身為企業內部的財務單位，你是否也曾面臨這些財務日常困擾：每天手動下載銀行明細，花了整個早上卻仍可能遺漏？對帳與發票比對全靠人工，一筆錯誤就得重做？催收流程零系統化，一旦逾期便全線混亂？這些高重複、低價值的工作，不只消耗團隊時間與精力，也壓縮了財務人員應該投入在分析、規劃與風險控管等更具價值任務的空間。
Gartner 調查指出，超過 55% 的財務單位已將「無接觸結帳（Touchless Close）」列為 2025 年目標，代表結帳流程將大幅自動化，減少人工干預與錯誤風險。透過導入流程自動化機器人（RPA），企業能以低成本、高彈性建立專屬數位助理，快速針對痛點流程實現改善。
本篇文章將聚焦於「財務八大循環」，剖析常見流程痛點並提供具體的 Power Automate 解決方案，協助財務團隊真正從作業導向邁向策略價值創造。
一、別再重複對帳催收！如何用結合RPA與「財務八大循環」？
想像你有一位「超級助理」，每天自動拆分 Excel、寄送提醒信、幫你催收款項，還能定時從 ERP 系統撈資料、整理報表、分類檔案。他不請假、不加班、不抱怨，也不會因為下午茶耽誤進度——因為他就藏在你的電腦裡。
這位虛擬助理，其實就是流程自動化機器人（RPA）。它的價值在於接手那些規則明確、重複性高的例行任務，例如：下載明細、資料比對、發送郵件、產出報表等。這些過去仰賴人工完成的工作，現在都能在後台自動執行，無需人工干預。
而 RPA 最適合發揮的場域，就是財務部門每天都在運作的——財務八大循環。這八大循環包含：現金循環、銷貨與應收帳款、採購與應付帳款、薪資、固定資產、融資、存貨與生產。這些流程普遍具備高頻率、可標準化、步驟固定等特性，是流程機器人最能創造效益的環節。以下舉幾個常見的應用情境：
- 現金循環：RPA 自動下載銀行明細並比對 ERP 帳務，標示異常項目
- 應收帳款：根據入帳金額自動匹配發票、發送催款提醒
- 採購與應付帳款：三向比對（採購單、收貨單、發票）自動完成
- 薪資循環：自動計算薪資、產出薪資單並加密寄送
換句話說，八大循環是企業穩定營運的骨幹，而流程機器人就是讓這套系統能「自動穩定運轉」的關鍵推手。
二、自動化怎麼開始？先從財務八大循環的流程痛點下手
對多數企業而言，導入RPA自動化的最佳起點，就是從「痛點最深」與「最容易自動化」的兩類型財務流程下手。這些流程通常具備幾個共通特徵：高重複性、步驟固定、規則明確，且人工作業比例高、錯誤風險也高。
下表整理出財務八大循環中最常見的人工瓶頸，並對應出可以優先導入流程機器人的自動化解方，讓你一眼看出組織內的潛在自動化切入點：
| 財務循環 | 常見人工痛點 | RPA 自動化應用 |
| 現金循環 | 銀行對帳需人工比對、效率低 | 自動下載明細並與 ERP 對帳，標記異常 |
| 銷貨與應收帳款 | 發票寄送需人工操作、催收流程難控管 | 自動產出電子發票、發送催收提醒通知 |
| 採購與應付帳款 | 三向比對需人工核對、審批延遲 | 自動比對採購單、收貨單與發票，流程自動送簽 |
| 薪資循環 | 每月薪資計算與發送耗時、人為錯誤風險高 | 自動抓取考勤資料、計算薪資並寄送加密薪資單 |
| 固定資產 | 盤點記錄分散、資料更新落後 | 自動整合盤點數據、即時更新系統 |
| 融資循環 | 還款提醒依賴人工，易遺漏 | 自動排程生成還款提醒並整合通知 |
| 存貨循環 | 庫存過低或過高反應不及 | 自動偵測庫存水位並推送採購通知 |
