洞察觀點

線上會議如何破冰,打造超溫暖說話氛圍?學YouTuber這一招試試!

線上會議如何破冰,打造超溫暖說話氛圍?學YouTuber這一招試試!

本文摘自樂金文化《遠距溝通最強術:視訊溝通有溫度零失誤的40個攻略,無論在家接案、線上會議、簡報說服、人脈擴展,都上手無阻礙》未經同意請勿轉載、摘編

線上交流,只能透過冷冰冰的螢幕,感覺很僵硬?別擔心!日本線上溝通專家教你,這時不妨參考平常Follow的YouTuber,模仿他們活潑開朗的打招呼方式,就能有效改善別人心目中的第一印象!

線上會議的問候語,只要小聲說一句「您辛苦了」就夠了嗎?

你是否以為,只需要在與商業對象的商談中保持問候禮儀,因此在公司內部會議上,幾乎保持沉默……?說不定有人覺得這樣很有道理。但其實,線上的問候,比實體會議中的問候更重要。當然,與人面對面的問候也十分重要,但由於遠端工作減少了人們交流的機會,相形之下,更凸顯出問候的重要性。

在日文中,問候一詞是由「挨拶」二個漢字組合而成。 「挨」意指打開對方心防,「拶」的意思是貼近對方內心。換言之,在日文裡,問候是一種透過敞開自己心胸,促使對方也打開心扉,讓我們得以一步步接近其內心的積極作為。這意味著,在線上與人問候的親和力,攸關彼此建立關係的第一步。

線上會議如何破冰,打造超溫暖說話氛圍?學YouTuber這一招試試!

尤其在線上會議,如果一開始就氣氛冷淡,通常大家會在沒有互動的情況下直奔主題。所以即使只有剛開始的短暫問候也好,若能因此提振現場氣氛,讓其他與會者留下充滿活力的印象,也有助於後續討論變得更活絡。

各位不妨以 YouTuber 做為參考對象。影片一開始,他們會非常有活力的對著鏡頭打招呼「哈囉,大家好!」。光是朝氣蓬勃的問候聲,便足以吸引人們的目光,接收問候的觀眾也會覺得神清氣爽。

對 YouTuber 來說,這個短暫問候的瞬間,正是讓人們決定「要不要在接下來的幾分鐘觀看這部影片」的重要關鍵。所以在此各位不妨理解為:這個道理也同樣能套用在線上會議。此外,在公司內部會議──尤其是大型會議上,許多人入場時,完全不打一聲招呼,連鏡頭、麥克風都關著,默默的登入會議室,等到會議結束,再悄然登出。

本人或許沒有意識到自己的行為非常失禮,但對其他與會人員而言,這樣的行為不可能留下良好印象。有時,即使主持人道早問安,也得不到任何回應。如果把同樣場景轉移到實體會議上,這就形同所有與會人員無視了台上主持人的問候。

線上會議如何破冰,打造超溫暖說話氛圍?學YouTuber這一招試試!

實實在在的與他人問候道好,是在線上建立良好人際關係的第一步

誠心建議,進入線上會議室後,起碼在問候的這一刻,正眼直視電腦的鏡頭,率先出聲問候「大家辛苦了」、「大家好」、「好久不見」。若是公司外部會議,也可以改說「承蒙照顧」致意。

即使隔著一道螢幕,眼睛直視鏡頭,依舊會讓人感覺你的視線與螢幕上的人員有所交流。當眾人開始討論時,視線會集中在螢幕的資料上,彼此眼神交流的情況自然會減少。因此建議提醒自己:至少在問候時,盡量看著鏡頭,讓視線與眾人在線上交會。

誠如以上,即使隔著螢幕,也實實在在的與他人問候道好,是在線上建立良好人際關係的第一步。

TIPS:不論是線上或實體,都不忘問候禮儀,才能贏得他人的信任。

日本線上溝通專家傳授兩招,主持線上會議不再是難事!

線上會議的主持是否讓你感到很困難?有時人多嘴雜,不知如何控制發言順序,但更讓人頭痛的是「沒人開口」……到底該怎麼做,才能好好主持一場線上會議,充分運用會議時間?讓線上溝通專家告訴你兩大要訣!

