引言
前一篇文章我們介紹了 Power Automate Desktop（下稱 PAD）是什麼，以及如何完成安裝流程。恭喜你正式加入 PAD 的世界，跨出了自動化的第一步！(延伸閱讀：Power Automate Desktop是什麼？一次搞懂版本差異和快速安裝！)
但對許多剛接觸自動化的新手來說，常會冒出這些疑問：「我該自動化什麼？」、「流程那麼多，我該從哪裡開始？」這篇文章，就是要帶你進一步認識，在開始設計第一支流程前，該如何系統化盤點自己的工作內容，找出最值得交給機器人來執行的流程。
本篇將與你分享三個實用的方法，幫助你從日常中找出適合讓機器人上場的流程情境，讓你不再卡關、選對起手式，一起迎戰自動化第二關！
一、為什麼不能一開始就錄製流程？新手自動化常見錯誤大解析
許PAD新手在剛打開軟體時，常常迫不及待就開始設計流程，結果開發到一半發現這個流程能應用的場景很侷限，甚至無法重複使用，到頭來白忙一場。
這是因為忽略了流程自動化前的三大準備工作：
- 流程尚未盤點：不知道自己有哪些重複性工作，導致選錯起手式
- 操作路徑不明確：每次操作都略有不同，錄完流程無法穩定執行
- 未考慮例外情境：流程中常出現例外狀況（如漏資料、格式不同），導致自動化中斷
就像蓋房子需要藍圖，自動化流程也需要前期規劃。搞懂流程結構、選對自動化切入點，才能讓你的機器人穩定運作、不半途當機，真正提升效率。
二、3步驟搞定流程盤點 找出最值得自動化的工作
想打造第一支有效的 PAD自動化流程，第一步不是急著打開開發介面，而是先從流程盤點開始！
流程盤點的目的是什麼？很簡單，就是先釐清你日常工作的重複性任務，從中找出「高頻率、步驟固定、容易出錯」的工作內容，這類型的流程最適合由 PAD 接手執行。
以下三個步驟，將幫助你有系統地列出候選流程、與PAD功能比對、並選出最佳起手式，不再憑感覺亂猜，讓自動化規劃有跡可循：
Step 1｜記錄一週內所有重複性工作
這一步的目的是先「列出候選流程清單」。請打開 Excel 或筆記工具，花 5 分鐘回顧你這週的日常工作，尤其注意那些：
- 每天或每週都會重複出現的任務
- 需要重複操作 10 次以上的動作（如複製、貼上、點擊）
- 步驟大致固定，但只會改變部份欄位、對象或時間的流程
實例參考：
- 每天開啟報表資料夾 → 找最新檔案 → 傳給主管
- 每週從系統下載 Excel → 排序整理 → 存成 PDF
- 根據名單寄送不同附件的通知信
Step 2｜比對 Power Automate Desktop 擅長的操作類型
當你有了候選清單，接下來就是確認這些流程是否「技術上可被自動化」。其中PAD 的強項是模擬人類在電腦上的操作動作，因此特別擅長處理下列這些任務，可以透過以下的技術評估表進行檢核：
| 常見PAD應用 | 典型場景 | 是否符合 |
| 自動處理 Excel 資料 | 拆分報表、批次轉檔 | |
| 批次寄信與附件管理 | 合約寄送、採購通知 | |
| 擷取 PDF 特定欄位 | 每月帳單、合約管理 | |
| 自動登入網站、點擊操作 | ERP系統登入、內部系統報表擷取 | |
| 重複性檔案搬移流程 | 每日資料備份、資料夾歸檔 |
這個交叉比對的動作可以幫你快速篩出「哪些流程是立即可以交給PAD執行的」。
Step 3｜比對 Power Automate Desktop 擅長的操作類型
有了名單與比對之後，接下來就該聚焦——選一個最簡單也最有感的流程開始實作。這個流程不需要太複雜，但要符合以下幾個條件：
- 流程單純、步驟固定，不易出錯
- 執行頻率高（每天／每週至少一次）
- 無需跨部門或多人協作（個人作業最佳）
- 成果能立刻感受到效率提升
三、五種常見的自動化流程情境，幫助你快速選出第一支流程
完成流程盤點後，你可能還是不太確定該從哪一個流程開始下手。以下提供五種在各行各業都常見的自動化情境，讓你對實際應用更有畫面，也能對照自己的工作是否出現類似模式。
這些流程都符合 Power Automate Desktop 的特性：重複、固定、高頻率、低判斷需求。如果你有類似的工作型態，恭喜你，這就是適合開始自動化的起點！
| 自動化情境 | 日常操作流程簡述 | PAD可解決的問題／效益 |
| 報表自動化搬運工 | 開啟報表資料夾 → 找最新檔案 → 複製貼上 → 存檔寄出 | 節省搬檔時間、避免漏傳與複製錯誤 |
| 批次寄送個別化信件 | 根據 Excel 名單寄出不同合約或通知，內容／附件略有不同 | 減少手動寄信與錯寄風險，提升精準與效率 |
| PDF 資料擷取輸出 | 從每月帳單／合約中擷取特定欄位（如姓名、金額）→ 貼入 Excel 彙整 | OCR 擷取＋資料貼上自動化，取代人工複製 |
| 自動登入＋系統操作 | 登入 ERP／HR 系統 → 點選頁面 → 查詢 → 匯出資料 | 自動化登入、查詢與點擊流程，減少操作錯誤 |
這些情境不需要懂程式、不必跨系統整合，只要流程步驟清楚、操作方式固定，就可以使用 Power Automate Desktop 輕鬆實現。你可以從中挑選最貼近自己工作的情境，開始練習第一支自動化流程。(延伸閱讀：先行智庫協助104人力銀行佈局數位轉型 | 解析人力銀行的 RPA自動化之路)
四、小結：流程盤點做得好，自動化才會走得遠
自動化不只是錄一支流程這麼簡單，真正的關鍵在於——你是否選對了起點。透過今天的三步驟，你已經學會：如何從日常工作中發現自動化機會、怎麼比對 Power Automate Desktop 的適用場景、如何選出一個好上手、具成效的起手式流程。
這些基礎動作雖然簡單，卻決定了你未來的流程能否穩定執行、持續擴展。如果你在流程盤點時感到卡關，或團隊內部流程較為複雜、不知道從哪裡下手，先行智庫的《AI流程盤點工作坊》透過系統化的方法與真實案例引導，協助企業客戶快速盤點可導入自動化的流程清單，並釐清哪些流程「能做、該做、最值得做」，讓你的 Power Automate 或其他自動化專案更有方向、更容易落地。
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