洞察觀點

Power Automate是什麼?5大特色、使用場景、學習資源,全都收錄在這裡!

Power Automate是什麼?5大特色、使用場景、學習資源,全都收錄在這裡!

自動化和機器人是當今商業界的熱門話題。隨著市場競爭壓力增加和業務需求日漸多樣化,越來越多企業尋求提高生產力、效率和減少重複性工作負擔的方法—Power Automate已成為助企業實現自動化的重要工具。但Power Automate到底是什麼?能應用在哪些情境,為我們帶來何種效益?又該如何評估自家公司是否適合使用Power Automate?本篇文章是一個全方位的Power Automate指南,讓企業的工作者、HR、企業領導者一次了解如何用自動化解放生產力、達到業務目標,實現高效企業轉型。(先行智庫Power Automate服務介紹)

目錄

1. Power Automate簡介

1.1 Power Automate是什麼?

1.2 Power Automate介面導覽

1.3 Power Automate & Power Automate Desktop

1.4 Power Automate和其他自動化工具有什麼不同?

1.5 使用Power Automate的效益

2. Power Automate特色

2.1 M365企業用戶無痛入門

2.2 無需寫程式,輕鬆打造流程機器人

2.3 無縫整合500種以上的雲端服務

2.4 內建1000多種範本,可以直接使用

2.5 網頁+行動裝置雙管齊下,到哪都能自動化

3. Power Automate使用場景

3.1 生產自動化應用場景

3.2銷售自動化應用場景

3.3人資自動化應用場景

3.4研發自動化應用場景

3.5財務自動化應用場景

4. Power Automate學習資源

4.1官網學習資源

4.2 社群論壇學習資源

4.3 Youtube學習資源

1. Power Automate簡介

1.1 Power Automate是什麼?

Power Automate是微軟推出的流程自動化工具,可以協助我們建立自動化流程機器人。當符合我們設定的特定事件發生,Power Automate將會自動觸發一系列的操作,例如發送電子郵件、更新數據、備份檔案、生成報表等。換句話說,Power Automate就是我們專屬的機器人秘書。當我們將日常重複性的工作變成標準的自動化流程,讓機器人替我們執行這些事情,我們便能將更多時間心力集中在更有價值的事情上。

1.2 Power Automate介面導覽

Power Automate提供一個直觀的用戶界面,不須寫程式碼也能輕鬆創建、編輯和管理自動化工作流程。

1.2 Power Automate介面導覽

Power Automate 的介面包括以下要素:

  • 左側的工具列:使用者可以根據需要跳轉到不同的介面。例如,在「我的流程」中,你可以查看已建立的流程機器人;在「建立」中,開始建立新的流程;在「範本」中,可以使用超過 1000 種的內建範本,快速建立自己的流程機器人等。
  • 中間的流程編輯介面:使用者可以在此創建和編輯工作流程。通過這個視覺化的步驟編輯器,即使不會寫程式的使用者也可以通過「+新步驟」新增動作指令,來設定「自動化流程機器人」的執行邏輯和動作。
  • 右上方的流程測試工具:在編輯過程中,如果 Power Automate 檢查到流程中存在不合邏輯的地方,會自動在「流程檢查程式」中提醒使用者進行修改。完成編輯後,在「測試」中試跑一次自動化流程,以確認流程的產出是否符合預期。

以上是 Power Automate 介面的主要要素。我們可以在這個簡單而直觀的介面中,輕鬆建立各種自動化流程機器人,並且快速地檢查和修改流程中的問題,確保流程機器人能順利運行。

1.3 Power Automate & Power Automate Desktop

Power Automate有兩個主要的版本:Power Automate和Power Automate Desktop。

Power Automate 是一個基於雲端的自動化工具,可以連接和自動化不同的應用程式和服務。它支援使用在 Microsoft Office 365、Dynamics 365、Power Apps、Power BI 等應用程式中。

Power Automate Desktop 則是一個基於桌面的自動化工具,可用於自動化桌面應用程式和網頁。它提供了視覺化的編輯器,讓使用者輕鬆地創建和管理桌面自動化工作流程。

以下是Power Automate和Power Automate Desktop的比較表 :

