洞察觀點

Google總監的12堂課:手把手教你用簡報說故事!打動人心的高效溝通術

Google總監的12堂課:手把手教你用簡報說故事!打動人心的高效溝通術

本文摘自商業周刊《說一場有故事的簡報:Google總監的12堂課,說出讓人有感覺、聽得進、溝通到的簡報》未經同意請勿轉載、摘編

我十二歲的時候,投入學生自治會選戰。

當時我是中學生,第一次參選學生自治會幹部(senator)。我記得我花了不少時間苦思競選海報,希望一鳴驚人。我求我媽帶我去小鎮的生活用品店,挑選顏色超搭的海報板和顏料。我看得出該邀哪些朋友來幫忙能加分——例如麗莎的字是否好看到符合要求?選前,我的臥室地板堆滿了材料:尺(確保線條筆直)、字母模板(確保字型精準)以及製作徽章的器具。一大張貼在牆上的牛皮紙記錄了各種可能的競選口號。回想起來,敲定「挑選唯一,就投妮基」的口號算是滿糗的。

如何讓聽眾或觀眾無法說NO

我還花了很多時間擬講稿。主要政見包括:在學生福利社賣剛出爐的餅乾,在足球場(而不是臭烘烘的體育館)舉辦露天舞會,將志工服務時間納入學校行事曆。我狂敲家裡的電動打字機,當小小螢幕出現打好的一行字,我都要停下來將這行內容一修再修,直到滿意為止,然後再進入下一行。那是一個精彩的演說。

投票日當天,我清楚記得自己走上體育館講台發表精心製作的政見時,一路上心情緊張忐忑。兩百張熟悉的面孔在台下滿懷期待地看著我。我開始念著自己撰寫的講稿時,手忍不住發抖。「大聲點!」有人喊道。我可以聽到自己的聲音在顫抖,還透過喇叭被放大。我呼吸困難。整體表現不盡如人意。

儘管不盡如人意,但我還是順利當選。顯然,餅乾的吸引力加分不少,足以克服我缺乏自信的表現。這代表我做對了一件事:我了解我的觀眾。這次演講的心得與教訓,我一直到後來才完全明白。雖然糕餅並非次次都是演說的選項,但演說總是與餅乾有關——確定哪些想法、機會、潛在的回報或未來的願景極具吸引力,讓聽眾或觀眾無法說NO。

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我如何踏上說故事之旅?

我不是天生厲害的講者,也不是天生說故事的高手。我覺得自己個性內向,最自在的地方就是我現在坐著寫這本書的所在:獨自一人在我的筆電前打字。你根本猜不到我原來是這樣的人,因為我可以在擠滿觀眾的會議室自在地侃侃而談,或是站在舞台上自信地發表演說。這絕非偶然;而是經過審慎練習、不斷精進技巧的結果。雖然這絕對是刻意練習,但多少也令人好奇,因為我一開始並沒有打算成為說故事高手。

我大學畢業後第一份工作是在銀行服務。我當時剛從本科畢業,主修應用數學,所以在信貸風險管理部門擔任分析師。我工作勤奮,一直在尋找提高效率的做事方法,我對於分析數據以及用圖表視像化數據很有一套。我順利升遷。兩三年內,我有了自己的小團隊,負責每個月向風險長(CRO)和他的領導小組報告數據。

不過我仍然像當年的中學生,雙手發抖、聲音顫抖。這次的觀眾換成領導高層——大部分是男性,而且至少比我大十歲,讓我緊張不已。久而久之,我學會放下文件,這樣發抖的雙手就不會成為聽眾第一個注意的目標。深呼吸有助於穩定我的聲音。

但我仍然有一個難以克服的挑戰:填充詞(filler words)。我不習慣句子與句子之間出現空檔,所以開口就滔滔不絕,基本上沒有停頓。如果想不到該用的詞,不會停下來整理思緒。反之,我會用「之類」、「呃」、「嗯」等填充字避免冷場。我試著靠一些小懲罰制止我愛用填充詞的習慣。我請旗下團隊透過電話視訊會議聽我對高層的每月彙報,計算我違規的次數。每犯一次,就罰一毛錢,因此我多次替小組的開心聚餐買單。不過,我與管理高層開會時愛用填充詞的毛病未見改善。

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資料視覺化成了受歡迎的課題

我的事業不斷成長,檯面下的工作表現也可圈可點,但我上台時乏善可陳的口頭報告無法替我辛苦準備的資料與研究結論充分加分。

二○○七年爆發信貸風險危機,我離開銀行業,將我多年累積的分析技能應用於另一個領域——Google「人力分析部門」(Google People Analytics)。Google的工作環境超讚,我非常感謝這份工作給我的回報讓我不斷精進。其中一個機會是能夠開一門課,教導他人如何有效地用數據溝通。

