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利用雲端協作進行企業的數位轉型

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當企業組織變得更大更分散時,數位通訊就成為各種規模企業的一種關鍵工具。多年來,通訊軟體和電子郵件已是數位通訊的主要來源,讓距離遙遠的人們能保持連繫。但如今企業員工的工作空間變成無處不在時,組織便需要有更即時的通訊解決方案,讓團隊可以更有效地協作與溝通。

 

雲端協作是在數位空間中即時共同進行作業的流程,通訊是有效協作的關鍵部分。但雲端協作的需求標準更高,必須可以順暢地即時分享檔案、編輯文件,還可以擁有共同的工作流程,且沒有工作距離或地點的障礙。

 


▍企業組織的雲端協作應用:

雲端協作對各類企業組織都有廣泛的用處,從教育機構、醫療業、傳產、科技業、到政府組織,都是如此。以下是企業組織中運用雲端協作的幾個方式:

 

1. 基礎通訊聊天

一般常見的通訊軟體即可達成。讓員工可在數位空間中即時連結與溝通,輕鬆分享檔案文件、快速交換資訊,並開啟一對一對話或群組對話。

 

2. 正式視訊會議

雲端視訊會議讓員工可以使用視訊開會,分享彼此的畫面,傳送文件檔案,並可看到其他與會者的回應及肢體語言。當你需要討論更多繁瑣的工作細節時,基礎通訊便不能勝任,這時視訊會議是很好的方案,它能夠提供更多功能,是雲端協作不可或缺的工具。

 

3. 檔案分享與編輯

檔案分享與編輯,讓員工可以使用相同的應用程式或平台來共享或協作文件,同時可讓同事看到他進行的編輯、註解和評論。即時作業有助於精簡協作,讓工作流程更順暢也不會有重工問題,且不受地域限制。

 

4. 專案策劃

專案經理和其他利益關係人可以透過即時分享內容(例如文件、行事曆、檔案)和編輯,或共同協調重要的決策,來幫助達成一致的期望並有效推展專案的進度。 透過聊天、視訊、線上白板編輯等,讓專案經理與團隊成員能保持高效工作模式。

 

5. 提案與促銷

企業一些對外的活動,例如客戶提案、行銷活動、上市計畫、公關記者會、研討會等,都可以透過最新的雲端協作平台,快速有效地完成這些任務。

 

▍雲端協作的好處:

雲端協作是一項功能強大的工具,適合各種規模的企業組織使用。不論員工是在辦公室內、遠距、或混合式工作型態,雲端協作都可帶來多種益處。

 

1. 精簡工作流程

不用再為緊急的專案等候電子郵件或通訊軟體的回應,交付成果的細節也可以快速確認減少代溝。輕鬆地與他人交換資訊、分享畫面、共享文件,無需耗費精力在繁瑣的來回通訊上。

 

2. 為所有員工建立平等性

隨著更多的企業組織轉向混合式工作模式,他們難以確保遠距工作的員工和辦公室工作的員工擁有相同的機會參與會議或其他專案。雲端協作將有助於提高遠距工作員工的表現機會,讓他們在會議與專案中也能表達自己的觀點。

 

3. 為企業營運增加靈活性

隨著視訊會議技術的發展,員工已無需坐在辦公桌前便可有效進行工作。 只要連接上網路,即可加入並參與會議。這代表不論是身處家裡、飯店、咖啡廳甚至通勤時,都可和團隊為專案進行協作。

 

4. 即時與動態性

不論工作地點為何,員工都可在一接到通知時即展開工作協作、分享檔案,並提供專案狀態更新。大大提升整體工作效率!


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