1.3 Power Automate & Power Automate Desktop

總體而言,Power Automate 是一個雲端自動化平台,而 Power Automate Desktop 則是一個桌面自動化平台。兩者都提供免費版,但付費版提供更多功能和使用量。企業用戶可以根據自己的需求和應用場景選擇適合的工具,或根據需求結合使用這兩個工具,以實現更全面和高效的自動化解決方案。

1.4 Power Automate和其他自動化工具有什麼不同?

Power Automate 可以串接不同類型的應用程式和服務,並且深度整合 Microsoft Office 和 Microsoft 365,支援雲端和本地自動化。雖然功能相對簡化,但是內建許多預設動作和範本,對於初學者或是經常使用 Microsoft 產品的工作人員來說,不僅學習門檻低,使用起來效益更大。因此,Power Automate 適合剛開始推動自動化的公司、中小企業和對 Microsoft 產品有高度使用需求的組織。

UiPath、Automation Anywhere和Blue Prism提供更全面的自動化能力,功能豐富,可支援高度定制化和更複雜的需求。然而,它們的學習曲線較長,複雜度也更高,導入需要額外購買許可證和授權,還要安裝和設定本地軟體。這使得UiPath、Automation Anywhere和Blue Prism適合已具備程式設計和技術能力的使用者、大型企業,或是對高度定制化和複雜自動化有需求的組織。

1.5 使用Power Automate的效益

企業導入Power Automate會有許多正面影響,包括:

1. 提升效率:將重複性高、標準化的工作流程自動化,節省人力、時間和資源。

2. 降低錯誤率:自動化可以減少人為錯誤的風險,提高準確性和一致性。

3. 促進數據整合:通過連接和整合不同的應用程式和服務,實現數據間的自動傳輸和轉換。

4. 增強業務流程協作:藉由自動觸發和強化訊息透明度協調不同的業務流程,促進團隊之間的協作和合作。

5. 符合使用者需求的自動化解決方案:Power Automate 的視覺化編輯器和對多種系統介面的支援,讓使用者能根據需要創建和調整自動化工作流程,實現更靈活和可擴展的自動化解決方案。

這個工具也能在許多方面產生效益,如財務、業務、執行、溝通、組織和商業策略等,如下表所示:

1.5 使用Power Automate的效益

上述舉例只是Power Automate的應用場景和實際案例的一部分。Power Automate還有更廣泛的應用領域,可依據不同企業的需求進行調整,進而增進企業的整體價值和競爭優勢。

2. Power Automate特色

接下來,我們將深入分享Power Automate的5大重要特色,分別是「M365企業用戶無痛入門」、「無需寫程式,輕鬆打造流程機器人」、「無縫整合500種以上的雲端服務」、「內建1000多種範本,可以直接使用」和「網頁+行動裝置雙管齊下,到哪都能自動化」,一起來了解Power Automate的強大功能!

2.1 M365企業用戶無痛入門

2.1 M365企業用戶無痛入門

Power Automate與Microsoft 365緊密整合,對於已經使用Microsoft 365的企業用戶來說,無需額外學習新的工具。使用Power Automate,可以直接用自動化流程串接這些熟悉的工具,進一步提升企業內部自動化的便利性和可行性,不必擔心還要學習新的複雜工具。

2.2 無需寫程式,輕鬆打造流程機器人

2.2 無需寫程式,輕鬆打造流程機器人

Power Automate提供強大的觸發條件、豐富的操作和邏輯,使用者無需撰寫複雜的程式碼,只需拖放內建動作指令即可輕鬆設計自動化機器人,做到如自動化資料收集、報表生成和文件簽呈等流程。Power Automate的操作方式易於理解,讓學習門檻降低,讓更多使用者能建立符合自身需求的自動化流程。這樣一來,企業更容易開始自動化轉型,提高成功導入的機會。

2.3 無縫整合500種以上的雲端服務

2.3 無縫整合500種以上的雲端服務

Power Automate能與500種以上的雲端服務進行連結,包括Microsoft 365、Dynamics 365、Azure、Salesforce、Google Workspace、Twitter、Slack等。通過整合和串聯不同的應用系統,實現自動化流程的全面覆蓋,提升企業的內部協同和業務運作效能。

2.4 內建1000多種範本,可以直接使用

2.4 內建1000多種範本,可以直接使用

Power Automate 提供超過1000種自動化流程範本,可應用於多種產業、職能、功能和應用領域,如人力資源、市場行銷、業務銷售、客戶關係管理、產品管理、遠距辦公、內部簽呈等。企業工作者可直接使用這些範本,快速構建和部署符合自身需求的自動化流程,輕鬆實現自動化轉型。

