洞察觀點

混合型團隊越管越混亂?敏捷專案管理1招解決!

企業要組混合型團隊,卻越管越混亂?用敏捷專案管理1招解決!

本文摘自先行智庫「應變混合工作模式的敏捷專案管理工作坊」研討會內容,未經同意請勿轉載、摘編

後疫情時代,促使混合型團隊將成為新辦公趨勢。混合型團隊包含:「本地+遠端」、「虛擬+部門」以及「當地+跨時」。因此,團隊的能見度對管理產生很大的影響,往往需要透過科技工具進行虛擬溝通,或是以制定見面頻率維持工作關係,由於資訊往往需要經過科技的二次過濾,將會造成溝通線索變少,造成管理困境。

團隊組織的難題

  • 如何建立團隊默契 – 新舊成員/成員工作習慣
  • 如何尋求團隊共識 – 專案目標與範圍的校準
  • 如何公平分工分權 – 專業分工與灰色地帶衝突管理
  • 如何快速應變市場 – 內部調整與外部變化
  • 如何有效生產價值 – 使用者體驗與商業目標價值

為什麼團隊溝通這麼難?

專案溝通如果要成功,成員間的協作方式扮演了關鍵的角色。可想而知,當團隊人數增加,溝通成本也會提高。舉例而言,如果我們將信義房屋團隊每位成員的溝通看做一個溝通橋梁,則三人團隊的溝通橋樑總數為3(Steve-Gary、Gary-Dylan、Dylan-Steve)。

下圖呈現的數字為溝通橋梁總數,當數字越高,人與人之間的有效溝通越低。如何控制團隊人數與溝通方法是專案管理成功的關鍵。

為什麼團隊溝通這麼難?

先行智庫如何透過工作坊模擬高績效專案管理?

  1. 團隊破冰建立敏捷工作看板
  2. 透過地圖遊戲認識專案管理基礎觀念
  3. 敏捷撲克牌遊戲
  4. 敏捷專案管理基礎概念說明
  5. 透過硬幣遊戲認識精益生產的 7 大浪費
  6. 基礎可視化看板與工作任務卡概念說明
  7. 團隊實戰

總歸來說,專案管理是一種暫時性的努力,用以創造出一項獨特性的產品、服務或是成果。而另一方面,工作管理管的是:

我們如何透過工作坊7個流程模擬高績效專案管理?

好的專案管理應該要持續校準(Alignment)

敏捷遊戲的討論與做法修正,就像是汽車需要定期回廠保養與做四輪定位,所以專案團隊也需要定期做校準動作。

  • 透過日常對話或1對1訪談頻繁的蒐集利害關係人回饋
  • 透過外部敏捷顧問做觀察與回饋
  • 透過定期回顧會議建立循環回饋機制
瀑布式管理和敏捷式管理的差異

在專案溝通的過程,我們經常面臨以下挑戰:

  • 延遲交付物
  • 估算不準
  • 整個團隊忙到不可開交
  • 優先順序模糊不清
  • 需求來自四面八方
  • 互相不清楚誰在幹什麼

看板幫助我們使“隱形”的工作可見

看板是一種讓團隊工作視覺化的方法,你只要為每一個工作建立便利貼並透過看板管理,就可以讓隱藏的工作無所遁形。我們透過敏捷看板可以知道每一件工作流動的狀況。

  1. 誰在做什麼
  2. 你正在處理哪些工作
  3. 每一位成員進行中的工作數量有多少
看板幫助我們使“隱形”的工作可見,讓我們得以解決上述問題

工作卡片的設計

好的卡片可以讓你看到工作項目的進展狀況,也能團隊決定下一步該如何處理。

卡片應該有哪些內容

  • 工作項目描述
  • 誰在負責處理
  • 工作編號
  • 完成日期
  • 工作類型

從這些資訊,你可以知道哪些工作受阻?工作之間有任何依賴關係嗎?這張工作處理了多久?它需要優先被處理嗎?

將工作視覺化,可以讓團隊成員更清楚目前的專案狀況是什麼。更每一個工作從請求到完成需要花的時間有多長。使用看板的目標是為了做出積極的改變,確保在整個專案過程中都可以持續優化工作流程。

【活動紀錄】

專案管理
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先行智庫為你而讀為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及思考訓練課程,了解更多企業服務內容:https://kscthinktank.com.tw/custom-training/

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