自動化和機器人是當今商業界的熱門話題。隨著市場競爭壓力增加和業務需求日漸多樣化，越來越多企業尋求提高生產力、效率和減少重複性工作負擔的方法—Power Automate已成為助企業實現自動化的重要工具。但Power Automate到底是什麼？能應用在哪些情境，為我們帶來何種效益？又該如何評估自家公司是否適合使用Power Automate？本篇文章是一個全方位的Power Automate指南，讓企業的工作者、HR、企業領導者一次了解如何用自動化解放生產力、達到業務目標，實現高效企業轉型。（先行智庫Power Automate服務介紹）

目錄

1. Power Automate簡介

1.1 Power Automate是什麼？

Power Automate是微軟推出的流程自動化工具，可以協助我們建立自動化流程機器人。當符合我們設定的特定事件發生，Power Automate將會自動觸發一系列的操作，例如發送電子郵件、更新數據、備份檔案、生成報表等。換句話說，Power Automate就是我們專屬的機器人秘書。當我們將日常重複性的工作變成標準的自動化流程，讓機器人替我們執行這些事情，我們便能將更多時間心力集中在更有價值的事情上。

1.2 Power Automate介面導覽

Power Automate提供一個直觀的用戶界面，不須寫程式碼也能輕鬆創建、編輯和管理自動化工作流程。

Power Automate 的介面包括以下要素：

• 左側的工具列：使用者可以根據需要跳轉到不同的介面。例如，在「我的流程」中，你可以查看已建立的流程機器人；在「建立」中，開始建立新的流程；在「範本」中，可以使用超過 1000 種的內建範本，快速建立自己的流程機器人等。

• 中間的流程編輯介面：使用者可以在此創建和編輯工作流程。通過這個視覺化的步驟編輯器，即使不會寫程式的使用者也可以通過「+新步驟」新增動作指令，來設定「自動化流程機器人」的執行邏輯和動作。
• 右上方的流程測試工具：在編輯過程中，如果 Power Automate 檢查到流程中存在不合邏輯的地方，會自動在「流程檢查程式」中提醒使用者進行修改。完成編輯後，在「測試」中試跑一次自動化流程，以確認流程的產出是否符合預期。

以上是 Power Automate 介面的主要要素。我們可以在這個簡單而直觀的介面中，輕鬆建立各種自動化流程機器人，並且快速地檢查和修改流程中的問題，確保流程機器人能順利運行。

1.3 Power Automate & Power Automate Desktop

Power Automate有兩個主要的版本：Power Automate和Power Automate Desktop。

Power Automate 是一個基於雲端的自動化工具，可以連接和自動化不同的應用程式和服務。它支援使用在 Microsoft Office 365、Dynamics 365、Power Apps、Power BI 等應用程式中。

Power Automate Desktop 則是一個基於桌面的自動化工具，可用於自動化桌面應用程式和網頁。它提供了視覺化的編輯器，讓使用者輕鬆地創建和管理桌面自動化工作流程。

以下是Power Automate和Power Automate Desktop的比較表 ：

總體而言，Power Automate 是一個雲端自動化平台，而 Power Automate Desktop 則是一個桌面自動化平台。兩者都提供免費版，但付費版提供更多功能和使用量。企業用戶可以根據自己的需求和應用場景選擇適合的工具，或根據需求結合使用這兩個工具，以實現更全面和高效的自動化解決方案。

1.4 Power Automate和其他自動化工具有什麼不同？

Power Automate 可以串接不同類型的應用程式和服務，並且深度整合 Microsoft Office 和 Microsoft 365，支援雲端和本地自動化。雖然功能相對簡化，但是內建許多預設動作和範本，對於初學者或是經常使用 Microsoft 產品的工作人員來說，不僅學習門檻低，使用起來效益更大。因此，Power Automate 適合剛開始推動自動化的公司、中小企業和對 Microsoft 產品有高度使用需求的組織。

UiPath、Automation Anywhere和Blue Prism提供更全面的自動化能力，功能豐富，可支援高度定制化和更複雜的需求。然而，它們的學習曲線較長，複雜度也更高，導入需要額外購買許可證和授權，還要安裝和設定本地軟體。這使得UiPath、Automation Anywhere和Blue Prism適合已具備程式設計和技術能力的使用者、大型企業，或是對高度定制化和複雜自動化有需求的組織。