2.5 網頁+行動裝置雙管齊下,到哪都能自動化

2.5 網頁+行動裝置雙管齊下,到哪都能自動化

Power Automate提供了網頁和行動裝置上的應用程式,讓企業使用者可以隨時隨地進行自動化流程的瀏覽、管理和監控。無論是在辦公室、在家工作還是在外出差,都可以通過網頁瀏覽器或行動裝置上的應用程式,輕鬆查看和控制自動化流程,實現全時、全地點的監控和管理。

3. Power Automate使用場景

產、銷、人、發、財,都是Power Automate可以應用的領域。只要有重複性、標準化的流程,Power Automate就能夠發揮其價值。

3.1 生產自動化應用場景

在生產線管理中,常見的問題包括產能規劃和排程困難、設備意外故障和停機、缺乏實時數據和監控、人力和物料管理複雜等。由於需求波動、物料供應不穩定和設備故障等因素,導致生產效率不彰、進度落後。因此,好的產線管理考驗能否提前預測、儘速反映,並妥善安排和調配資源,才能達到預期的產能目標。

使用 Power Automate可以有效提高生產效率、降低浪費,提高品管並簡化管理流程。例如,自動核對訂單需求和庫存,提前向供應商下單,確保產線有足夠物料供應,減少缺料或庫存過多的問題。此外,Power Automate還可以用於自動監控生產線的運作情況。當數據出現異常,自動發送警示通知相關人員,啟動相應的緊急處理流程。如此一來,問題可以更快地被發現和解決,生產效率和品質也獲得提升。

以下是一個用Power Automate自動化產線人員管理的例子:

自動化前:

  • 人員考勤需要使用紙本或Excel進行記錄。
  • 工時需要人工計算和統計。
  • 薪資計算需要核對彙整考勤和工時數據,進行複雜的計算。

自動化後:

  • 用Power Automate建立自動化的人員考勤系統,通過即時打卡獲取考勤數據,包括人員的上班時間、下班時間、工作地點、加班時數等。
  • 用Power Automate統計工時,如自動計算並即時更新員工的工時紀錄。
  • 用Power Automate建立薪資計算的自動化流程,如根據考勤和工時數據計算每位員工的薪資,並生成薪資報表,自動發送給相關人員。

量化效益:

  • 節省時間:自動化人員管理流程可以節省大量手動記錄、計算和核對的時間,提高工作效率。
  • 減少錯誤:手動記錄和計算容易出現錯誤,而自動化流程可以減少人為錯誤的發生,提高數據的準確性。
  • 提高即時性和可靠性:Power Automate可以實現實時的人員考勤和工時統計,確保數據的即時性和可靠性。
  • 提升員工滿意度:自動化流程減少人事管理的瑣碎工作,讓員工不再將心力耗費在繁瑣的重複性工作上。
  • 提升管理者的決策依據和品質:自動化流程生成的數據報表可以為管理者提供準確的數據基礎,才能有更好的決策品質。

3.2 銷售自動化應用場景

在日常工作中,銷售流程的管理面臨多項挑戰,如銷售機會追蹤、報價和合約管理等繁瑣事務。業務人員要在多個系統之間重複輸入和更新資料,耗費許多時間和心力。此外,因缺乏即時的銷售數據,擬定策略時只能依據直覺或經驗,很難提高銷售效率和決策的準確性。

使用Power Automate自動化銷售流程,能提高轉換率並加速銷售週期。例如,當銷售人員收到客戶的郵件時,Power Automate可以自動提取郵件中的客戶資訊,新增到客戶管理報表中,節省手動輸入的時間。此外,透過Power Automate定期生成銷售報告並發送給相關人員,不但節省時間,更能確保報告的正確率。

以下是一個用Power Automate自動化管理銷售機會的例子:

自動化前:

  • 銷售人員要從不同來源手動提取潛在客戶信息,包括來自電子郵件和CRM系統生成的報表。
  • 銷售人員會先創建銷售機會,再根據客戶需求發送產品介紹,後續業務狀態也要人工持續追蹤。
  • 整合來自不同來源的資訊需要大量時間和人力資源。當時間緊迫時,可能會因為疏忽而產生錯誤或直接被擱置。

