生成式AI已經不是新技術，而是新常態。但對許多企業來說，從「知道要導」到「導得起來」，中間卡住的往往不是技術，而是組織推動力。

先行智庫觀察到一個現象：推動者熱情滿滿，部門卻無感；試點案快速啟動，後續卻難以擴展。這不是誰的錯，而是缺乏一套清晰的推動邏輯與制度設計。

以下六個問題，是我們在輔導過程中最常被高階主管與AI窗口問到的，也是組織推動AI真正落地前，不能不面對的核心挑戰。我們也提供每個問題背後的行動解方與實例建議，協助您從策略、制度、試點到投資，全面建立AI導入的推動能力。

問題一：AI專案如何推動才不會變成部門各做各的？制度怎麼設計才有效？

先行觀點：建立「治理三層架構」，讓策略、管理與執行各就其位。

• 策略層（董事長、總經理、數位長）：設定AI推動願景、資源配置與目標指標。
• 管理層（數位轉型辦公室、管理部、人資部、資訊部、AI實驗中心）：建立訓練地圖、應用評估機制、工具授權、資安合規標準。
• 執行層（各部門主管與推動窗口）：協助共同梳理重要作業表單與工作報表，建立標準化作業格式，支援AI導入前的基礎資料整備，強化知識留存與部門橫向應用能力，同時負責小規模試點與成效回報。

建議實作：從「AI共創工作坊」出發，建立部門與管理層的溝通橋梁，讓需求可收斂、制度可擴散。

問題二：應該從哪些試點案開始？董事長要看到什麼樣的成效才會支持？

先行觀點：明確優先導入場域，聚焦流程最長、成本最高、錯誤最多的業務節點。

推薦優先切入的四種場景類型：

• 流程耗時長（如每週投入超過10小時）。
• 人工反覆高（如頻繁複製貼上、反覆撰寫模板）。
• 錯誤風險高（如條文比對、數據填報）。
• 跨部門協作瓶頸明顯（如資料重工、審批重疊）。

常見試點成功案例：

• 法務室：AI比對契約條文，錯誤率下降四成，審查時間縮短一半。
• 財務部：AI摘要生成管理報告，主管省下每週兩小時準備會議。
• 人資部：AI協助履歷與面談紀錄整理，提升人才篩選效率與回饋品質。

建議行動：

1. 由部門主管與AI窗口共同定義流程與資料需求。
2. 建立試點KPI，包括作業時長、錯誤率與員工滿意度。
3. 每月簡報導入成效，提供董事會或決策層審閱。

問題三：後勤與支持單位有哪些高價值AI應用場景？成功企業怎麼做？

先行觀點：越標準化、越文件密集的部門，越能快速釋放AI生產力。

應用場景範例：

• 人資部門：AI生成培訓地圖、招募JD、自動整理面談紀錄。
• 財務部門：AI協助預算表分析、KPI撰寫與報告摘要。
• 採購單位：比價資料彙整、自動生成詢價信。
• 行政窗口：會議紀錄摘要、公文通知草擬。

進階建議：

• 推薦具潛力與意願的員工組成AI導入小組，協助盤點流程與知識點。
• 建立Prompt範本與常見問題清單，讓不同層級員工能快速上手。
• 梳理重要表單與報表，設計標準欄位與回報格式，支援AI前期建議與輸出。
• 強化知識留存機制，推動跨部門橫向複製與自助應用能力，為後續知識庫與RPA整合鋪路。

問題四：資安嚴格下怎麼用AI？怎麼跟IT部門談「逐步開放」？

先行觀點：與其強攻開放權限，不如設計可信分級制度，讓風險與價值共管。

三層分級建議如下：

• 沙盒測試區：使用Microsoft Copilot、Google Gemini、OpenAI ChatGPT等平台，進行無敏感資料的流程模擬與驗證。
• 私有雲使用區：企業內部部署模型（如Azure OpenAI），專供具資料敏感性的部門使用。
• 公開教育區：供訓練、研習、流程設計前期探索使用，適合進行人才養成與跨部門推動活動。

搭配「AI應用風險等級表」，讓資安與資訊部門依據風險層級授權，不再一刀切。

問題五：AI專案成效難衡量，後勤單位該怎麼設KPI？

先行觀點：從採用度、成效值與滿意度三面向組成一套可追蹤KPI機制。

指標設計建議如下：

• 採用度：每月AI代理人活躍用戶數、各部門啟用比例。
• 成效值：節省工時總量、錯誤率下降幅度、流程週期縮短程度。
• 滿意度：使用者滿意度調查、實際回報案例數量、NPS淨推薦分數。

建議整合Power BI與表單工具，建立簡易可視化儀表板，由部門自主填寫、PMO統一彙整與追蹤。

問題六：整體推動計畫怎麼分期？什麼時候該擴大投資？

先行觀點：以三階段策略推動，搭配明確的擴大門檻，提升投資判斷透明度。

分期推動邏輯：

• 試點期（0-3個月）：針對關鍵流程與作業，建立MVP測試，建立導入SOP與回報流程。
• 擴大期（3-12個月）：複製成功場景，推動部門自主導入與AI人才培訓計畫。
• 整合期（12-24個月）：串接BI、RPA、Teams、SharePoint、OneDrive、ERP與CRM等系統，打造端到端的AI應用鏈。

建議將「使用率突破20%、部門主動提案導入應用」視為擴大投資的重要轉捩點。

結語：生成式AI導入的關鍵，不在技術，而在制度與文化的設計力

先行智庫深信，企業真正的AI競爭力，不是誰先上新工具，而是誰能建構一個能複製、能延伸、能被繼承的推動系統。當AI應用從「少數高手的專案」變成「人人可複製的日常流程」，才能真正轉化為企業競爭優勢。

如果您正在推動生成式AI，邀請您與我們進一步對話，我們將協助您將每一個部門的創意，變成全公司能複製的制度力。

進一步了解導入資訊：

先行智庫的方案不是單次培訓，而是陪你走完從理解到落地的每一步。從第一場流程盤點工作坊開始，我們就與你並肩定義轉型的方向、找出可行的節點，並透過系統化的訓練與實作，把AI真正變成你組織的內建能力。

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