會議場合,通常由主持人或主講者掌握主導權,督促會議順利進展,同時平等的聽取每個人的意見。他們在線上會議中的重要性,甚至遠遠超過實體會議。這種說法,可能會讓各位以為主持線上會議很困難,但只要注意以下兩點,通常就能讓會議順利進行。第一是「以點名方式鼓勵發言」,第二是「話多的人排後面」。

首先,我們先來了解第一項「以點名方式鼓勵發言」的重要性。各位在線上會議中,是否曾遇過主持人詢問大家意見,螢幕上卻是一片安靜的尷尬情況?雖然還不至於讓人一腳踏入永不得超生的「無間地獄」,但著實是讓人恨不得隱形的「無聲地獄」……。即使自己不是主持人,相信你也會覺得尷尬無比。

在線上會議中,由於與會者無法彼此以眼神示意:「這誰來講?你嗎?還是我?」也為了避免自己與他人同時發言,所以眾人往往會比較拘謹,不敢主動發言,因而經常出現一片沉默的情況。會議中如果出現這段空檔,實在相當可惜。

線上會議如何破冰,打造超溫暖說話氛圍?學YouTuber這一招試試!

為了避免這類情況發生,主持人不妨直接點名,比如「○○,你覺得這個主意怎麼樣?」、「 ×× ,你有不清楚的地方嗎?」,鼓勵大家發言。理想的情況是,一人發言後,可以迅速的一個個接棒下去,保持討論節奏順暢。

當然,主持人也可以制定發言規則,比如「有意見的人,請按    『舉手』鍵稍候」,但在實際對談中,按舉手鍵、等待點名的發言方式,也可能會破壞談話節奏。所以利用舉手功能,當然沒有問題,但直接點名詢問意見,更能自然掌控發言速度。

但不管怎麼說,阻止他人發言並不是一種恰當的行為。因此誠摯建議,在會議一開始,即充分告知發言規則,比如「若想中途插話,請先按舉手鍵」或「請在聊天室寫下意見」等。

點名發言其實比你想得還重要!

點名發言,除了可避免會議陷入尷尬的無聲地獄,還有另一個非常重要的功用。

當自己被點名時,會讓人產生一種「存在獲得認可」的感受,進而提高專注力,這在心理學上稱為「喚名效應」。所以直呼名諱,是一個非常重要的手法,不僅能人們保持適度的緊張情緒,還能加強當事人參與意願,提高自我意識。

因此,不光在鼓勵發言的場合,在平日的溝通中,不妨也有意識的於對話中穿插談話對象的名字,比如「我贊成A剛才所說的」、「確實出現了如B所料的情況,所以我認為如此這般」。將人名交織在對話中,通常有助於後續積極發言的熱度,讓討論得以持續下去。

順帶一提,喚名效應最有效的時機,據說是在會議的開頭與結束。特別在會議剛開始時呼喚與會者名字,帶有「歡迎蒞臨」的語意在,有助於刺激發言,促使討論更活絡。

TIPS:注意應呼喚所有與會者名字,而不是少數幾人。

第二個訣竅是「把容易長篇大論的人排最後」。這是線上會議主持人都應該牢記的一點。

其實,線上會議的節奏與快慢,幾乎全由第一發言者決定。因為正如前文所提,我們很難在線上會議中打斷正在高談闊論的主講者。

「有人想分享意見嗎?」如此籠統的提問,如果碰巧遇上一個熱愛發言的人奪得發言權,喋喋不休的暢所欲言,整場會議很可能就變成他個人的發表大會。此外,如果過度在意長幼有序,安排年長者率先發表意見,一上場就長篇大論,也可能就此被奪走會議的主導權。

所以,安排擅長簡明扼要講述重點的人,來為每個議題開場,這一點非常重要。儘管制定議程,預先分配時間是會議的大前提,但還是建議各位會議主持人先列出「話多名單」,並有意識的將這些人安排在最後發言。

TIPS:平時就要多了解團隊成員的個性。

先行智庫為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及領導管理,了解更多企業服務內容:https://www.kscthinktank.com.tw/custom-training/

【先行智庫系列講座】

【先行智庫線上課程系列】

Facebook
LinkedIn
Scroll to Top
取得最新資訊

訂閱每週最新消息