洞察觀點

讓 ChatGPT 幫你寫 Excel 公式!3個應用範例提升工作效率 – 基礎篇

讓ChatGPT幫你寫Excel公式!3個應用範例提升工作效率 (基礎篇)

在現代數位時代,我們面對大量的資訊和數據,如何有效地處理這些數據成為一個重要的課題。Excel 是一個廣泛使用的電子試算表工具,而 ChatGPT 則是一種基於人工智慧的自然語言處理模型。

本文將探討如何結合 Excel 和 ChatGPT,在實際應用函數的範例中提升工作效率,解決日常工作中的數據處理難題。 

本篇想讓你知道的是:

  • 什麼是 Excel 函數? 
  • 什麼是 ChatGPT? 
  • ChatGPT 的 Excel 提問技巧 
  • ChatGPT 生成 Excel 函數實例解析:1.數據篩選  2.數據計算 3.數據合併 

一、什麼是 Excel 函數? 

Excel 函數是一種用於執行特定任務的工具。它們可以執行各種數學、統計、文本處理和邏輯操作,讓用戶能夠快速計算和分析數據。 

Excel 提供了許多內建函數,例如 SUM、AVERAGE、IF 等。這些函數可以通過結合不同的參數和運算符,靈活地滿足不同的需求。 

二、什麼是 ChatGPT? 

ChatGPT 是 OpenAI 開發的一種語言生成模型。它通過對大量的文本數據進行訓練,能夠生成具有上下文意識的自然語言回答。 

ChatGPT 可以根據用戶的提問生成相應的回答,並且可以不斷地進行對話。這種自然語言處理的能力使得 ChatGPT 成為一個強大的工具,可以應用於各種場景,包括數據處理。 

三、ChatGPT 的 Excel 提問技巧 

若想透過 ChatGPT 替你寫出複雜的函數,能藉由三大框架提問法包含:「背景資訊」、「任務目標」、「輸出要求」對ChatGPT 下指令,能使它更快理解你的需求並產生合適的回答;如果想要進一步學習該函數的用法,也可以讓它針對回答進行解釋。 

框架 提問範例
背景資訊我有一份 Excel 資料表,A欄是OOO;B欄是OOO;C欄是OOO
任務目標想要新增一欄,將 A 欄與 B 欄的數值相加
輸出要求提供一個給我能放在新欄位的函數
其他需求(可略)並對此函數加以解釋以及提供延伸用法

四、ChatGPT 生成 Excel 函數實例解析

在 Excel 中,我們可以使用函數來篩選和選擇特定條件下的數據,透過 ChatGPT,不必理解每個函數的寫法,也能順利地達成我們想要的結果。 

1. 數據篩選(IF 函數應用): 

假設有一個包含銷售數據的 Excel 表格,其中包含產品、月份與銷售金額的欄位,如圖1,我們想找出銷售額超過1,000元的產品,此時我們可以用 ChatGPT 生成一個IF函數來完成這個任務。 

四、ChatGPT生成Excel函數實例解析
▲圖1 銷售數據資料表(Before)

針對此需求,我們運用上述的框架向 ChatGPT 提問,範例如下:

框架 提問範例
背景資訊我有一份 Excel 資料,A 欄是產品名稱;B 欄是月份;C 欄是銷售金額
任務目標請問我要新增一欄「銷售額是否達標」,判斷銷售金額是否超過1000元
輸出要求提供一個給我能放在新欄位的函數
其他需求(可略)並對此函數加以解釋以及提供延伸用法

就能得到它提供的回覆,如圖2。我們藉此能從回答中得知,在目前的 Excel 中該如何輸入函數,得到理想的結果;並從延伸用法中學習 IF 函數適合在哪些情景中使用,幫助使用者對於 IF 函數進一步的理解。

四、ChatGPT 生成 Excel 函數實例解析
▲圖2 ChatGPT 問題回答(IF函數)

四、ChatGPT生成Excel函數實例解析
▲圖3 銷售數據資料表(After)

2. 數據計算(SUMIFS 函數應用):

在第二個情境中,假設主管要求我們將銷售數據的 Excel 表,依照月份計算每個月的銷售總額,此時我們該如何處理?透過前面提到的提問框架,我們能設計出以下問題向GPT提問:

框架 提問範例
背景資訊我有一份Excel資料,A欄是產品名稱;B欄是月份;C欄是銷售金額;D欄是銷售額是否達標
任務目標請問我要新增一個值計算「一月份的銷售總額」
輸出要求提供一個給我能新增此值的函數
其他需求
(可略)
並對此函數加以解釋以及提供延伸用法

通過提問 ChatGPT,如圖4,這個公式可以計算出1月份的銷售總額,並學習延伸的用法。

四、ChatGPT生成Excel函數實例解析
▲圖4 ChatGPT 問題回答(SUMIFS 函數)

四、ChatGPT生成Excel函數實例解析
▲圖5 計算銷售總額量值

3. 數據合併(CONCATENATE 函數應用):

在Excel中,我們經常需要將多個單元格的內容合併成一個字符串,假設我們有一個表格,其中 A 欄是部門,B 欄是職稱,C欄是姓名,如圖6,若需要將三欄位合併成一個儲存格該如何執行?

四、ChatGPT生成Excel函數實例解析
▲圖6 企業員工名單(Before)

再次運用前面提到的提問框架,我們能設計出以下問題向GPT提問:

框架 提問範例
背景資訊我有一份 Excel 資料,A 欄是部門;B 欄是職稱;C 欄是姓名
任務目標請問我要新增一個欄位將前面三欄的資料合併成一個資料格
輸出要求提供一個給我能新增此欄的函數
其他需求(可略)三個資料要以”-”做分隔

通過提問 ChatGPT,此公式可以將原有的三個欄位中的文字進行合併,放入新的一欄儲存格,如圖7。

四、ChatGPT生成Excel函數實例解析

▲圖7 ChatGPT 問題回答(CONCATENATE 函數)

四、ChatGPT生成Excel函數實例解析
▲圖8 企業員工名單(After)

結論:

Excel 與 ChatGPT 的結合為我們提供了更多的工具和選項來處理數據。通過結合 Excel 函數和 ChatGPT 的能力,我們可以更高效地進行數據篩選、分析和合併,並且可以獲得更深入的指導和洞察。

在日常工作中,我們可以利用這種結合來提高工作效率,並且更好地應對數據處理的挑戰,未來我們將與讀者分享更多在ChatGPT 中快速寫出 Excel 函數的範例,幫助大家能快速完成理想的報表!

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