1.5 使用Power Automate的效益

企業導入Power Automate會有許多正面影響，包括：

1. 提升效率：將重複性高、標準化的工作流程自動化，節省人力、時間和資源。

2. 降低錯誤率：自動化可以減少人為錯誤的風險，提高準確性和一致性。

3. 促進數據整合：通過連接和整合不同的應用程式和服務，實現數據間的自動傳輸和轉換。

4. 增強業務流程協作：藉由自動觸發和強化訊息透明度協調不同的業務流程，促進團隊之間的協作和合作。

5. 符合使用者需求的自動化解決方案：Power Automate 的視覺化編輯器和對多種系統介面的支援，讓使用者能根據需要創建和調整自動化工作流程，實現更靈活和可擴展的自動化解決方案。

這個工具也能在許多方面產生效益，如財務、業務、執行、溝通、組織和商業策略等，如下表所示：

上述舉例只是Power Automate的應用場景和實際案例的一部分。Power Automate還有更廣泛的應用領域，可依據不同企業的需求進行調整，進而增進企業的整體價值和競爭優勢。

2. Power Automate特色

接下來，我們將深入分享Power Automate的5大重要特色，分別是「M365企業用戶無痛入門」、「無需寫程式，輕鬆打造流程機器人」、「無縫整合500種以上的雲端服務」、「內建1000多種範本，可以直接使用」和「網頁+行動裝置雙管齊下，到哪都能自動化」，一起來了解Power Automate的強大功能！

2.1 M365企業用戶無痛入門

Power Automate與Microsoft 365緊密整合，對於已經使用Microsoft 365的企業用戶來說，無需額外學習新的工具。使用Power Automate，可以直接用自動化流程串接這些熟悉的工具，進一步提升企業內部自動化的便利性和可行性，不必擔心還要學習新的複雜工具。

2.2 無需寫程式，輕鬆打造流程機器人

Power Automate提供強大的觸發條件、豐富的操作和邏輯，使用者無需撰寫複雜的程式碼，只需拖放內建動作指令即可輕鬆設計自動化機器人，做到如自動化資料收集、報表生成和文件簽呈等流程。Power Automate的操作方式易於理解，讓學習門檻降低，讓更多使用者能建立符合自身需求的自動化流程。這樣一來，企業更容易開始自動化轉型，提高成功導入的機會。

2.3 無縫整合500種以上的雲端服務

Power Automate能與500種以上的雲端服務進行連結，包括Microsoft 365、Dynamics 365、Azure、Salesforce、Google Workspace、Twitter、Slack等。通過整合和串聯不同的應用系統，實現自動化流程的全面覆蓋，提升企業的內部協同和業務運作效能。

2.4 內建1000多種範本，可以直接使用

Power Automate 提供超過1000種自動化流程範本，可應用於多種產業、職能、功能和應用領域，如人力資源、市場行銷、業務銷售、客戶關係管理、產品管理、遠距辦公、內部簽呈等。企業工作者可直接使用這些範本，快速構建和部署符合自身需求的自動化流程，輕鬆實現自動化轉型。

2.5 網頁+行動裝置雙管齊下，到哪都能自動化

Power Automate提供了網頁和行動裝置上的應用程式，讓企業使用者可以隨時隨地進行自動化流程的瀏覽、管理和監控。無論是在辦公室、在家工作還是在外出差，都可以通過網頁瀏覽器或行動裝置上的應用程式，輕鬆查看和控制自動化流程，實現全時、全地點的監控和管理。

3. Power Automate使用場景

產、銷、人、發、財，都是Power Automate可以應用的領域。只要有重複性、標準化的流程，Power Automate就能夠發揮其價值。

3.1 生產自動化應用場景

在生產線管理中，常見的問題包括產能規劃和排程困難、設備意外故障和停機、缺乏實時數據和監控、人力和物料管理複雜等。由於需求波動、物料供應不穩定和設備故障等因素，導致生產效率不彰、進度落後。因此，好的產線管理考驗能否提前預測、儘速反映，並妥善安排和調配資源，才能達到預期的產能目標。

使用 Power Automate可以有效提高生產效率、降低浪費，提高品管並簡化管理流程。例如，自動核對訂單需求和庫存，提前向供應商下單，確保產線有足夠物料供應，減少缺料或庫存過多的問題。此外，Power Automate還可以用於自動監控生產線的運作情況。當數據出現異常，自動發送警示通知相關人員，啟動相應的緊急處理流程。如此一來，問題可以更快地被發現和解決，生產效率和品質也獲得提升。

以下是一個用Power Automate自動化產線人員管理的例子：

3.2 銷售自動化應用場景

在日常工作中，銷售流程的管理面臨多項挑戰，如銷售機會追蹤、報價和合約管理等繁瑣事務。業務人員要在多個系統之間重複輸入和更新資料，耗費許多時間和心力。此外，因缺乏即時的銷售數據，擬定策略時只能依據直覺或經驗，很難提高銷售效率和決策的準確性。

