地點可能是在五星級飯店、度假旅館,也可能是在客戶會議室進行,這時,「針對同一個產品,如何在一年內,用不同的簡報方式、在不同的場合,對不同客戶(及經銷商)說明」就變得非常重要。一旦簡報場景改變,你的態度、溝通方式都應該隨之變化。



飯店簡報:事先做環境場勘,字體大小一定要確認再確認


在飯店或會議中心做簡報有別於在客戶會議室內,現場空間非常大,有狹長型也有寬廣型的。通常在這種大場地,你很難看到臺下觀眾的眼神;而且每家飯店的會議廳,硬體設備會有差異,所以每一次上臺前,你就得適應環境。研討會結束後,還要回收參加者問卷,看看他們對你產品的評價,會面臨很大的心理壓力。


因此,簡報配色的設計、字級大小選擇,以及你的臺風、語調,可能都要到當天上場前才緊急調整。此類型的簡報壓力主要來自於,只要講得不夠好,馬上就會失去很多商業機會,甚至是你在業界的評價。所以,請盡可能提早到會場演練,然後假裝自己是坐在最後一排的客戶,看看螢幕字級和顏色是否清楚。


一般來說,假如你的簡報時段較常被安排在早上、午休前的一場,或是終場前的最後一場。這兩個時段難度多半較高,因為你得專心聽其他人講完、一邊觀察現場臺下觀眾的反應後,決定你要如何串場,將其他人的觀點和你的簡報結合在一起,這樣研討會的整個主題才會有連貫性。


線上研討會:熟悉軟體操作,充電器一定要有


另外一種比較難的簡報場景,是線上研討會(webinar)。線上研討會類似網路直播,講者看不見線上參加者的臉部表情、肢體動作,所以很難自在的對電腦做40分鐘的簡報。更別說每家公司用的軟體平臺都不太一樣,你必須在最短時間內克服軟體操作的問題。另外有些簡報者可能很擅長實體互動,但舞臺一搬到線上平臺就感到不自在。總之,一位講者如果能駕馭線上與線下兩種不同的簡報環境,這就會是他在這類型公司上班的優勢。


五個臨場反應訓練方法

在微軟摸索出自我練習的5個方法:


練習一、不同時間長度的簡報


訓練自己針對同一個主題,做不同時間長度的簡報,例如10分鐘版、30分鐘版、1小時版,甚至是一整天的版本。對於這個練習,在電腦歸檔方面,可以用不同的時間命名編碼方式,例如:產品 A_30 mins、產品 A_40 mins、產品 A_3 hours,以便隨時應用。


通常短時間的簡報是應用在飯店的研討會上,長時間的簡報可能用於對客戶針對某個產品做詳細的教育訓練。因為簡報的目的不同,頁數和時間長度也不同。


練習二、不同職級的簡報


同樣的業務產品針對不同階級的主管時,應有不同的簡報方式,例如副總級以上的、經理級以上的和專案承辦人員,光是這三種對象,想要聽的重點就不一樣。高階主管想知道執行後的效益結果和重點,基層人員大都想了解執行的細節。


練習三、不同場地的簡報


如果是研討會簡報的訓練,可以先從十幾人的場合練習,等慢慢熟練小型研討會的軟、硬體設施,再挑戰中大型研討會的場地與聽眾人數。因為不同人數的簡報,現場壓力完全不同,先讓自己習慣人數少的會場,再慢慢換成大場地,隨著時間練習,就可以輕鬆駕馭百人的場地。


練習四、白板即興的簡報


有時候可以訓練自己,不要用PPT對客戶或主管做簡報,例如美國很流行的白板(whiteboard)簡報方式。通常客戶的會議室或高階主管私人辦公室,都會備有白板和白板彩色筆,所以你可以利用開放式問題的討論方式,透過白板來和客戶互動與溝通,再把你的解決方案和客戶需求,用不同顏色的白板筆畫出來。例如客戶的問題用紅色簽字筆來表示,你的產品或解決方案用藍色的簽字筆來表示,產品的好處則用綠色的簽字筆來表示。


這樣的方式有助於你和客戶互動,會議結束後只須用手機拍下白板作為紀錄。這種簡單的一頁式視覺化簡報,就非常適合在高階主管的會議室進行。


練習五、時間場景的簡報


不同時段的簡報方式也會有所不同──有早餐會報、午餐會報,下午研討會或是晚上的高階策略會議或餐會,甚至是企業很流行的戶外會議(outside meeting),在不同時間點,聽眾的專注力都是不同的。例如下午的第一場簡報,因為大家才剛吃完中飯,專注力都會比較差,所以簡報的前段盡量不要太枯燥,語調不宜過於太平淡;晚上的簡報因為大家的心情都比較放鬆,所以要盡量簡短快速切入到重點,然後讓參加者可以趕快進入用餐討論。


透過這五種不同的練習方式,把握每個主題的練習機會,你的溝通能力就會提升,而且臨場反應也會變快。當你慢慢透過簡報目的去拆解你練習的方式,你才有辦法在上場時使用練習過的方法。

本文摘錄自《我在微軟學到的模組簡報技術》


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