該課程的重點是將資料視覺化(可視化),這也是我一直感興趣的領域。推出後,資料視覺化成了受歡迎的課題,並推廣至Google在全球的分公司。這結果既讓人喜不自勝——也讓人非常害怕,因為我從來沒有正式當過講師!所幸我能報名參加公司內部一系列課程,幫助我學習如何授課。課程中,我學到的兩個簡單的技巧對我影響甚大,也永遠改變我的溝通方式:站起來以及別轉台。稍後你會聽到更多這方面的細節。

在Google工作的這些年,除了人力分析的核心工作,我還教授十多門關於資料視覺化的課程。學員來自Google的各個部門,包括業務、工程、產品、行銷和人力營運等等。我開始體認到不同類型的人溝通方式也有別。透過學員的故事和不同的教學情境,我進一步了解溝通可能遇到的情境、挑戰和機會。累積經驗之後,我設計活動,指導小組親自下海練習。若學員人數較多,我會把授課內容結構化,然後帶領大家討論分享。我受邀參與「我的第一次會議」(My First Conference),並上台致詞。有了口碑後,Google以外的職員也對我的課程感興趣,所以我受邀到其他公司授課。

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不只Google需要善用數據進行有效溝通

二○一二年初左右,我清楚地知道,不只Google需要善用數據進行有效溝通,其實大家都有這樣的需求。所以我決定孤注一擲,將自己熱愛的計畫——用資料講故事,提升到另一個層次,我辭去白天的全職工作,集中心力希望在一次次的研討會上,讓世界漸漸擺脫多到爆的3D圓餅圖。一切由小而大循序漸進,坦白說,風險相對偏低(我很開心旅費有著落以及感謝主動報名參加講座的觀眾!)。早期的這些研討會給了我機會獲得認同與大量實戰經驗。一開始,我的重心主要放在:確保授課的投影片品質一流、授課內容言之有物、上課流暢。直到我覺得內容沒問題之後,才把注意力轉向授課方式。現在是時候面對中學體育館那個心魔了。

我發現數據圖表呈現方式不同,觀眾的反應也會不同。同理,我注意到授課方式的細微差異也會影響觀眾的反應。藉由觀察觀眾的提示和回饋,我發現簡單的改變(例如音量和說話速度)卻有不小的影響力。我可以根據所站的位置,鼓勵某學員加入討論,以及用我的肢體(如雙手和身體)強調一些重點。當小組陷入苦思,我會軟化聲音把他們的注意力拉回到當下,因為他們得豎起耳朵仔細聽才聽得見。活絡氣氛會立即讓大家打起精神。每換一批新觀眾,意味又得到一次機會可進行實驗、學習和精進我說故事以及演講的技巧。

連帶地,我也有了一個愈來愈清楚的革命性發現。如果我是出色的講者,我可以影響別人,說服他們投資我關注的事。反之,若我無法有效地呈現我的想法,根本不可能推動我想要的改變。

隨著時間推移,為了不辱「用資料說故事」(SWD)的使命——善用資料溝通並推動積極正向的改變,代表我需要一些協助(這可是一項浩大工程!)。我成立的SWD公司已小具規模,雇用了一小群有才華的人。每個員工都必須善於溝通,能夠熟練地做簡報,說話方式讓對方願意傾聽與交流。我和團隊分享我學到的東西,指導他們成為演講(簡報)高手以及能激勵人心的說故事高手。透過練習以及應用本書設計的課程,你也會成為這樣的達人。

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為什麼你要成為說故事的高手?

你是否曾經在表達觀點之前,觀眾的注意力就飄走?或者被對方帶到一個意想不到的方向?還是被一個始料未及的問題帶偏了主題?或者開口之後發現自己在觀眾眼中缺乏可信度?或是演講結束後,不知道自己是否改變了觀眾的想法,以及是否有人會根據你分享的訊息採取行動?

即便善於說故事或厲害的簡報達人,也無法保證這些挑戰不會出現,但的確可以大大減少它們發生的頻率。你可能花大把時間在幕後活動,盡責地做好工作。然而,走到幕前、向別人簡報(溝通)專案,通常才是別人唯一看得到的環節。這是你所有努力成敗的關鍵。你負責的工作很有價值與意義,只是這些價值沒有透過有效溝通傳達出去。

應用本書的課程,你成功的機會將會提高。如果我們很會說故事,就可以吸引觀眾的注意力,讓他們聚精會神,最後激勵他們採取行動。

本書適用對象

本書是為準備口頭報告或發表演講的人所編寫。場合可能是參加商務會議、出席學術會議發表報告或是擔任專題演說的主講人等等。

由於本書的重點是計畫和練習,本書的一整套課程最適合風險高、變動大的場合,亦即比較不像每周進度會議或每月評估會議之類的情況,即使是這類固定場合,本書同樣也能對你的溝通技巧加分。當你需要鼓勵某人換個角度看待某件事情、採取行動或做些改變時,你在本書各種劇本學到的攻略都用得上。