使用Power Automate自動化銷售流程，能提高轉換率並加速銷售週期。例如，當銷售人員收到客戶的郵件時，Power Automate可以自動提取郵件中的客戶資訊，新增到客戶管理報表中，節省手動輸入的時間。此外，透過Power Automate定期生成銷售報告並發送給相關人員，不但節省時間，更能確保報告的正確率。

以下是一個用Power Automate自動化管理銷售機會的例子：

自動化前：

• 銷售人員要從不同來源手動提取潛在客戶信息，包括來自電子郵件和CRM系統生成的報表。
• 銷售人員會先創建銷售機會，再根據客戶需求發送產品介紹，後續業務狀態也要人工持續追蹤。
• 整合來自不同來源的資訊需要大量時間和人力資源。當時間緊迫時，可能會因為疏忽而產生錯誤或直接被擱置。

自動化後：

• Power Automate可以從不同來源（例如電子郵件或CRM系統生成的報告）自動提取潛在客戶信息。
• Power Automate可以自動創建和更新銷售機會，並觸發相應的工作流程，例如自動分配銷售人員、通知並預約他們的行事曆，或寄送客製化產品介紹給客戶。
• 自動化流程可以幫助企業更好地管理銷售機會，減少手動操作和錯誤。

量化效益：

• 提升銷售機會的處理速度和效率：Power Automate自動化流程可減少延遲，提高銷售機會轉換率。
• 節省人力資源和時間成本：通過Power Automate自動處理多個來源的資訊，減少人力成本。
• 提高銷售人員的工作效率和滿意度：自動化流程可以釋放銷售人員的時間和精力，讓他們專注於關鍵的銷售任務。

3.3 人資自動化應用場景

HR負責處理繁雜的人事管理工作，包括考勤管理、薪資計算和簽核流程等。這些工作耗費大量時間和人力，還會因為不同系統之間的資料交換不順暢，容易出現錯誤和重工。此外，人資部門需要即時支援各部門的人員選用、培育、晉升和留用需求。如果缺乏即時的數據和報告，難以做出準確的人力資源決策。

使用Power Automate自動化入職、離職、休假申請、獎勵和福利管理等流程，可以提高人力資源管理效率，減少繁瑣的日常事務。例如自動發送入職文件、提醒相關部門協助新員工完成培訓，提升入職體驗。或是用Power Automate將人事簽核自動化，讓審批過程用電子簽核完成，減少紙本文件和手動操作。

以下是一個用Power Automate自動化員工假勤管理的例子：

自動化前：

• 員工需要填寫紙本或電子請假申請表格，提交給HR部門。
• HR計算假勤時間後，將結果提供給申請者的主管。
• 主管進行審批並通知相關人員。
• 核准後，HR需要更新假勤記錄。

自動化後：

• 員工可以透過Power Automate填寫並提交請假申請，自動送至HR部門進行核准。
• Power Automate自動計算假勤時間並通知主管進行審批。
• 主管審批後，Power Automate自動更新假勤記錄。
• HR只需監控流程與處理少數例外狀況，手動計算的時間大幅降低。

量化效益：

• 提高人事部門效率：透過自動化假勤管理流程，減少處理假勤申請的工作量。
• 節省人力成本及時間：省去填寫紙本申請，減少員工跑流程和人資部門計算、通知與來回溝通的工時。
• 提高準確性：透過Power Automate的自動連動和更新，減少人為錯誤，提升假勤管理的準確性。

3.4 研發自動化應用場景

在團隊研發過程中，常常要處理多個系統和工具的資料。這些手動處理的工作，不僅耗時耗力，還容易出錯，影響整個研發進程。此外，資訊不暢通和協作不便也是重要問題，易導致訊息壁壘和效率低下。

Power Automate如何協助研發人員的工作?像自動生成測試報告、管理項目文件的版本更新等。此外，Power Automate可以自動轉發Bug報告給開發人員，或發送新功能的更新通知，提升協作效率和資訊流通，讓研發進程更加順暢。

以下是一個用Power Automate自動化專案管理及團隊溝通的例子：

自動化前：

• 專案經理或團隊成員透過電子郵件、通訊軟體等方式，確認進度更新、會議安排、討論內容等訊息。
• 開發專案常要安排會議，需要確認會議時間、地點、參與人員，並進行會議記錄和後續跟進。
• 成員需要手動更新專案進度，會需要填寫表格、發送郵件或以其他形式報告。
• 有大量的討論內容需要紀錄，包括會議記錄、後續決策和行動項目等，以便後期查詢和歸檔。
• 對於要跟進的溝通事項的進展和結果，需要人工進行催促和提醒，以確保溝通事項得到及時處理。