自動化後:

  • Power Automate可以從不同來源(例如電子郵件或CRM系統生成的報告)自動提取潛在客戶信息。
  • Power Automate可以自動創建和更新銷售機會,並觸發相應的工作流程,例如自動分配銷售人員、通知並預約他們的行事曆,或寄送客製化產品介紹給客戶。
  • 自動化流程可以幫助企業更好地管理銷售機會,減少手動操作和錯誤。

量化效益:

  • 提升銷售機會的處理速度和效率:Power Automate自動化流程可減少延遲,提高銷售機會轉換率。
  • 節省人力資源和時間成本:通過Power Automate自動處理多個來源的資訊,減少人力成本。
  • 提高銷售人員的工作效率和滿意度:自動化流程可以釋放銷售人員的時間和精力,讓他們專注於關鍵的銷售任務。

3.3 人資自動化應用場景

HR負責處理繁雜的人事管理工作,包括考勤管理、薪資計算和簽核流程等。這些工作耗費大量時間和人力,還會因為不同系統之間的資料交換不順暢,容易出現錯誤和重工。此外,人資部門需要即時支援各部門的人員選用、培育、晉升和留用需求。如果缺乏即時的數據和報告,難以做出準確的人力資源決策。

使用Power Automate自動化入職、離職、休假申請、獎勵和福利管理等流程,可以提高人力資源管理效率,減少繁瑣的日常事務。例如自動發送入職文件、提醒相關部門協助新員工完成培訓,提升入職體驗。或是用Power Automate將人事簽核自動化,讓審批過程用電子簽核完成,減少紙本文件和手動操作。

以下是一個用Power Automate自動化員工假勤管理的例子:

自動化前:

  • 員工需要填寫紙本或電子請假申請表格,提交給HR部門。
  • HR計算假勤時間後,將結果提供給申請者的主管。
  • 主管進行審批並通知相關人員。
  • 核准後,HR需要更新假勤記錄。

自動化後:

  • 員工可以透過Power Automate填寫並提交請假申請,自動送至HR部門進行核准。
  • Power Automate自動計算假勤時間並通知主管進行審批。
  • 主管審批後,Power Automate自動更新假勤記錄。
  • HR只需監控流程與處理少數例外狀況,手動計算的時間大幅降低。

量化效益:

  • 提高人事部門效率:透過自動化假勤管理流程,減少處理假勤申請的工作量。
  • 節省人力成本及時間:省去填寫紙本申請,減少員工跑流程和人資部門計算、通知與來回溝通的工時。
  • 提高準確性:透過Power Automate的自動連動和更新,減少人為錯誤,提升假勤管理的準確性。

3.4 研發自動化應用場景

在團隊研發過程中,常常要處理多個系統和工具的資料。這些手動處理的工作,不僅耗時耗力,還容易出錯,影響整個研發進程。此外,資訊不暢通和協作不便也是重要問題,易導致訊息壁壘和效率低下。

Power Automate如何協助研發人員的工作?像自動生成測試報告、管理項目文件的版本更新等。此外,Power Automate可以自動轉發Bug報告給開發人員,或發送新功能的更新通知,提升協作效率和資訊流通,讓研發進程更加順暢。

以下是一個用Power Automate自動化專案管理及團隊溝通的例子:

自動化前:

  • 專案經理或團隊成員透過電子郵件、通訊軟體等方式,確認進度更新、會議安排、討論內容等訊息。
  • 開發專案常要安排會議,需要確認會議時間、地點、參與人員,並進行會議記錄和後續跟進。
  • 成員需要手動更新專案進度,會需要填寫表格、發送郵件或以其他形式報告。
  • 有大量的討論內容需要紀錄,包括會議記錄、後續決策和行動項目等,以便後期查詢和歸檔。
  • 對於要跟進的溝通事項的進展和結果,需要人工進行催促和提醒,以確保溝通事項得到及時處理。

自動化後:

  • 計畫好各階段的目標和會議時間後,Power Automate會定期發送進度更新、會議安排和更新內容,提醒團隊成員加快研發進程。
  • 當需要安排臨時會議時,Power Automate會在與會成員的行事曆中尋找空檔時間,並在會議結束後自動發送會議記錄。
  • 自動發信提醒負責人員跟進後續事項,確保事情得到及時處理和解決。
  • Power Automate會在專案管理報表中自動更新進度,並將報告發送給相關人員,無需額外花時間手動更新和發送。
  • 自動歸檔會議記錄和行動項目等,以便日後查詢。

