洞察觀點

資訊爆炸時代必備的知識管理術!用7大工具幫你的大腦解壓縮

以7大資訊獲取工具打造你的第二大腦,資訊時代必備的高效能知識管理術!

本文摘自商業週刊《打造第二大腦》未經同意請勿轉載、摘編

用第二大腦做知識管理

在大學三年級那年春季某一天,我開始不明所以地感到喉嚨輕微疼痛。

我以為這可能是流感的第一個病徵,而醫師找不出我喉嚨痛的任何原因。接下來幾個月期間,狀況持續緩慢地惡化,於是我陸續看了其他幾位更專門的醫生。他們全都得出相同的結論:你沒有病。

然而,我的疼痛不斷加劇又無治療之道,最終竟然嚴重到說話、吞嚥或大笑都困難的程度。我接受了所有想得到的檢驗和掃描,不顧一切地尋找身體不適的肇因。

隨著歲月流逝,我對於找出解脫方法逐漸失去信心。我開始服用能夠暫時緩解疼痛的強效抗癲癇藥物,而那種藥有可怕的副作用,包括使身體各處逐漸失去感覺,還會造成嚴重的短期失憶問題。在此期間,我關於旅行和閱讀的記憶,以及與親人的珍貴經歷,都從腦海中被抹除,彷彿未曾發生過。我當時二十四歲,心智卻像是八十歲老人。

當自我表達能力日漸退化時,我從氣餒轉變成絕望。在不能隨心所欲地說話後,我熱中的友誼、約會、旅遊、發展事業等,似乎都悄然離我遠去。感覺像是有機會一展鴻圖之前,我的人生舞台就拉下了黑色帷幕。

以7大資訊獲取工具打造你的第二大腦,資訊時代必備的高效能知識管理術!_引言:第二大腦的前景

另一次轉折──發現分享的力量

我總是因應個人需求而作札記和建檔,然而當我在全球一些最重要組織擔任專案顧問時,我開始了解可以使那些筆記和檔案成為事業資產。

我從報導得知美國有形資本(physical capital,例如土地、機器設備、建築等)的總價值大約為十兆美元,而人力資本(human capital)總價值更遠超越有形資本五到十倍。所謂人力資本包括「知識與專門技能、民眾所受教育、擁有的智慧、具備的技能、人際關係、常識以及直覺。」

如果報導真確,那麼我的筆記是否可能也是一項知識資產,而且會隨時間推移而增長並產生複利效果。有鑑於此,我除了運用「第二大腦」作為筆記工具之外,也開始把它視為忠實的知己和思考夥伴。當我丟三落四時,「第二大腦」始終能幫我記住事情。在我迷失方向時,它會提醒我何去何從。當我腸枯思竭時,它會建議各種可能性和指點迷津。

有些同事曾要求我教授他們管理知識的方法。我發現他們實際上都有使用某種生產力工具,比如說紙本記事本或手機上的數位筆記應用程式,但很少人有意識地採用系統性的筆記方法。他們傾向於因應當下需求,隨意地把資訊搬來挪去,幾乎不曾考慮日後是否還能找到。所有新的生產力應用程式都可望帶來突破性進展,但往往最終只成為另一件必須管理的事情。

我和同事的午餐閒聊後來演變成讀書會,接著進一步發展為工作坊,最終更成為對大眾公開的付費課程。隨著我教導的人們與日俱增,我看到學員們的工作和生活有了立即的變化,因此意識到自己發現的方法非常特殊。我從應對自身慢性病的經驗學習到,理想的方法是在當下而非未來著手組構資訊以解決問題、產生成果。將這個取向應用到生活其他領域後,我發現了資訊全面系統化而非僅供一次使用的方法,它並且適用於各式各樣的用途,以及任何專案或目標。我還察覺自己掌握了那樣的知識之後,能夠輕易且大方地用種種方式把它分享出去,以服務周遭人。

以7大資訊獲取工具打造你的第二大腦,資訊時代必備的高效能知識管理術!_另一次轉折──發現分享的力量

第二大腦系統的起源

我把自己發展的這個系統稱為「第二大腦」,並著手創立部落格分享關於它如何運作的一些想法。對我的思維產生共鳴的受眾比預期還多,我的相關寫作陸續刊登在《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)、《大西洋》(The Atlantic)月刊、《快公司》(Fast Company)商業雜誌等刊物上。關於運用數位筆記強化創造力的一篇文章,更在生產力社群中迅速流通竄紅,於是我獲得基因泰克(Genentech)、豐田(Toyota)汽車等舉足輕重企業,以及美洲開發銀行(Inter-American Development Bank)的邀請,赴其講習班發表演說和教導學員。二○一七年初,我決定創設名為「打造第二大腦」(Building a Second Brain)的線上課程, 以更廣泛地傳授我推展的這個系統。此後,有一百多國、成千上萬、各行各業的學員陸續完成這個課程。勤勉又熱切投入的他們還成立了一個學習社群,不斷地練習和精進本書中提出的各項原則、概念與工具。