自動化後：

• 計畫好各階段的目標和會議時間後，Power Automate會定期發送進度更新、會議安排和更新內容，提醒團隊成員加快研發進程。
• 當需要安排臨時會議時，Power Automate會在與會成員的行事曆中尋找空檔時間，並在會議結束後自動發送會議記錄。
• 自動發信提醒負責人員跟進後續事項，確保事情得到及時處理和解決。
• Power Automate會在專案管理報表中自動更新進度，並將報告發送給相關人員，無需額外花時間手動更新和發送。
• 自動歸檔會議記錄和行動項目等，以便日後查詢。

量化效益：

• 提高溝通效率：自動化通知和會議安排可以減少團隊間的溝通時間和成本。
• 及時掌握專案進度：專案進度和會議紀錄的即時更新和通知，讓成員更能掌握專案推進狀況，減少進度延誤的風險。
• 優化資源分配：通過自動化節省不必要的時間浪費，讓人員將時間和資源花在有價值的研發工作上。
• 提高溝通記錄和歸檔的準確性：自動寄發會議記錄和提醒後續行動讓每次調整都被確實記錄，方便後期查詢和核對。

3.5 財務自動化應用場景

財務部門需要處理許多繁瑣的財務操作，像發票處理、製作財務報表，進行跨部門溝通時也容易有資訊不對稱、溝通困難和錯誤等問題。由於財務流程存在大量的手動操作，難免有人為錯誤和延誤，進而影響財務的效率和準確性。

使用Power Automate自動化財務報表的生成和寄發，可以減少人工失誤，提高財務報表的準確性和即時性。Power Automate還可用於自動化報銷申請與發票處理等，降低手動輸入和校對的工作量，讓資金管理更有效。

以下是一個用 Power Automate 自動化費用報銷的例子：

自動化前：

• 員工需要手動填寫紙本費用報銷單並提交費用明細、發票等資料給財務部門。
• 財務人員要手動核對費用報銷單和發票。如果有資料缺少或不符，則要通知員工補交，來回溝通將耗費許多時間。

自動化後：

• 員工可以透過Power Automate填寫申請表，自動生成費用報銷單並發送給財務部門。
• Power Automate會先確認提交資料是否符合規定，如有資料不符或缺少，自動發送信件，提醒員工補交資料。
• 資料交齊後，財務部門只需進行最後確認即可。

量化效益：

• 減少人員的手動操作時間：減少人工作業，縮短了申報和處理時間，降低人為錯誤和遺漏風險。
• 增加財務數據的可見性和準確性：電子化和自動化讓各流程中的時間點和資料可以被整合成報表，提供正確且即時的財務數據。
• 提高對財務流程的控制：申報審核的可追溯性和可檢驗性提高，降低審核成本和風險。
• 改善跨部門溝通並提高員工滿意度：提供便捷的申報方式和加速資訊傳遞，確保及時的通知和反饋，提高員工體驗和滿意度。
• 財務部門效率得到提升：重複工作轉為自動化處理，使人員能夠專注在高價值的財務分析和策略制定上。

綜上所述，導入Power Automate可以在企業的各個領域帶來好處，包括減少人力步驟、節省時間和成本、提高準確性、效率和可追溯性等。具體效益因企業和流程而異，但透過自動化流程，企業可以更有效地運作，進而提升業務效能。

4. Power Automate學習資源

4.1 官網學習資源

微軟的官方網站提供了豐富的官方文件，包括教學文章、教學影片、示範應用程式等，用於介紹Power Automate的基本概念、功能和操作等。特別是Power Automate常有版本更新，當最新功能推出，你可以到官網直接查看介紹，能夠在最短的時間裡了解新功能的全貌。不過對初學者來說，微軟官方文件並不是那麼容易閱讀，因此這個學習管道更適合有經驗的Power Automate使用者，以及想即時了解最新功能的人。

4.2 社群論壇學習資源

Power Automate擁有活躍的官方社群論壇，讓使用者互相分享經驗、提出問題並尋求解答。如有任何使用上的疑問，可以到官方社群論壇上尋找解決方法。這個學習管道很適合正在摸索Power Automate的使用者，當你遇到問題時，可以到論壇上尋求答案。

4.3 Youtube學習資源

在YouTube上有很多YouTuber會拍攝Power Automate的影片。當你想了解Power Automate還能應用在哪些情境上，不妨使用關鍵字在YouTube上搜尋，有時能找到詳細的影片教學。透過動態影片的講解，比較容易按部就班地建立自動化流程，同時在實作中探索更多流程設計和動作指令的運用方法。

3/14（四）實體公開班｜零基礎學 Power Automate Desktop！不會程式也能打造自己的工作自動化助理

先行智庫為台灣管理顧問公司，服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及數據解決方案：

【進一步了解RPA流程自動化 Power Automate】

【先行智庫系列講座】

【先行智庫線上課程系列】