量化效益:

  • 提高溝通效率:自動化通知和會議安排可以減少團隊間的溝通時間和成本。
  • 及時掌握專案進度:專案進度和會議紀錄的即時更新和通知,讓成員更能掌握專案推進狀況,減少進度延誤的風險。
  • 優化資源分配:通過自動化節省不必要的時間浪費,讓人員將時間和資源花在有價值的研發工作上。
  • 提高溝通記錄和歸檔的準確性:自動寄發會議記錄和提醒後續行動讓每次調整都被確實記錄,方便後期查詢和核對。

3.5 財務自動化應用場景

財務部門需要處理許多繁瑣的財務操作,像發票處理、製作財務報表,進行跨部門溝通時也容易有資訊不對稱、溝通困難和錯誤等問題。由於財務流程存在大量的手動操作,難免有人為錯誤和延誤,進而影響財務的效率和準確性。

使用Power Automate自動化財務報表的生成和寄發,可以減少人工失誤,提高財務報表的準確性和即時性。Power Automate還可用於自動化報銷申請與發票處理等,降低手動輸入和校對的工作量,讓資金管理更有效。

以下是一個用 Power Automate 自動化費用報銷的例子:

自動化前:

  • 員工需要手動填寫紙本費用報銷單並提交費用明細、發票等資料給財務部門。
  • 財務人員要手動核對費用報銷單和發票。如果有資料缺少或不符,則要通知員工補交,來回溝通將耗費許多時間。

自動化後:

  • 員工可以透過Power Automate填寫申請表,自動生成費用報銷單並發送給財務部門。
  • Power Automate會先確認提交資料是否符合規定,如有資料不符或缺少,自動發送信件,提醒員工補交資料。
  • 資料交齊後,財務部門只需進行最後確認即可。

量化效益:

  • 減少人員的手動操作時間:減少人工作業,縮短了申報和處理時間,降低人為錯誤和遺漏風險。
  • 增加財務數據的可見性和準確性:電子化和自動化讓各流程中的時間點和資料可以被整合成報表,提供正確且即時的財務數據。
  • 提高對財務流程的控制:申報審核的可追溯性和可檢驗性提高,降低審核成本和風險。
  • 改善跨部門溝通並提高員工滿意度:提供便捷的申報方式和加速資訊傳遞,確保及時的通知和反饋,提高員工體驗和滿意度。
  • 財務部門效率得到提升:重複工作轉為自動化處理,使人員能夠專注在高價值的財務分析和策略制定上。

綜上所述,導入Power Automate可以在企業的各個領域帶來好處,包括減少人力步驟、節省時間和成本、提高準確性、效率和可追溯性等。具體效益因企業和流程而異,但透過自動化流程,企業可以更有效地運作,進而提升業務效能。

4. Power Automate學習資源

4.1 官網學習資源

微軟的官方網站提供了豐富的官方文件,包括教學文章、教學影片、示範應用程式等,用於介紹Power Automate的基本概念、功能和操作等。特別是Power Automate常有版本更新,當最新功能推出,你可以到官網直接查看介紹,能夠在最短的時間裡了解新功能的全貌。不過對初學者來說,微軟官方文件並不是那麼容易閱讀,因此這個學習管道更適合有經驗的Power Automate使用者,以及想即時了解最新功能的人。

4.2 社群論壇學習資源

Power Automate擁有活躍的官方社群論壇,讓使用者互相分享經驗、提出問題並尋求解答。如有任何使用上的疑問,可以到官方社群論壇上尋找解決方法。這個學習管道很適合正在摸索Power Automate的使用者,當你遇到問題時,可以到論壇上尋求答案。

4.3 Youtube學習資源

在YouTube上有很多YouTuber會拍攝Power Automate的影片。當你想了解Power Automate還能應用在哪些情境上,不妨使用關鍵字在YouTube上搜尋,有時能找到詳細的影片教學。透過動態影片的講解,比較容易按部就班地建立自動化流程,同時在實作中探索更多流程設計和動作指令的運用方法。

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