一、引言
在辦公室裡導入 AI，絕對不只是噱頭，而是一場重新定義工作分工的革命。從團隊的日常工作來看，AI 的應用情境大致可分為三種類型：
- 處理例行雜事的「庶務型」，像是寫 Email、整理會議記錄。
- 發揮創意的「創造型」，如文章撰寫、圖像設計與腳本創作。
- 仰賴邏輯與思考的「分析型」，包含數據整理與洞察分析。
這三大場景中，總有一些任務是你最不想做、最花時間的，這正是 AI 最能幫上忙的地方。這篇文章將帶你認識如何透過 ChatGPT 搭配 Word、PPT、Excel 等工具，打造真正高效的一天！(延伸閱讀：企業必看！ChatGPT 的4大應用，打造會省錢也會賺錢智慧團隊)
二、用 ChatGPT 之前，先認識 COCOA 提問框架
許多人初次接觸 ChatGPT，常常卡在「不知道怎麼問」的窘境。事實上，AI 的智慧來自你的引導——如果問題模糊，回應當然也不精準。這正是為什麼我們在課程中導入了實用的 COCOA 提問框架。
COCOA 分別代表：角色（Character）、背景（Context）、目標（Objective）、輸出格式（Output）、其他需求（Additional）。只要掌握這五個元素，你就能像專業助理一樣對 AI 下指令，產出貼近真實工作需求的內容。想讓 ChatGPT 寫出你要的信件、簡報或公式？從學會「怎麼問」開始！
| Character角色 定義角色 | 先幫AI助理定義一個角色、工作內容與專業背景。 |
| Context上下文 背景資訊、參考資料、舉例說明 | 給予完整的背景資訊與情境描述，可以提供相關資料讓ChatGPT當作參考，例如 : 公司與產品介紹、政府投標RFP、原廠簡報、信件內容、會議記錄或者是輸出文字的範例。 |
| Objective目標 工作指令 | 要請ChatGPT完成的工作是什麼? 輸出目標是什麼? |
| Output輸出 產出要求格式 | 說明輸出內容格式，例如表格、限制條件(如包含或排除那些內容與字數限制)、添加表情符號、是否需要圖片。 |
| Additional其他要求 更精細的輸出要求 | 目標對象 (可依據不同的溝通目標調整輸出如程度高度、反對同意) 溝通渠道 (社群、郵件、EDM ) 表達方式 ( 撰寫風格、口吻語氣) |
(延伸閱讀：20 個 ChatGPT HR 應用情境：Prompt 指令大公開！協助人資提升工作效率)
三、AI結合工作應用情境範例
你的一天是否也常在寫信、做簡報、整理報表中度過？事實上，這些高頻卻耗時的工作，正是最適合導入 AI 協助的切入點。透過 ChatGPT 搭配 Word、PPT、Excel，只要學會下對指令，就能把原本需要花數小時的流程大幅壓縮。
接下來，我們就從這文字生成、簡報製作、數據分析三個情境出發，看看實際該怎麼問。
文字生成篇：撰寫一封委婉但堅定的催稿信
情境說明：你需要提醒合作夥伴交付專案內容，但又不想讓對方覺得被逼迫，該怎麼寫出語氣得體的信件？
COCOA Prompt 範例：
「你是一位專案經理（Character），目前正在等合作夥伴提交行銷素材（Context）。請你幫我寫一封委婉但明確的催稿信，讓對方了解時程緊迫，仍能保持良好關係（Objective）。格式是電子郵件（Output），語氣專業但友善，字數控制在150字以內（Additional）。」
解析：
- 角色：讓AI進入「專案經理」的語境
- 情境：說明目前在等素材，幫助AI理解上下文
- 目標：明確指出「委婉催稿、維持關係」
- 輸出格式：限制為email，幫助定調語氣與格式
- 額外要求：口吻、字數都控制清楚，避免廢話
簡報設計篇：把會議記錄整理成簡報大綱
情境說明：剛開完部門會議，你手上是一大段討論紀錄，希望 AI 幫你濃縮成簡報的大綱，適合用來做彙報。
COCOA Prompt 範例：
「你是一位策略部門的內部簡報製作助理（Character），目前收到一份行銷團隊的會議紀錄（Context）。請你根據這份內容，整理出一份5頁以內的簡報大綱，包含重點摘要與頁面標題（Objective）。輸出格式為簡報大綱的條列格式（Output），語氣中性、有邏輯性即可（Additional）。」
解析：
- 角色與情境讓AI知道這是跨部門彙報
- 目標清楚界定為「濃縮成簡報架構」
- 輸出格式指定為「條列」避免AI亂寫長文
- 附加說明有助AI判斷語氣與長度
數據分析篇：請AI幫我想出正確的統計公式
情境說明：你要統計不同業務人員的月業績變化率，卻不確定該用哪一個Excel公式最好，想請AI幫你釐清。
COCOA Prompt 範例：
「你是一位擅長資料分析的Excel專家（Character），我目前有一份員工業績表（Context），需要計算每位業務每月的銷售成長率。請提供正確的Excel公式，並簡單說明它的邏輯（Objective）。輸出格式為公式+解釋（Output），內容需簡明扼要（Additional）。」
解析：
- 加入角色「Excel專家」提高專業可信度
- 情境提及資料結構，幫助AI選擇正確方法
- 輸出同時要求「公式」與「解釋」更實用
- 限制風格「簡明扼要」讓產出不冗長
(延伸閱讀：讓 ChatGPT 幫你寫 Excel 公式！3個應用範例提升工作效率 – 基礎篇)
四、小結
從信件、簡報到報表，我們已經看到 ChatGPT 如何成為辦公室裡不可或缺的 AI 幫手。但這只是開始。真正的關鍵，不在於你懂幾個工具，而是你懂怎麼讓 AI 解決你的工作情境。
如果你想認識更多 AI 結合工作場景的實際應用，先行智庫提供完整且實用的培訓資源，協助企業團隊從觀念到操作，順利將 AI 技術落實到日常工作流程，真正實現效率與創新的雙贏。
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