知識專欄

未來職場的人力資源自動化

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人力資源自動化的飛速發展,使人力資源部門能夠簡化和加快其工作方式,讓許多任務自動化並在以人為中心的任務上投入更多時間,包括賦予員工權力。企業團隊該如何應用人力資源自動化並以更有效的方式工作?


毫無疑問,人力資源管理和流程是每項業務的關鍵部分。人力資源部負責招募、入職和離職、培訓和發展、薪資福利等業務,以及關照員工在組織中的總體健康狀況。沒有人力資源人才,任何公司都將無法順利營運。


但是,許多人力資源部門習慣於這些任務中人工處理的管理和文書工作。以前可能沒有別的選擇;如今,HR自動化得以解決所有業務項目的繁瑣流程。這就是為什麼企業要盡快進行數位轉型,以確保人力資源部門保持創新與學習的動能。


什麼是人力資源自動化?

人力資源自動化(HR Automation),使用軟體對重複和耗時的任務進行數位化和自動化,包括員工入職離職管理、工資單、計時和福利管理等。這使人力資源部員工可以將精力集中在對公司更有價值、更具戰略意義的任務上,它還可以提高效率與安全性,同時減少人為錯誤的可能性。


人力資源自動化的出現,是為減少每天的人力資源流程都涉及大量的時間和文書工作。如果企業團隊中的人力資源部員工花更多的時間在管理上,而不是在其他業務領域中運用他們的寶貴技能,那麼該是時候導入HR自動化了。


但是,從人工作業轉換為HR自動化需要一定水平的技能與培訓,企業才能有效運作。人力資源自動化為所有員工帶來的好處,遠遠超過了為實現這一目標而投入的時間、精力和金錢,可謂勢在必行。



人力資源自動化的好處

1. 提高效率 

過往人力資源在很大程度上取決於文書作業的流程。這卻很耗時、重複性高且效率極低。文書作業可能會卡在」流程隊列中或在某個人的辦公桌上,並且錯誤發生很常見。


人力資源自動化將以上所有業務內容數位化,從而提高整個企業的生產率和效率。然後,組織可以將更多精力集中在確保其所有人力資源部員工的高價值產出。包括專注於文化建設、教育培訓、人才分析、溝通協調等,這類能力對於人力資源專業人員的表現都是必不可少的。


2. 可行的見解

人力資源自動化使HR能夠追蹤、收集與分析各種數據。這使HR可以發現模式並根據發現結果製作專業報告。接著,能使用這些見解來改進人資流程,修正錯誤、優化升級,並做更多幫助整個企業向上提升的任務。


3. 減少錯誤

人工完成工資單、時間表和檢查休假等,容易發生人為錯誤。因此,靠著人力資源自動化,可以輕鬆、快速地完成這些任務,並減少出現錯誤的空間。


4. 改善溝通與協作

人力資源自動化提供了所涉及的所有流程和階段的清晰概述。這可以幫助企業每個人理解彼此的責任與工作,從而改善溝通和團隊合作。


5. 降低紙本處理成本

基於紙張的處理需要列印文檔、歸檔並將其儲存為記錄。人力資源自動化降低了與此相關的紙本處理成本。它最大程度地減少了對實體儲存空間的需求,並確保在雲端空間中透過幾個按鈕即可輕鬆找到記錄。


6. 求職者和員工的積極體驗

當人力資源部員工淹沒在管理任務中時,他們通常沒有太多時間關注新的求職者的面試與簽到。不管最終是否僱用他們,這都會帶來負面的僱用經驗。人力資源自動化意味著HR將有更多時間與求職者聯繫並改善他們的整體面試體驗。


此外,企業員工可從自動化服務中受益。例如,他們可以更快地獲批準其請假申請和預算報告;HR可以追蹤其員工的福利,這有助於建立積極員工體驗。


最好的人力資源自動化工具是什麼?

企業必須先確認,想在人力資源自動化工具中尋找什麼?這很大程度上取決於企業要解決的問題。它還必須與企業已經擁有的解決方案無縫接軌,並且只需最少的培訓就可以非常簡單地使用。


企業還需要考慮預算的配置、設置的時間表,並考慮受影響的利害關係人。大多數公司在HR自動化過程中最多可以包含10~12個系統,這意味著整合方案對於HR自動化成功至關重要。 


同樣重要的是,人力資源自動化不會解決不良的人力資源程序或政策。因此,選擇的HR自動化軟體可能適合公司的當前規模,但無法隨著規模的成長或向海外擴展而升級,這些都是選擇自動化工具之前要考慮的因素。


人力資源自動化是必經的未來

有效實施和使用人力資源自動化,將減少人力資源團隊受制於平凡、重複、且無創造力的任務上,並創建更有效、更準確的為整個企業組織提升效益的工作方式。人力資源部門投入更多的時間和精力來建立更積極的人才培訓與工作文化,這也是HR具備無限潛力的未來職務模式!


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