文/魏美棻
你是不是每週都在做同樣的事——整理會議紀錄、彙整專案進度、蒐集新知寫入資料庫？這些工作不難，但吃掉的時間卻很驚人。Notion 在 3.3 版正式推出的 Custom Agents，就是要解決這個問題：讓 AI 不只是「你問它答」，而是變成一個會自己跑、可被管理、能跨工具協作的數位同事。
這篇文章會帶你從觀念到操作，一步步把 Custom Agents 用在職場裡。
一、Custom Agents 是什麼？跟一般 AI 聊天有什麼不同？
一般的 AI 聊天是「你問一次，它答一次」。但 Custom Agents 的核心差異在於三件事：
- 可排程與觸發：你可以設定它每天早上自動執行，或在某個頁面更新時啟動，不需要你每次手動下指令。
- 有明確的工作說明（Instructions）：你把工作標準、輸出格式、驗證規則寫清楚，它就會照著做，不再每次自由發揮。
- 權限可控：就像管理團隊成員一樣，你可以決定它能看哪些資料庫、能寫入哪些頁面，降低誤操作風險。
💡 一句話理解：聊天式 AI 像請同事「出主意」，Custom Agents 像交辦一個固定職責——定時巡檢、整理、回報，你不在也能跑。
二、五步驟建立你的第一個 Custom Agent
Step 1｜盤點你的重複工作
列出你每週固定做 2 次以上的流程。例如：
- 每週整理新知並寫入資料庫
- 每次會議後把待辦寫進任務庫
- 每週五彙整專案進度寄給主管
挑一個最簡單、最低風險的開始。
Step 2｜把流程寫成「輸入 → 處理 → 輸出」三段規格
用白話寫清楚：
| 項目 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|
| 輸入 | Agent 要讀什麼資料 | 新知蒐集資料庫中「未閱讀」的條目 |
| 處理 | 要做什麼判斷或轉換 | 摘要重點、標記來源、產出下一步行動 |
| 輸出 | 結果寫到哪裡、格式是什麼 | 寫入「週報草稿」頁面，含標題、摘要、連結 |
Step 3｜在 Notion 建立 Agent 並撰寫 Instructions
進入 Notion，點選側邊欄的 ＋ New agent，並在 Instructions 中把 Step 2 的規格貼進去。重點是：
- 明確告訴它輸出格式（例如：每條用「標題｜一句摘要｜來源連結」的格式）
- 加上護欄規則（例如：若連結已存在則跳過，避免重複）
- 指定可讀寫的資料庫範圍，不要給太大權限
Step 4｜設定觸發器（Trigger）
根據你的需求選擇：
- 排程觸發：例如「每週一早上 9 點」自動執行
- 事件觸發：例如「當某資料庫新增一筆頁面時」啟動
- @提及觸發：在任何頁面 @agent 名稱，它就會回應
👉 建議新手先用排程觸發，比較好觀察效果。
Step 5｜試跑兩週，觀察與調整
前兩週把它當「試用期」：
- 每次產出後花 3 分鐘人工抽查：格式對嗎？有重複嗎？來源正確嗎？
- 根據結果調整 Instructions（例如補上「排除英文論文」或「摘要限 50 字內」）
- 記錄每週省下的時間，作為後續擴大的依據
三、可直接套用的 SOP 模板
【Custom Agent 導入 SOP】
- 選定流程：挑 1 個每週重複 ≥ 2 次、低風險的任務
- 規格化：寫出「輸入→處理→輸出」三段，含格式與例外處理
- 建立 Agent：撰寫 Instructions，設定權限（只開放必要的資料庫）
- 設定觸發：排程或事件觸發，先選最簡單的
- 試跑 2 週：每次產出人工抽查 3 分鐘，記錄錯誤與調整
- 評估效益：比較導入前後的時間成本，決定是否擴大
- 擴散：把成功的 Agent 分享給團隊，讓個人解法變成組織能力
四、三個職場應用情境
🔹 情境一：每週新知彙整
- 痛點：資訊散落，每次整理都從零開始
- 做法：Agent 定時蒐集、摘要、分類，寫入知識庫並標記「下一步」
- 收益：知識庫持續成長，回顧時有結構、可搜尋
🔹 情境二：會議後自動產出待辦
- 痛點：會後待辦常漏掉，責任不清
- 做法：會議頁面更新後觸發 Agent，自動抽取決議與行動項，寫入任務資料庫並標記負責人
- 收益：降低遺漏，追蹤更即時
🔹 情境三：例行狀態報告
- 痛點：每週寫週報耗時且格式不一致
- 做法：排程 Agent 每週五彙整任務資料庫的本週變更，產出固定格式的週報草稿
- 收益：報告更快產出，品質更一致
五、風險提醒與注意事項
- 自動化會放大錯誤：Agent 每天跑，如果規則不對，錯誤也會每天累積。務必加驗證步驟。
- 權限要最小化：只開放 Agent 需要的資料庫，避免誤寫到不相關的地方。
- 產出是草稿，不是定稿：關鍵數字、日期、責任人仍需人工確認。
- 留意 Credits 計費：Notion 在 2026/5/4 起開始消耗 Credits，建議提前估算每週執行次數與產出價值。
結語
Custom Agents 的價值不在於「更聰明」，而在於更可控、更可重複。當你把例行工作交給 Agent，你的角色會從「搬運工」變成「編輯與決策者」——審核產出、調整規則、把時間花在真正需要人類判斷的地方。
現在就挑一個你最常重複的工作，用五步驟開始你的第一個 Agent 吧。
專欄作者簡介：魏美棻（Nancy Wei）
現任企業數位工作流與效能優化講師，專注於 Google Workspace 與 Notion 的實務整合應用，協助企業與個人從「工具會用」進階到「流程跑得動」。長期投入工作流程拆解、知識結構化與操作設計，擅長將複雜的數位工具轉化為可複製、可落地的日常工作系統。
具多年企業內訓與顧問輔導經驗，合作對象涵蓋金融、製造、科技、服務業及公部門，實際協助組織優化郵件處理、任務追蹤、文件協作與專案管理流程。教學不強調工具炫技，而是回到「工作怎麼流、決策怎麼接、事情怎麼被完成」。
教學主軸以 Notion 為核心工作系統，結合 Google Gmail、Drive、Calendar、Docs、Sheets 等工具，設計可長期使用的個人與團隊工作流；並透過實作課程，引導學員建立自己的知識庫、任務系統與專案管理架構，避免工具學完即棄。
著有多門線上與實體課程，並持續於個人網站分享數位工具實戰案例與流程設計觀察，致力於讓 AI 與數位工具真正成為「工作中的助力」，而非額外負擔。
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