| 生產循環 | MRP 計算繁瑣、人工依賴高 | 自動根據訂單與銷售預測產出物料需求清單 |
從上表可以看出，不少財務流程之所以造成重工，主因在於資訊整合斷層或人為作業干預過多。只要將這些任務交由 RPA 機器人接手，不僅能提升作業即時性與穩定性，更能有效降低錯誤風險。建議從高頻痛點著手，例如現金對帳、應收催收或三向比對，都是導入容易、見效快速的自動化起點。
三、七步驟設計：供應商發票與 AP 立帳流程自動化
導入流程自動化，最理想的場景就是那些重複性高、流程穩定、錯誤風險大的財務作業。其中，「供應商發票入帳」就是許多企業每月都要面對的大工程，而 Power Automate 搭配 OCR 工具與 ERP 系統整合，正好能將這一流程徹底自動化。
以下是一個實際應用案例，說明如何透過流程自動化機器人，完成「發票自動立帳流程」流程：
- 接收發票檔案：系統自動偵測指定資料夾中的發票 PDF，一旦新檔案出現，即觸發後續流程。
- OCR 辨識發票內容：使用 OCR 工具讀取發票中的欄位資訊，包括發票號碼、開立日期、金額、幣別、供應商代號等。
- 比對 Mapping Table：系統自動比對內部的對應表，將辨識結果轉換為 ERP 系統所需的欄位格式，如成本中心、科目、供應商代碼等。
- 執行邏輯驗證：檢查資料完整性，確認金額、供應商是否正確、欄位是否缺漏等。
- 異常即時攔截：若發現資料不符（如缺少供應商代號、金額異常），流程自動中止並寄出錯誤訊息通知人工覆核，避免錯誤登打進 ERP。
- 自動入帳至 ERP：驗證通過後，自動將該筆發票資訊寫入 ERP 系統，完成 AP 立帳作業。
- 當達到門檻金額觸發稅務流程：若金額超過預設門檻（例如 500 萬元），則自動執行營業稅登錄或報帳作業。
透過這七個步驟，企業可以實現從發票接收到 ERP 入帳、再到稅務申報的全自動流程，不僅節省人力、減少錯誤，更建立起具備可追蹤、可維運、可擴充的現代財務作業模式。
四、一分鐘財務自動化檢核清單
還在觀望流程自動化要從哪裡下手？別急，先來看你是否遇過這些狀況，並對應你公司在哪個「財務循環」特別有感：
我的團隊是否遇過這些情況？
| 問題情境 | 所屬財務循環 | 是否符合？ |
|---|---|---|
| 每天對帳花好幾小時，還常對錯 | 現金循環 | |
| 發票常用人工寄送、追催零系統化 | 銷貨與應收帳款循環 | |
| 三向比對常出錯，付款流程塞車 | 採購與應付帳款循環 | |
| 每月薪資計算複雜、出單慢 | 薪資循環 | |
| 資產盤點資訊不一致、漏報常見 | 固定資產循環 | |
| 每次還款都靠人工記帳＋提醒 | 融資循環 | |
| 庫存低到斷貨才發現 | 存貨循環 | |
| 物料需求人工推估，準確率低 | 生產循環 | |
勾選兩項以上，代表你的財務作業已非常適合導入RPA機器人，建議從高頻流程先開始，例如：
- 銀行對帳（現金循環）
- 三向比對（採購與應付）
- 催收提醒（應收帳款）
這些流程規則明確、錯誤代價高、又最容易設計成自動化邏輯，是「數位助理」最適合發揮的第一步。
五、小結：流程跑起來，財務向前走
財務八大循環是企業營運的核心動脈，而流程自動化機器人（RPA）則是讓這套機制能更快、更準、更穩運作的數位助力。選對流程、選對工具、從小開始，每一個看似微小的優化，都能讓財務團隊從報表與對帳中解放出來，真正成為企業決策的數據夥伴與策略推手。
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