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本書內容:教你如何用簡報說故事

本書分三部分:規畫(plan)、製作內容(create)和上場演說(deliver)。在規畫的章節,你會了解花時間認識觀眾、構思所要傳達的訊息、架構支持訊息的內容等等有多重要。我們將深入研究故事,討論故事在商業簡報中的應用面,故事既可作為解說複雜事物的手段,也可作為組織內容的策略。在製作內容這個部分,我們將探討如何建構有效的演說素材,確保故事能被廣泛傳播與記住。演說的部分將協助你做好該有的準備,並培訓你作為講者的能力,這時你既要透徹了解演說內容,又要覺得自己做好準備,渾身散發自信的氣場。這些章節將讓你具備規畫、製作和演說的技能,完成出色而有效的簡報或演說,無論是在會議上還是講台上都能發光發亮。

具體章節摘要如下:

第一章:考慮你的觀眾,投其所需

你不是在和自己交流溝通——首先,你是在和你的觀眾交流溝通。在這開頭第一章,我們分析觀眾:他們是誰,你將如何與他們建立交集,以及他們應該採取哪些行動。

採取任何行動之前,考慮以及分析你的觀眾,這讓你站在成功溝通的最佳位置。

第二章:構思訊息

你到底想要傳達什麼?雖然這聽起來很直接,但你得清晰而簡潔地回答這個至關重要的問題,這是講者常遇見的挑戰。我列出幾個攻略,協助你撰寫吸睛的關鍵訊息。你將學會如何闡述自己的觀點,並用短短一句話點出關鍵。

第三章:整合資訊碎片

一旦你知道你的觀眾是誰以及要傳達的訊息,你就可以開始規畫內容。我們透過腦力激盪想出各種點子,然後編輯這些想法,將他們排列在故事板上,成為你的攻擊計畫(靠的是傳統低科技便條貼與紙板)。我強調了刻意割捨、獲得回饋意見的重要性,也提供怎麼做到這些的技巧與攻略。

第四章:建構故事

故事能引起我們的共鳴,並能讓我們牢記,這是其他事實望塵莫及的特點。在規畫的最後一章,我介紹了敘事弧和緊張點的重要性。我們研究故事的不同形狀,並思考如何應用這些形式,同時重溫前一章的故事板。你將學習如何在商務簡報中使用故事架構爭取觀眾的注意力並督促他們採取行動。

第五章:設定風格與結構

本章的重點是從規畫內容進入到創建內容。我們首先會概述設計時一般會考慮的因素,然後建立簡報的框架,包括將手工準備的內容轉化為投影片的實務過程。

第六章:用文字說出來

文字在視覺化傳播中扮演重要角色,在本章,我們探討幾種有效使用文字的策略。我介紹何謂重點標題,並說明如何有效使用。本章還探討投影片若只有文字會有什麼效果。

第七章:以圖表來顯示資料

仰賴資料支持你想要傳達的訊息時,通常需要將資料可視化。我在本章分享如何在簡報中善用圖表,重點整理出將圖表視覺化的設計原則,確保觀眾能夠輕鬆理解資料代表的意義。

第八章:用圖像說明

一張圖片是否勝過千言萬語?其實不盡然,但運用得當的圖像確實有助於設計與編排演說的內容。在製作的最後一章,我們深入探討照片、插圖和流程圖表的使用策略,包括應該避免的常見陷阱。

第九章:熟能生巧

現在你已完成演說內容,接下來我們將關注你作為講者的角色。本章將討論如何精準掌握演說的內容,以及如何練習,確保實際上場時演說流暢。我們還會介紹如何獲得實用的回饋意見,利用這些意見持續精進和提升演說技能。

第十章:建立自信

掌握演說內容固然重要,但如何吸引觀眾的注意力同樣重要。在這一章,我們將探討如何透過動作與說話流露自信,包括有效運用姿勢和聲音建立自身的存在感和吸引力。

第十一章:自我介紹

如何介紹自己非常重要,可能是正式的自我介紹,可能是簡短地說明自己是誰以及為什麼受邀擔任講者。無論哪一種,自我介紹都非常重要。在本章,我們深入探討自我介紹這門學問,概述寫出寫這本書的流程。

第十二章:簡報成功

你已完成規畫、製作內容與練習,現在是時候上台了!在重要的會議或演講登場前、進行時和結束後,有些做法有助於確保演說成功:觀眾被演說吸引,進而願意採取行動!

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