在接下來幾章,我將讓你明白,第二大腦是歷來無數前輩思想家和創新者的傳世成果,當中包括許多作家、科學家、哲學家、領袖人物,以及勤勤懇懇的市井小民。我也將為你引介一些必要的基本原則與工具,以助你奠定成功的基礎。在第二部談論「方法」時,我將介紹第二大腦的四個建構步驟,讓你能立刻專注地掌握和分享一些概念。而在第三部講述如何「付諸實踐」時,我將提出一組運用第二大腦的強效方法,以助你提振生產力、達成各項目標,並在工作與生活中茁壯成長。

我分享個人的故事是因為想讓讀者們知道,本書主旨不在於完善某種理想人生。所有人都經歷過痛苦、犯過不少錯,或在人生某個階段辛苦掙扎過。我曾遭遇諸多挑戰,而在生命旅程的每個階段,我都把自己的思維與記憶視為值得珍藏的寶物,因為它們是我克服難關和獲致成就的關鍵要素。

你可能會發現本書被歸類為「自我成長」書籍,但就更深層的意義來說,這是一本與自我成長迥然有別的書。它談論的是如何優化外在於自我的系統,而這個系統不會受你的限制和約束影響,它使你自在地不求完美,並讓你自由地徜徉、思量、流連於令你充滿活力的任何事物。

以7大資訊獲取工具打造你的第二大腦,資訊時代必備的高效能知識管理術!_第二大腦系統的起源

獲取──儲存引發共鳴的資訊

選擇資訊獲取工具

現在你已知道應把哪種資訊儲存到第二大腦,接下來我們要來談核心問題:獲取資訊究竟是怎麼運作的?

假設你決定把一篇深刻的行銷文章裡與專案最有關聯的建言儲存起來。多數的數位比記軟體(第二章已介紹過,在Buildingasecondbrain.com/resources這個網頁的第二大腦資源指南也有提到)內建的功能可幫你獲取外部來源的摘要,而且你始終可以簡便地運用剪下和貼上的方式,把所要的內容直接放進數位筆記裡。此外還有不少更專門的「資訊獲取工具」,使用起來也容易上手甚至頗為有趣。

最常見的資訊獲取工具:

  • 電子書應用程式,通常能讓你一次輸出全部摘要和註解。
  • 「稍後閱讀」應用程式,可讓你用標籤功能把線上內容標記起來,以備日後閱讀(也可用在播客節目或網路影片,方便來日聆聽或觀賞)。
  • 基本的數位筆記軟體,行動裝置常見這種預先安裝的軟體,它們的設計旨在便利用戶獲取篇幅較短的文章段落。
  • 社群媒體應用程式,一般能讓你將「最愛的」內容輸出到數位筆記軟體。
  • 網頁截圖應用程式,可讓你把擷取的部分網頁存起來(數位筆記軟體通常內建此功能)。
  • 語音檔轉文字(逐字稿)軟體,它能把語音轉換成文字。
  • 其他第三方服務、整合服務與外掛程式,它們可使不同應用程式間的檔案傳輸過程自動化。

以7大資訊獲取工具打造你的第二大腦,資訊時代必備的高效能知識管理術!_最常見的資訊獲取工具

以上工具有些是免費的,其餘則收取小額費用。有些工具是悄然在背景全自動運作(例如將你在電子書上畫的重點自動同步到數位筆記軟體),其他則需要動手操作(比如說用手機把紙本筆記的內容拍成照片存為數位檔案)。 無論如何,獲取資訊可在彈指之間完成,你只要按下分享、輸出或儲存即大功告成,你想要的最優質資訊便存進了你的第二大腦。

但是你後續還會用到許多不同的工具來管理資訊,比方說利用電腦的檔案資料夾、雲端硬碟,和各式分享工具與文件協作平台。你可把資訊獲取工具想成神經系統的外在延伸,它展延到外部世界俾使你能感知周遭的事物。

不論你使用多少種軟體,別讓資訊散置於數十處不同的地方,否則你永遠不會想去找出它們。要確實把你獲取的最佳資訊傳送到數位札記軟體儲存在一起,如此取用才會方便。

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